Udvikling af en effektiv risikostyringsplan kan forhindre små problemer i at vokse sig store. Forskellige former for risikostyringsplaner kan håndtere beregning af sandsynligheden for en begivenhed, dens indvirkning på dig, hvilke risici der er spekulative, og hvordan man kan afbøde problemerne i forbindelse med disse risici. Planlægning hjælper dig med at klare og forhindre vanskelige situationer, der har eller vil opstå.
Trin
Trin 1. Forstå, hvordan risikostyring fungerer
Risiko er effekten (positiv eller negativ) på grund af en begivenhed eller en række begivenheder, der forekommer et eller flere steder. Risiko beregnes ud fra sandsynligheden for, at en hændelse bliver et problem og den deraf følgende effekt (Risiko = Beredskab X Impact). Der skal identificeres forskellige faktorer for at analysere risiko, herunder:
-
Forekomst: Hvad kan der ske?
Udvikle en risikostyringsplan Trin 1Bullet1 -
Sandsynlighed: Hvor sandsynligt er det, at begivenheden vil forekomme?
Udvikle en risikostyringsplan Trin 1Bullet2 - Virkning: Hvor alvorlig vil indvirkningen være, hvis den opstår?
- Begrænsning: Hvordan (og hvor meget) du kan reducere sandsynligheden.
- Beredskab: Hvordan (og hvor meget) kan du reducere påvirkning?
- Reduktion = Begrænsning X Beredskab
- Eksponering = Risiko - Reduktion
- Når du har identificeret ovenstående variabler, er resultatet Eksponering. Dette er mængden af risiko, der ikke kan undgås. Eksponering kan også kaldes Trussel, Ansvar eller Alvorlighed, men de refererer alle til det samme. Eksponeringen vil blive brugt til at hjælpe med at afgøre, om den planlagte aktivitet skal udføres.
- Dette er ofte en cost vs benefit -formel. Du kan bruge disse elementer til at afgøre, om risikoen for at gennemføre en ændring er højere eller lavere end risikoen for ikke at gennemføre ændringen.
- Antaget risiko. Hvis du beslutter dig for at fortsætte (nogle gange har du ikke noget valg, f.eks. Offentlige bestemmelser), så bliver din eksponering en formodet risiko. I nogle miljøer oversættes den formodede risiko til rupiah -værdier, som derefter bruges til at beregne rentabiliteten af det endelige produkt.
Trin 2. Definer dit projekt
Lad os i denne artikel betragte dig selv som ansvarlig for et computersystem, der giver vigtig (men ikke kritisk) information til en stor befolkning. Hovedcomputeren, der huser dette system, er gammel og skal udskiftes. Din opgave er at udvikle en risikostyringsplan for dette træk. Denne plan vil blive vist i en forenklet model, hvor Risiko og virkning vil blive kategoriseret som Høj, Medium eller Lav (denne metode er meget almindelig i projektledelse).
Trin 3. Få input fra andre
Brainstorm risici. Saml et par personer, der er meget fortrolige med projektet, og bed om input til, hvad der vil ske, hvordan man forhindrer det, og hvad der skal gøres, hvis det sker. Tag mange noter! Du vil bruge output fra denne vigtige session flere gange i de følgende trin. Vær åben over for de givne ideer. "Out of the box" -tænkning er fint, men behold kontrol over din session for at holde den fokuseret på målet.
Trin 4. Identificer konsekvenserne af hver risiko
Fra din brainstorming -session er der blevet indsamlet forskellige oplysninger om, hvad der sker, hvis risikoen bliver en realitet. Tilknyt hver risiko til de konsekvenser, der hentydes til under sessionen, så specifikt som muligt. "Udskyde projekt" skal opdeles til f.eks. "Projekt forsinkes om 13 dage." Hvis der er en rupiah -værdi, ville det blot være for generelt at nævne "Over budget".
Trin 5. Fjern irrelevante problemer
For eksempel, hvis du flytter et bilforhandlers computersystem, vil atomkrig, pest eller morder -asteroider ikke forstyrre dit projekt. der er intet du kan gøre for at planlægge eller reducere påvirkningen. Husk dog, at du ikke medtager disse hændelser i din risikoplanlægning.
Trin 6. Liste over alle identificerede risikoelementer
Du behøver ikke at arrangere dem i rækkefølge. Bare registrer dem en efter en.
Trin 7. Inkluder sandsynlighederne
For hvert risikoelement på din liste skal du afgøre, om sandsynligheden for, at disse risici faktisk opstår, er høj, medium eller lav nok? Hvis du skal bruge tal, er sandsynligheden for lav skala 0,01-0, 33, medium = 0,34-0, 66 og høj = 0,67-1,00.
-
Det skal bemærkes, at hvis sandsynligheden for at begivenheden bliver reel er nul, betyder det, at risikoen ikke længere overvejes. Der er ingen mening i at overveje, hvad der ikke vil ske (en vred T-Rex spiser sin computer).
Trin 8. Definer påvirkning
Generelt betegnes Impact som High, Medium eller Low baseret på definerede retningslinjer. Hvis du skal bruge tal, betyder det Impact -skalaer fra 0,01 til 1,00, dvs. 0,01 til 0,33 = Lav, 0,34 - 0,66 = Medium, 0,67 - 1,00 = Høj.
-
Bemærk: hvis virkningen af en begivenhed er nul, behøver risikoen ikke at blive registreret. Der er ingen grund til at overveje irrelevante ting, uanset odds (min hund spiste aftensmad).
Trin 9. Bestem elementets risiko
Tabeller bruges ofte til dette. Hvis du bruger høje, mellem og lave værdier, anbefaler vi at bruge den øverste tabel. Hvis du bruger numeriske værdier, skal du overveje et lidt mere kompliceret scoringssystem svarende til den anden tabel her. Det er vigtigt at bemærke, at der ikke er nogen universel formel til at kombinere sandsynlighed med indvirkning, og formlen varierer afhængigt af personen og projektet. Formlerne i denne artikel er blot et eksempel (selvom de er baseret på en sand historie):
-
Vær fleksibel i analysen.
Nogle gange skal du gå frem og tilbage mellem TSR-metoden og den numeriske metode. Du kan bruge en tabel, der ligner tabellen nedenfor.
Trin 10. Sorter alle risici
Angiv alle elementer, der er blevet identificeret fra den højeste risiko til den laveste.
Trin 11. Beregn den samlede risiko
Her vil tallene hjælpe dig. i tabel 6 har du 7 risici med værdierne T, T, S, S, S, R og R. Disse værdier kan ændres til 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 og 0, 2, fra tabel 5. Den gennemsnitlige samlede risiko er 0,5 eller Moderat.
Trin 12. Udvikle en afbødningsstrategi
Afbødning er designet til at reducere sandsynligheden for, at en risiko vil blive tydelig. Normalt behøver du kun at gøre dette for høje og mellemstore elementer. Du kan reducere elementet Lav, men sæt de andre først. For eksempel, hvis et element af risiko kan forsinke levering af kritiske dele, kan du reducere risikoen ved at bestille dem tidligt i projektet.
Trin 13. Udvikle en backup plan
Beredskaber er normalt designet til at reducere påvirkningen, hvis risikoen ikke bliver tydelig. Igen vil du normalt kun udvikle uforudsete situationer for høje og mellemstore elementer. For eksempel, hvis en vigtig del, du har brug for, ikke kommer til tiden, kan du blive tvunget til at bruge de gamle dele, der er tilgængelige, mens du venter på nye dele.
Trin 14. Analyse af strategiens effektivitet
Hvor meget reduceret sandsynlighed og effekt? Evaluer din beredskabs- og afbødningsstrategi, og tildel effektiv vurdering til dine risici igen.
Trin 15. Beregn din effektive risiko
Nu er dine syv risici S, S, S, R, R, R og R, hvilket oversætter til 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 og 0, 2. Således får du en gennemsnitlig risiko på 0,329. Se tabel 5, og vi finder, at den samlede risiko er kategoriseret som lav. I første omgang er din risiko moderat (0, 5). Efter implementering af ledelsesstrategien er din eksponering lav (0,329). Det betyder, at du opnår en risikoreduktion på 34,2% gennem begrænsning og beredskab. Sikker!
Trin 16. Overvåg din risiko
Når du kender størrelsen på risikoen, skal du afgøre, hvordan du ved, om risikoen er reel, så du ved, hvornår og om du skal oprette en backupplan. Dette gøres ved at identificere risikotegn. Gør det med høj og medium elementær risiko. Efterhånden som projektet skrider frem, vil du være i stand til at afgøre, om risikoelementet er blevet et problem. Hvis du ikke kender tegnene, er der en god chance for, at risikoen kan blive reel, uden at nogen lægger mærke til og påvirker projektet, selvom du har en god backupplan på plads.
Tips
- I situationer, hvor projektlederen har for mange risikostyringsfunktioner, kan analysen begrænses til projektets kritiske vej. I sådanne tilfælde er det tilrådeligt at beregne flere kritiske stier med måske ekstra forsinkelse for mere proaktivt at identificere opgaver, der sandsynligvis vil være på den kritiske vej. Dette er især passende, når en projektleder styrer flere projekter, men ikke overskygger andre planlægnings- og kontrolfunktioner (se advarsler).
- Reduktion = Risiko - Eksponering. I dette eksempel (og under forudsætning af et projekt på $ 1000000) er din risiko 0,5 X $ 1000000 (500000000 IDR), og din eksponering er 0,329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR), hvilket betyder, at det er værdien for reduktion = IDR 171.000.000. bruge det som en indikation af størrelsen af rimelige omkostninger til at styre risiko, som bør være en del af det reviderede projektestimat (f.eks. forsikring).
- Planændringer. Risikostyring er en usikker proces, fordi risiko altid ændrer sig. I dag kan du tildele flere risici med stor sandsynlighed og effekt. Den næste dag kan sandsynligheden eller virkningen ændre sig. Desuden kan nogle risici forsvinde helt, mens andre dukker op.
- Du kan bruge Eksponering til at bestemme projektets levedygtighed. Hvis det samlede estimerede projekt er $ 1000000, og din eksponering er 0,329, er den generelle regel, at projektet har potentiale til at overskride estimatet med $ 329.000. Kan du budgettere for nogle ekstra kontanter, bare for en sikkerheds skyld? Ellers kan du måske genoverveje omfanget af dit projekt.
- Brug arbejdspapirer til løbende at overvåge risikoplanlægning. Risici ændrer sig altid, gamle risici kan gå tabt, og nye risici kommer i fokus.
- Tidlige advarselssignaler er en del af god backup -planlægning. hvis nogen testresultater indikerer, at en backupplan er nødvendig, skal du fremskynde testresultaterne. Hvis der ikke er et godt advarselssignal, kan du prøve at oprette dit eget.
- Lav altid en undersøgelse. Hvad har du savnet? Hvad kan der ske, som du ikke har overvejet? Dette er en af de sværeste og vigtigste ting at gøre. Lav en liste og tjek gentagne gange.
- Hvis du er en projektleder med minimal erfaring eller et lille projekt, kan du overveje at spare tid ved at springe trin over, der ikke virker eller har ringe indflydelse på projektet, springe den formelle sandsynligheds- og virkningsvurdering over, foretage en "mental beregning" og springe lige ind og se på projektet. Eksponering. Hvis du f.eks. Skal udføre vedligeholdelse af elektriske kredsløb, og denne aktivitet vil "slukke" for serveren, er risikoen for at flytte serveren til et nyt kredsløb større end at vente på, at vedligeholdelsen er fuldført for at genaktivere serveren. I begge tilfælde lukker serveren ned, men du kan angive, hvilken handling der er mindre risikabel for projektet.
Advarsel
- Lade være med lad politik forstyrre din vurdering. dette sker ofte. Folk vil ikke tro, at det, de har kontrol over, kan være problematisk og vil argumentere imod dit risikoniveau. Måske sker risikoen måske ikke, men der er en mulighed for, at personen følger sit eget ego.
- Ignorer ikke helt de lavrisikoelementer, men spild heller ikke tid på dem. De høje, mellemstore og lave målinger angiver, hvor stor en indsats der vil blive brugt på at overvåge hver risiko.
- Overvej hvad der kan ske, hvis to eller tre problemer opstår sammen. Sandsynligheden er meget lav, men virkningen vil være enorm. Næsten alle større katastrofer involverer forskellige fejl.
- Komprimér ikke projektet. Risikostyring er en vigtig del af projektet. Lad dog ikke det konkrete arbejde i dit projekt blive hæmmet. Hvis du ikke er forsigtig, kan du ende med at jagte irrelevante risici og overbelaste dine planer med ubrugelige oplysninger.
- Antag ikke, at alle risici er identificeret. Risikoen er uforudsigelig.
