Arkivering alfabetisk er en måde at organisere dokumenter, der er vigtige i både det personlige og professionelle liv. Alfabetisk arkivering giver dig mulighed for hurtigt at finde og gendanne individuelle filer. Dette sikrer, at alle dokumenter er beskyttet og altid ved hånden. Der er mange regler for indgivelse alfabetisk på indonesisk for at opretholde et rimeligt arkiveringssystem.
Trin
Del 1 af 2: Arkivering alfabetisk
Trin 1. Beslut, hvilket alfabetisk system der skal bruges
Selvom det kan virke enkelt, har det alfabetiske arkiveringssystem flere muligheder at vælge imellem. Du skal vælge et system og anvende det konsekvent.
- Bogstav for bogstav arkivering er baseret på hvert bogstav i hvert ord i den rækkefølge, det forekommer, og ignorerer mellemrum mellem ord.
- Ord for ord -arkivering udføres ved at sortere hver fil baseret på det første bogstav i hvert ord i træk.
- Enhed-for-enhed arkivering tager hvert ord, forkortelse og initial i betragtning og sorterer dem. Dette er det system, der normalt anbefales at blive implementeret.
Trin 2. Gruppér filerne
Når du har alle de filer, du skal arkivere, skal du beslutte, hvordan de skal grupperes sammen. Du kan bruge et ordbogsformat, hvor alt er sorteret alfabetisk, uanset filtypen eller filerne i den. Du kan også bruge encyklopædiformatet, hvor du grupperer filer efter type eller emne og derefter sorterer dem alfabetisk.
Hvis du har forskellige typer filer til arkivering (kvitteringer, skattesedler, breve osv.), Anbefaler vi at bruge encyklopædiformatet. Gruppér filer efter type først, og sorter dem derefter alfabetisk. Brug en kant- eller farvekode til at adskille dokumenter
Trin 3. Indekser de arkiverede filer
Indeksering grupperer hvert afsnit af filtitlen i passende enheder. For at indeksere filer, før de arkiveres, skal du opdele elementerne i hvert filnavn og oprette et nyt navn, der er justeret alfabetisk og adskiller sig fra standardnavnet. Som et eksempel:
- Sig, at du skal indeksere og arkivere følgende filer: en artikel om anoa med titlen "Anoa Eating Behavior", en biografi om den førende anoa -ekspert, Jasmin A. Dahlia, og en salgsfremmende brochure til en anoa -udstilling i Jakarta Zoo.
- Biografien om Jasmin A. Dahlia er indekseret som "Dahlia, Jasmin A.", for i arkiveringen skal efternavnet være det første. Filer arkiveres således i bogstavgruppen "D".
- Hvis du vælger en klassificeringsmetode som f.eks. En ordbog, bør artiklen “Anoa Eating Behavior” indekseres i overensstemmelse hermed. Arkiver det derfor i bogstavgruppen "P" (for "Adfærd").
- Ellers kan du indeksere "Anoa Eating Behaviors" som "Anoa, Eating Behaviors", hvis du bruger en encyklopædi-formateret gruppering, frem for blot at arkivere anoa-relaterede filer. Denne fil arkiveres derefter i bogstavgruppen "A".
- En reklamebrochure kan indekseres som "Anoa, udstilling (Jakarta Zoo)", hvis du forudsiger, at der vil være meget materiale på anoa -udstillingen. For eksempel kan du indeksere en anden fil som "Anoa, udstilling (Bandung Zoo).
- Ellers kan salgsfremmende brochure blive indekseret som "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)", hvis du forventer at modtage flere filer relateret til Jakarta Zoo, eller hvis du ønsker at bruge encyklopædiformatgruppering på filer efter geografisk placering.
Trin 4. Sorter filerne alfabetisk efter deres indeksnavn
Den generelle regel for arkivering alfabetisk er at arrangere filer fra A (første) til Z (sidste). Brug de særlige oplysninger til at definere sondringen og rækkefølgen, så du kan adskille filerne. Som et eksempel:
- Rækkefølgen indekseret i det foregående trin kan være sådan noget (afhængigt af det anvendte system): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" og "Anoa Eating Behavior" ELLER "Anoa, udstilling (Jakarta Zoo)) "," Anoa, spiseadfærd "og" Dahlia, Jasmin A. ".
- Filerne til “Kangaroo” sorteres efter filerne til “Elephant”. Filerne til "Giraf" vil være imellem, og filerne til "Anoa" ordnes før "Bjørn" og "Får". Således er rækkefølgen: "Anoa", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
- Hvis du senere tilføjer "Armadillo" -filerne, vil de være efter "Anoa". Da de begge starter med bogstavet "A", bliver du nødt til at se på bogstavet efter A ("N" for anoa og "R" for "armadillo") for at bestemme rækkefølgen. Den nye ordre er således: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Trin 5. Mærk din filmappe
For at gøre det let at finde skal du mærke hver arkivmappe med indeksnavnet, der svarer til filen i den. Denne metode gør det også lettere at arkivere nye filer i rækkefølge.
- Læg arkivet i dets mappe.
- Det ville være lettere, hvis du farvekodede mappen for at øge dens brugervenlighed. Hvis du f.eks. Bruger gruppering af encyklopædi -format, får hver gruppe tildelt sin egen farve, og hver fil i hver gruppe er mærket efter dens farve.
Trin 6. Dokumenter indekserings- og arkiveringssystemet
Dit indekserings- og arkiveringssystem skal implementeres konsekvent. Sørg for, at alle, der har adgang til filen, kender det system, den kører på. Du kan f.eks. Oprette eller dele et dokument, der indeholder oplysninger om dine regler for arkiveringssystemer. Dette vil hjælpe alle med at kunne bruge arkiveringssystemet effektivt.
Trin 7. Arkiver den nye fil korrekt
Placer filer i skabet efter indeksnavn og alfabetisk rækkefølge, alt efter dit system. Flyt om nødvendigt den aktuelle fil for at inkludere den nye fil på det korrekte sted.
Del 2 af 2: Håndtering af særlige sager
Trin 1. Arkiver filer i henhold til væsentlige vilkår
Nogle gange er det lettere at arkivere filer efter søgeord, frem for den titel eller det navn, der er angivet der. Dette sikrer, at filer kan indekseres og søges ved hjælp af de mest logiske udtryk. Som et eksempel:
"Den første bank i Jakarta" kan indekseres og arkiveres som "Jakarta, første bank". "Jakarta" er nøgleudtrykket i denne post i stedet for "First" eller "Bank", især hvis du har andre filer med et lignende navn, f.eks. "First Bank in Bandung" eller "First Bank in Medan"
Trin 2. Sorter navne efter efternavn
Standardarkivet anbefaler, at folks efternavne først indekseres, da de betragtes som betydningsfulde udtryk.
- Derfor er "Jasmin A. Dahlia" indekseret og arkiveret som "Dahlia, Jasmin A.".
- Inkluder titlen (Dr., Ir, etc.) i slutningen. For eksempel "Dr. Jasmin A. Dahlia”er indekseret og arkiveret som“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Normalt sorteres navne efter deres stavning bogstav for bogstav. For eksempel vil "MacDonald" være før "McDonald". Derfor er "D '", "L'", "Le", "de" osv. betragtes som en del af navnet og ikke en separat enhed. Dette anvendes normalt på udenlandske navne. For eksempel er filerne "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" og "Wolfe" blevet sorteret korrekt (IKKE "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- En undtagelse fra denne regel gælder normalt, når en persons navn er en del af navnet på en virksomhed eller organisation. I dette tilfælde skal du behandle personens navn som en enhed i virksomhedsnavnet. For eksempel er "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" arkiveret under bogstavgruppen "J" og er IKKE indekseret som "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Trin 3. Ignorer artikler, konjunktioner og præpositioner
Artikler (f.eks. "A", "an" og "the" på engelsk), konjunktioner (f.eks. "Og", "men" og "eller") og præpositioner (f.eks. "Med", "fra" og " til”) springes normalt over i indeksering og arkivering alfabetisk, fordi det ikke betragtes som et betydningsfuldt udtryk. Dette er sandt, selvom artikler, konjunktioner eller præpositioner udgør filnavnet. Som et eksempel:
- Filen med titlen "En undersøgelse af Emu -fodringspraksis" arkiveres i bogstavet "E" -gruppe for "Emu" (et betydningsfuldt ord i filtitlen), i stedet for bogstavet "A" fra "an", da dette er en Engelsk artikel.
- "Dahlia og Soetono, skadedyrsbekæmpelse" er angivet efter "Dahlia, Jasmin A." Indeksnavnene starter begge med bogstaverne "Dahlia", så ordrebestemmelsen flyttes til det næste betydningsfulde udtryk (i dette tilfælde "Soetono" og "Jasmin") for at bestemme ansøgningsrækkefølgen. Ignorer ordet "og", fordi det ikke er væsentligt.
Trin 4. Håndter forkortelser, som om de blev udtalt
I arkiveringen kan du støde på forkortelser som "Tbk." (forkortelse for "Åben"). Typisk indekserer og arkiverer du filer som et ord, snarere end bare en række bogstaver.
For eksempel er "Jasmin A. Dahlia Mining Company" arkiveret efter "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Trin 5. Fil numrene som normalt
Når du arkiverer filer alfabetisk, ser du filer, der har tal. Normalt arkiveres disse filer som normalt, snarere end som om de var stavet. Numre arkiveres også før bogstaver.
- For eksempel vil "3 dage for evigt" blive arkiveret før "100 forretningstip" (fordi "3" kommer før "100").
- “Trade Tips” og “Stock Playing Tips” arkiveres efter “100 Business Tips”, fordi numre er ordnet før bogstaver.
- Stavede tal behandles som ord i stedet for tal. For eksempel er filerne "100 store ledere i erhvervslivet", "To hundrede kraftfulde tips til at gøre forretninger" og "Tips til at gøre forretninger" i orden.
- Men hvis det gør din indgivelse lettere, er du velkommen til at gøre en undtagelse og altid sortere tallene som om de var stavet.
Trin 6. Håndter specialtegn
Alle ikke-alfabetiske eller ikke-talstegn, der opstår under indeksering, bør tages i betragtning. Imidlertid afhænger håndteringen af relaterede tegn af typen:
- Tegnsætningstegn (f.eks. Apostrofer, punktum og kommaer) ignoreres normalt. For eksempel arkiveres "Washingtons bedste kaffe" og "Washington State Fair" -filer i rækkefølge.
- Normalt ignoreres diakritikerne og betragtes som beslægtede bogstaver. For eksempel arkiveres "clair" som "Eclair" og "ber" som "Uber". Metoden gælder dog ikke, hvis du arkiverer filen alfabetisk på et sprog, der bruger diakritik, så den normale alfabetiske rækkefølge for dette sprog skal overholdes.
Trin 7. Brug reglen "intet før noget", hvis det er nødvendigt
Typisk ignoreres mellemrum (inklusive tegnsætning og andre elementer, der springes over), når de arkiveres alfabetisk. Men hvis du støder på filer, der begynder på en lignende måde, skal du bruge et mellemrum eller reglen "intet før noget" til at angive rækkefølgen i arkivet.
- For eksempel arkiveres "Bank Jakarta", "Bank Bandung" og "Bank Medan" -filer i denne rækkefølge.
- Således er filen "Dahlia, Jasmin A." var før "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Trin 8. Skel filen om nødvendigt med mere detaljerede oplysninger
I sjældne tilfælde er de alfabetiske oplysninger ikke tilstrækkelige til at bestemme rækkefølgen af filerne. Hvis så. Brug flere oplysninger til at indeksere og arkivere filer. Markér yderligere oplysninger om hver fil, så de kan skelnes. Som et eksempel:
- Hvis du har filer til to personer ved navn Jasmin A. Dahlia, skal du sortere dem efter fødselsdato. Filen "Dahlia, Jasmin A. (født 1853)" kommer foran "Dahlia, Jasmin A. (født 1967).
- Du kan også sortere filer efter geografisk placering. Hvis du har filer fra tre forskellige banker fra tre forskellige steder, og hver bank har navnet "Bank Mandiri", kan du sortere det som følgende eksempel: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" og "Bank Mandiri (Medan) ".
- Derfor, hvis du har to filer om bjørne eller bjørnetyper, skal du differentiere dem yderligere efter art, geografisk placering og så videre. For eksempel filerne til "Bear, Chocolate" og "Bear, Polar" (i rækkefølge) eller filer til "Bear (Europe)" og "Bear (North America)" (i rækkefølge).
Trin 9. Meddel alle undtagelser og særlige regler
Sørg for, at alle, der bruger dine filer, er klar over eventuelle undtagelser fra standarderne for arkiveringssystemer. Dette vil hjælpe med at sikre, at alle bruger arkiveringssystemet korrekt og effektivt.
