Konferencer er det rigtige sted for mennesker, der har de samme interesser, at møde hinanden og udveksle de nyeste ideer inden for deres respektive områder. Konferencer afholdes sædvanligvis regelmæssigt af uddannelsesinstitutioner, virksomheder, marketinggrupper på forskellige niveauer, trossamfund og andre. Hvis du vil afholde en konference, skal du starte med at udarbejde en grundig arbejdsplan sammen med en række aktiviteter, der skal udføres, for eksempel at bestemme konferensens placering, lave en deltagerliste, sammensætte materialer, forberede udstyr til præsentationer, tilvejebringelse af måltider og forskellige andre behov, der skal tænkes og planlægges så godt som muligt. muligt. Hvis du løber ind i problemer, mens du sætter dine planer i gang, skal du roe ned og have tillid til, at du har råd til konferencen. Et vigtigt aspekt, der afgør, hvor vellykket det er at afholde en konference, er implementering af aktiviteter en efter en, mens der laves en liste over opgaver, der er afsluttet, og dem, der stadig skal udføres.
Trin
Del 1 af 4: Planlægning af konferencen: Tidlig fase
Trin 1. Forbered forberedelserne på forhånd
Planlægning af konferencen bør begynde mindst otte måneder i forvejen, endnu tidligere, hvis konferencen vil være stor eller stor.
- Husk, at mange konferencelokaler og cateringvirksomheder skal bookes flere måneder i forvejen. Derudover skal deltagere, der bor uden for byen, arrangere rejseplaner, så de kan deltage i konferencen.
- Derudover kan sponsorer og store virksomheder muligvis også planlægge deres årlige budget flere måneder i forvejen. Så økonomisk og ikke-økonomisk støtte fra dem til dit arrangement bør forhandles på forhånd.
Trin 2. Danne et udvalg
Mange vigtige spørgsmål skal afgøres, når man forbereder en konference. Ved at danne et udvalg får du input fra flere personer, inden du træffer en beslutning. De vil også hjælpe dig med at tænke detaljerne igennem.
- Ansæt koordinatorer, dvs. nøglepersoner, der vil tage vigtige beslutninger og bruge meget tid på koordinering. Hvis du har tilstrækkelige midler, skal du hyre en koordinator, så han eller hun kan hjælpe dig med at planlægge og dele opgaver.
- Find ud af, om der har været konferencer om det samme emne. Inviter i så fald den koordinator, der holdt konferencen, til at deltage i udvalget. Hvis han ikke kan deltage, så spørg om du kan anmode om materiale, der allerede er dækket for at gøre forberedelsen af konferencen lettere.
Trin 3. Sæt mål og opret en arbejdsdagsorden
Skriv ned, hvad du holder konferencen til, som danner grundlaget for hver beslutning. At vide, hvad du vil give og til hvem, før du forbereder dig til konferencen, vil gøre det lettere for dig at omsætte dine planer.
Hvis du aldrig har holdt en konference, skal du starte med at planlægge en lille, kort konference. Overvej at afholde en 1-2 dages konference med en kapacitet på 250-300 deltagere
Trin 4. Bestem sted og dato for konferencen
Selvom nye datoer og steder kan bestemmes, efter at du har lavet en detaljeret plan, skal du estimere, hvor lang tid du har til rådighed til forberedelse.
- Inden du angiver en dato, skal du på forhånd lede efter oplysninger om, hvilken måned og dag konferencen normalt holdes, så implementeringen ikke hæmmes. For eksempel i Europa afholdes der normalt konferencer mellem marts og juni eller september og november mandag-tirsdag eller torsdag-fredag, fordi deltagerne er mindre interesserede i at deltage i konferencer på andre tidspunkter. Find ud af det nøjagtige skema i din lokation, før du beslutter dig for en konference dato.
- Konferencens varighed afhænger af det estimerede antal deltagere og alle de nødvendigheder, der skal tilvejebringes under konferencen. For 250-300 mennesker, planlæg en konference, der varer 2 hele dage.
- Overvej muligheden for at afholde en konference i byen, men sørg for, at der er adgang til den nærmeste lufthavn, indkvartering og passende faciliteter. Vi anbefaler, at du holder en konference i en storby eller et turistmål for at tiltrække flere mennesker, der ønsker at deltage i konferencen.
Trin 5. Bestem konferencens titel
Efter at have bestemt titlen, kan du offentliggøre og lave planer, fordi der allerede er sikkerhed for materialet som grundlag for formidling af information via sociale medier.
Vælg en titel, der indebærer formålet og/eller baggrunden for konferencens deltagere. Søg inspiration ved at bruge titlerne på konferencer, der er blevet afholdt, men sørg for, at du selv bestemmer
Del 2 af 4: Forberedelse til konferencen
Trin 1. Lav et finansielt budget
Ingen aktivitet kan udføres uden at beregne mængden af midler, der skal bruges i detaljer, f.eks. For at leje en bygning, forberede materialer og betale højttalergebyrer. Alle udgifter skal referere til det økonomiske budget. Hvis du delegerer ansvar, skal du sørge for, at din assistent holder sig til den budgetgrænse, du har angivet.
Budgettets størrelse påvirkes af tilstedeværelse eller fravær af sponsorer. Du kan bede sponsoren om at skaffe midler til at finansiere konferencen. Sponsoren har dog også ret til at bestemme nogle ting på konferencen. For eksempel: at bestemme, hvem der vil levere en præsentation eller foreslå en taler som en af paneldeltagerne, for eksempel: en succesrig forretningsmand i et sponsorfirma og introducere et mærke ved at placere et logo på alle konferencematerialer. Fordelen, sponsoren vil give midler på forhånd, så du straks kan bruge den til at realisere planen
Trin 2. Bestem pris og metode til salg af billetter
Nogle konferencer er gratis, nogle er meget dyre. Overvej følgende aspekter, før du bestemmer billetpriser, og hvordan du sælger dem:
- Hvad er omkostningerne forbundet med at forberede konferencen? Hvis du vil holde en mindre konference, der ikke koster mange penge, anbefaler vi, at du ikke opkræver deltagere. Alternativt skal deltagerne betale for billetter til dækning af omkostninger til forberedelse af konferencer.
- Bestem registreringsgebyret, hvis du vil holde en konference i flere dage eller sørge for måltider. Konferenceregistreringsgebyrer i større byer i Indonesien spænder fra flere hundrede tusinde til millioner af rupiah.
- Mange konferencer opkræver trinvise gebyrer i henhold til deltagerens position eller status. For eksempel: akademiske konferencer opkræver normalt studerende mindre end lærere. Ansatte hos sponsorerne opkræves også mindre end almindelige deltagere.
Trin 3. Beslut dig for en konferenceplads
Når du vælger en placering, skal du overveje antallet af deltagere, let at komme til stedet, tilgængeligheden af parkeringspladser, afstanden til og fra offentlig transport, lufthavne og hoteller. Ud over at finde et passende sted til konferencen, skal du sørge for, at alle deltagere let kan nå det.
Kig efter oplysninger om bygninger eller hoteller, der tilbyder konferencelokaler i byen. Til små konferencer kan du leje et værelse i en kirke eller et andet forsamlingshus
Trin 4. Udnyt bistanden fra personale, der arbejder som ledelsespersonale i forsamlingshuset
Hvis der er ressourcer til rådighed i den bygning, du vælger til konferencen, skal du få mest muligt ud af dem. Personalet kender deres daglige opgaver og er klar til at besvare spørgsmål, løse problemer eller rådgive, når det er nødvendigt.
Du kan bruge tjenesterne fra personale, der har ansvaret for at styre aktiviteter i mødelokalet, for eksempel til at håndtere detaljerede konferenceordninger. Selvom der er et gebyr, behøver du ikke at udføre alle disse aktiviteter selv, da det vil tage meget tid over flere uger
Trin 5. Bestem forbrugsmenuen
Husk, at deltagerne skal finde mad under konferencen, og det er sandsynligt, at mange deltagere ikke ved, hvilken mad der er tilgængelig omkring konferencelokalet. Overvej om du skal bruge en catering til at levere morgenmad, frokost og snacks eller finde ud af om konferencelokalets leder kan tilberede måltider til alle deltagere.
Når du vælger en menu, skal du huske på, at mange mennesker ikke bør spise bestemte fødevarer på grund af allergi eller præferencer. Erfarne cateringvirksomheder kan tilbyde flere muligheder, for eksempel: vegetarisk menu, ingen nødder, glutenfri, halal mad eller andre menuindstillinger
Trin 6. Tag dig tid til at foretage et stedstjek
Når du har taget hånd om alle de ting, der skal forberedes, skal du tage dig tid til at besøge konferencelokalet en dag i forvejen. Vent ikke til din nye D-dag kommer med de deltagere, der vil deltage i konferencen.
En dag i forvejen, kom til konferencestedet og hold et møde med alt det involverede personale for at sikre, at alt er godt forberedt ned til de mindste detaljer
Del 3 af 4: Lav konferenceplan
Trin 1. Planlæg konferencen
Efter at have fået et stort billede af de emner, der skal diskuteres og fastlægge konferencens titel, skal du udarbejde en tidsplan, der starter fra åbningen af konferencen til afslutning. Konferencer kan afholdes på forskellige måder i henhold til det forretningsområde, der diskuteres. For at gøre planlægningen lettere afholdes konferencer normalt i følgende rækkefølge:
- Start konferencen med en introduktion eller åbningstale, som normalt holdes af en kendt person inden for et bestemt forretningsområde og er blevet en velkendt taler. Du kan afholde begivenheden om aftenen og derefter afslutte med middag eller som den første session om morgenen for at starte konferencen.
- Opdel resten af skemaet i kortere sessioner. Hvis konferencen afholdes efter anmodning fra deltagerne i henhold til deres forslag, skal materialet tilpasses deltagernes behov. Du kan dog også inkludere workshopplaner, filmklip eller andet materiale i konferencens skema. Afhængigt af antallet af tilstedeværende deltagere skal du afgøre, om hver session kan deltage af alle deltagere (kaldet "plenum") eller deltagerne skal opdeles i flere grupper, og hver gruppe vil deltage i forskellige sessioner parallelt efter deres valg (kaldet "grupper”).
- Luk konferencen ved at invitere talere til at præsentere materiale, der motiverer eller udfordrer deltagerne.
Trin 2. Beslut, hvordan sessionen skal gennemføres
Du kan vælge, hvordan sessionen skal afvikles i henhold til virksomhedens behov, f.eks. Ved at undervise, diskutere sager, afholde seminarer, præsentere den nyeste politik eller forskningsresultater, stille spørgsmål eller præsentere ved hjælp af dias.
- Valget af, hvordan materialet skal leveres, vil påvirke publikationsstrategien. Så forbered så tidligt som muligt materiale, der er meget nyttigt for deltagerne.
- Varigheden af hver session kan starte fra 45 minutter til 3 timer afhængigt af antallet af præsentationer og leveret indhold.
Trin 3. Overvej, om du vil inkludere andre aktiviteter
Tænk på nyttige aktiviteter, der kan indgå i skemaet, og spil en vigtig rolle for at støtte konferencens succes, for eksempel:
- Planlæg aktiviteter til fordel for konferencedeltagerorganisationen, f.eks. Et forretningsmøde eller præmieoverrækkelse.
- Giv mad, hvis deltagerne bliver opkrævet et registreringsgebyr. Hvis der ikke er noget gebyr, skal du bede deltagerne om at medbringe frokost (som en sidste mulighed). Deltagerne forventer normalt at spise mindst et måltid. Hvis konferencelokalet er i byen, skal du give en pause, så deltagerne kan spise frokost på en nærliggende restaurant.
- Spørg, om deltagerne gerne vil planlægge et underholdningsarrangement, for eksempel: tag en byrundtur, se et komedieshow om natten, se en film eller se et show i teatret. Arrangementet kan være mere passende til en konference afholdt i en storby eller for en virksomhed, men ikke altid.
Del 4 af 4: Udgivelse
Trin 1. Bestem de deltagere, der vil deltage
Konferencer er meget forskellige, f.eks. Akademiske, religiøse og konferencer med forskellige deltagere. Inden du planlægger, skal du sikre dig, at nok deltagere er interesserede i at deltage i konferencen.
Du behøver ikke at gøre en masse omtale, hvis du vil holde konferencer for små grupper, f.eks. Virksomhedens ansatte eller kirkesamfund. Du kan informere konferenceplaner ved at sende en e -mail, annoncere i virksomhedens nyhedsbrev og/eller underrette på et administrativt møde
Trin 2. Bed virksomhedsledere om at deltage
For at overbevise folk i din virksomhed skal du komme med en iørefaldende titel eller invitere en god taler.
Efter at have modtaget bekræftelse fra kendte foredragsholdere skal du inkludere oplysningerne i konferencematerialet og underrette potentielle deltagere
Trin 3. Opret et websted
I dag er digitale medier et meget vigtigt redskab til konferencesucces. Opret et webstedsnavn med links, der er lette at finde, hvis du søger efter konferencetitlets nøgleord eller andre ord, der er relateret til konferencen. Skriv detaljerede oplysninger om konferencen på webstedet og inkluder et link til alt trykt og reklamemateriale relateret til konferencen.
- Inkluder dato, klokkeslæt og adresse på konferencens placering på webstedet, herunder navnene på berømte talere. Informer også transport, logi, interessante steder og konferenceplaner, hvis der er nogen.
- Inkluder et webstedslink, hvis deltagerne kan registrere sig.
Trin 4. Placer en annonce
Start med at annoncere i god tid (et år i forvejen), så talerne kan indsende forslag, der indeholder materiale, der skal præsenteres på konferencen. Vælg den rigtige udgivelsesmåde i henhold til konferencens størrelse og baggrunden for deltagerne. Overvej, hvor potentielle deltagere får deres oplysninger, måske fra:
- Sociale medier, for eksempel fra sponsororganisationens Facebook- og Twitter -konti
- Liste over kontakter på Listservs og e -mail -adresser
- Blog, magasin, avis eller business journal
- Plakater, flyers eller andre meddelelser sendt til relevante grupper, organisationer eller virksomheder
Trin 5. Bed om forslag
Når du udarbejder et udkast til en annonce, skal du angive, at du er åben for registrering eller afventer indsendelse af individuelle eller gruppeforslag i form af papirer, panelforslag eller workshopmaterialer.
Du kan bestemme forslagets længde i henhold til branchen. På uddannelsesområdet kræver småskala konferencer normalt abstrakt af et par hundrede ord, hvorimod store konferencer kræver komplette manuskripter
Trin 6. Start med at acceptere registreringer
Forbered faciliteter, så deltagerne kan registrere sig før konferencen, selvom det stadig er et par måneder i forvejen. På denne måde kan du estimere antallet af deltagere, der vil deltage.
- Opret et websted, der linker til konferencens websted for registrering. Hvis du ikke har de tekniske færdigheder til at oprette et websted, skal du bruge en eksisterende service. Brug f.eks. De betalte tjenester fra RegOnline, som er en virksomhed, der tager sig af online registrering til forskellige begivenheder, behandler dataene og sender dem til dig ved at gøre det let for brugerne at få adgang til dem.
- Deltagerne kan også registrere telefonisk eller faxmæssigt, hvis du har mulighed for at behandle betalingskvitteringer ved hjælp af et kreditkort.
- Hvis du ikke accepterer internet- eller telefonregistrering, skal du oprette en PDF -ansøgningsskema og uploade den på webstedet. Informer deltagerne om, at de må udskrive formularen, udfylde den og sende den med en check eller bevis for overførsel til din virksomheds e -mailadresse.
- For at deltagerne kan registrere sig tidligt, skal du tilbyde rabatter til deltagere, der foretager betalinger mindst en måned i forvejen. Billetpriserne er lidt dyrere, hvis deltagerne betaler på konferencestedet.
Tips
- Spørg højttaleren, om han eller hun har brug for ekstra udstyr til præsentationen, f.eks. En scene, fjernsyn, storskærm eller computer.
- Når du vælger en madmenu, skal du kontrollere, om der er deltagere, der skal lave en diæt af bestemte fødevarer.
- Når du sammenligner lejeomkostninger, skal du bede om priser på mad, vand, sodavand osv. fordi det kan være meget dyrt.
- Når du vælger et værelse, skal du overveje formålet med konferencen og beslutte, om du vil bruge auditoriet eller stole og borde til at tage notater.
