Hvis du arbejder som lærer eller som teknisk manuel skribent, skal du naturligvis nedskrive instruktioner hver dag. For de fleste mennesker kan det imidlertid være svært at skrive klare retningslinjer. Du kan springe et vigtigt trin over, fordi du antager, at læseren automatisk gør det, eller forvirrer læseren med de mange handlinger, der er involveret i et enkelt trin. For at kunne skrive klare retningslinjer skal du først vide, hvordan opgaven skal udføres. Tag din guide bogstaveligt talt for at sikre, at den hjælper læseren med at fuldføre opgaven.
Trin
Del 1 af 3: Forståelse af opgaver
Trin 1. Saml de nødvendige materialer
Inden du skriver en guide, bør du kende til den involverede opgave. Forbered alle de nødvendige værktøjer og udstyr, og anbring dem i den rækkefølge, de bruges.
Skriv alt ned, du har brug for. Når du skriver en vejledning, skal du muligvis liste alle de forsyninger og materialer, der er nødvendige for at fuldføre opgaven
Trin 2. Udfør den relaterede opgave selv
Selvom det lykkes dig selv at udføre den relaterede opgave flere gange, er det en god idé at gentage opgaven igen, når du skriver guiden, så du ikke går glip af noget.
- Hvis du kender opgaven godt, kan du tage en genvej. Sørg for, at du ikke går glip af nogen trin eller oplysninger, når du skriver guiden.
- Forestil dig, at du skriver en recept til nogen. Hvis du tilbereder denne ret ofte, kan du muligvis måle de ingredienser, du har brug for, bare ved at kigge på dem. Andre mennesker har naturligvis brug for et præcist antal doser af disse ingredienser.
Trin 3. Opret en detaljeret oversigt
Når du udfører opgaver, skal du bruge et minut på at skrive ned, hvad du har gjort. Dette hjælper dig med at skrive dine guider i en logisk rækkefølge. Hvis du udfører en opgave, mens du skriver trinene ned, ved du præcis, hvad der skal gøres, og hvornår du skal fuldføre den.
Trin 4. Definer dit publikum
Måden guiden er skrevet på, kan tilpasses den type mennesker, der vil læse og følge din guide. Hvordan man skriver en guide til teenagere, vil være anderledes end voksne.
Det påvirker også publikums grunde til at fuldføre opgaven. Målet med en studerende, der arbejder på et projekt, er bestemt forskelligt fra en voksen, der ønsker at fuldføre sit arbejde
Trin 5. Opret en kort introduktion
Denne introduktion fortæller læseren, hvad der kan gøres, og hvad resultaterne bliver, når opgaven udføres. Vær opmærksom på, at de fleste mennesker vil springe introduktionen over eller skumme igennem den. Så inkluder ikke vigtige oplysninger eller advarsler i indledningen.
- For eksempel, hvis du skriver en guide til, hvordan du laver jordnøddesmør og gelé -sandwich, kan du kort nævne, at jordnøddesmør og gelé -sandwich er en god og enkel mulighed for børns frokoster og eftermiddagssnacks.
- Hvis du føler, at du skal inkludere en advarsel i din introduktion, er det en god idé at inkludere den på et af trinene, hvis læseren savner din introduktion.
Del 2 af 3: Skrivning af vejledningen
Trin 1. Del opgaven i små trin
Hvert trin skal indeholde en handling. Hvis du har mere end en sætning eller to pr. Trin, skal du prøve at opdele den i kortere, enklere trin.
For eksempel skrev du en guide til, hvordan du går med din hund. Det trin, der siger "Sæt kraven omkring hundens hals og bind snoren" er et kombineret trin, der består af to handlinger: fastgørelse af snoren og binde tøjlerne. Så skriv "Sæt snoren om hundens hals" som det første trin, og "Sæt snoren i snoren" som det andet trin.
Trin 2. Begynd hvert trin med et handlingsord
Hvert skrivet trin skal kunne gennemføres. Brug verber til at angive præcis, hvilken handling der skal foretages for at fuldføre et trin i opgaven.
- Konstruer dine sætninger for at fortælle nogen, hvad de skal gøre, ikke hvad de skal vide.
- Lad os f.eks. Sige, at du skriver en guide til, hvordan du går med din hund, og et trin er at justere størrelsen på snorene. I dette trin er sætningen "tjek snorestørrelse" eller "mål din hunds hals" mere sandsynlig end blot "Kend din snorestørrelse."
Trin 3. Følg den logiske fremgang
Antag, at læseren kommer i gang umiddelbart efter at have læst det første trin. Normalt læser læseren ikke vejledningstrinnene til ende. Hvis der er oplysninger, læseren har brug for at kende for at fuldføre opgaven, skal du inkludere disse oplysninger i vejledningstrinnene.
- Hvis der er en fare på et bestemt trin, skal du inkludere en advarsel i dette trin. Inkluder ikke en advarsel i introduktionen eller i slutningen af guiden, når det er for sent.
- Inkluder passende instruktioner, så læserne ved, hvornår de har udført trinene korrekt. For eksempel kan du skrive "Snorene er den helt rigtige størrelse, hvis du kan glide to fingre mellem halsbagen og hundens hals."
Trin 4. Vælg dine ord omhyggeligt
Brug et enkelt sprog, der er let for alle at forstå. Du bør undgå at bruge jargon eller tekniske termer. Hvis du skal bruge et teknisk udtryk, skal du holde det kort og enkelt.
For eksempel, hvis du skriver en vejledning til, hvordan du anlægger sag, skal du muligvis inkludere juridiske vilkår. Skriv først en enkel forklaring, og fortsæt derefter med de tekniske udtryk, der blev brugt i forsøget
Trin 5. Brug positive verber
Normalt er det en god idé at skrive ned, hvad læseren skal gøre for at fuldføre opgaven, frem for hvad man ikke skal gøre. Når en person læser en guide, vil hans sind sigte mod at fuldføre opgaven. Hvis du starter med ting, de ikke burde gøre, kan de blive forvirrede og gøre, hvad de ikke burde.
For eksempel, hvis du skriver en guide til, hvordan du går med din hund, kan du skrive "sørg for, at snoren er korrekt fastgjort" eller "juster kraven, så den sidder ordentligt" i stedet for "ikke læg snoren på for stramt "eller" ikke bære en krave, der er for stram. "for smal."
Trin 6. Skriv i anden person
Brug ordet “dig” til at henvende dig direkte til dine læsere, så de ikke bliver forvirrede. Når du bruger ordet "dig", ved læserne, hvad der skal gøres for at fuldføre opgaven uden at skulle gætte.
For eksempel, hvis du skriver "håndtaget skal trykkes", får du læseren til at gætte, hvem der skal trykke på håndtaget. Udtrykket "du skal trykke på håndtaget" eller endda "trykke på håndtaget" vil ikke efterlade læseren i tvivl
Trin 7. Inkluder alternativer
Nogle gange er der mere end én måde at fuldføre et eller flere trin på. Inkluder alternativer sammen med trinene, så læserne kan vælge den måde, de foretrækker.
Hvis du f.eks. Skriver en guide til, hvordan du laver en jordnøddesmør og gelé -sandwich, skal du inkludere en alternativ fyldning, f.eks. "Mandelsmør til mennesker med peanutallergi."
Trin 8. Inkluder et billede, hvis det hjælper
Der er et ordsprog, der lyder sådan noget, "et billede er bedre end tusind ord." For at skabe klare retningslinjer vil nogle gange billeder eller diagrammer gøre det lettere for læserne at forstå de retningslinjer, du giver.
For mere teknisk vejledning skal du sørge for, at billedet tydeligt kan hjælpe læseren, og at handling på billedet ikke blokeres af værktøjer eller hænder
Del 3 af 3: Test af oprettede guider
Trin 1. Organiser din guide i sektioner
Komplekse opgaver har mere end en del. Hvis du skriver en guide til en stor opgave, der har flere mindre sektioner, skal du dele dem op i separate sektioner.
- Hvis du nummererer guiderne, skal du tildele et nummer til hver sektion. Læseren vil mærke succesen med præstationen efter at have gennemført hvert afsnit.
- Selvom din opgave ikke har dele, der kun er delvist kontrollerbare (semi-uafhængige), skal du opdele den i dele, hvis opgaven har flere trin. På den måde bliver læseren ikke overvældet af antallet af trin i guiden.
Trin 2. Prøv at gøre den vejledning, du skrev
Hvis du ikke kan følge de skriftlige retningslinjer, gør ingen andre det heller. Bed en ven om at læse og følge guiden, og spørg, om der er dele, der forvirrer ham.
Du skal muligvis teste guiden flere gange, især hvis din guide er lang eller kompleks
Trin 3. Rediger din guide omhyggeligt
Stave- og grammatiske fejl vil ødelægge klarheden i din vejledning, hvilket gør det svært at følge. Læs din guide frem og tilbage for at sikre, at der ikke er fejl.
Hvis du ikke er sikker på dine redigeringsevner, kan du bede en ven om at tjekke din guide
Trin 4. Inkluder en liste over nødvendige værktøjer og materialer
Især hvis opgaven kræver specielle værktøjer eller materialer, vil denne liste være en stor hjælp for læseren. Placer denne liste i begyndelsen af guiden, så læseren kan samle alle værktøjer og materialer, før du starter opgaven.
Forestil dig, at du skriver en opskrift. Opskrifterne indeholder altid alle de ingredienser og tilberedningsværktøjer, der er nødvendige i begyndelsen. På den måde kan du samle alt inden madlavning
Trin 5. Giv passende advarsler
Når du tester guiden, kan du opdage skjulte farer, der ikke blev afsløret, da du første gang skrev guiden. Advar læsere, så de kan beskytte sig mod denne fare.
