Det kan være svært at skrive venlige påmindelser om påmindelser. Du vil ikke fremstå påtrængende eller utålmodig, men din besked skal komme videre. Brug en venlig tone i e -mails med blide hilsner og udtryk. Inkluder årsagen til, at du sender påmindelses -e -mailen, så modtagere ved, hvad du vil. Sørg for, at der ikke er fejl i e -mailen, så du ikke kun fremstår venlig, men også professionel.
Trin
Del 1 af 3: Brug af en venlig tone
Trin 1. Hils modtageren
I en forretningssituation kan du "bør" bruge en formel hilsen, f.eks. "Kære". Personlig e -mail bruges dog oftere og oftere. Nogle e -mailhilsner, der kan hjælpe med at skabe en venlig tone, omfatter:
- Hej!
- Hej ven
- Lang tid siden
- Hej!
Trin 2. Inkluder dit forhold til modtageren
Hvis du kun fokuserer på påmindelsen, vises din besked koldt. Afslut til et personligt forhold til modtageren ved at inkludere sætninger, der afspejler venskaber og delte oplevelser. Dette omfatter:
- Hvordan er skolen?
- Hej ven hvordan har du det?
- Sidste weekend var så sjov.
- Hvornår var sidste gang, vi talte, for en måned siden?
- Vores sidste tur var virkelig sjov! Vi skal gøre det igen.
Trin 3. Forfine dit udtryk
Dette er især vigtigt for påmindelsesafsnittet i e -mailen. Hvis du ikke har været i kontakt med modtageren i lang tid, er det bedst at undskylde eller give en undskyldning for kun at ringe til ham for at minde dem. Nogle eksempler på subtile udtryk omfatter:
- Jeg ved, at vi ikke har talt i lang tid, men jeg ville minde dig om …
- Ankomsten af en ny baby har holdt mig travlt, jeg huskede bare at minde dig om …
- Jeg ved, at du har travlt, så jeg vil ikke genere dig, men jeg ville sende en påmindelse …
Trin 4. Vær høflig
Hvis påmindelsen er vigtig, kan du blive stødende. Husk, at modtageren har travlt med sit liv. Sig altid "tak" og "tak" med passende udtryk. Du vil måske inkludere høflige sætninger som:
- Jeg beklager at genere dig, men jeg ville være sikker på …
- Svar venligst på denne e -mail hurtigst muligt …
- Tak fordi du tog dig tid til at læse og besvare denne påmindelses -e -mail. Jeg sætter virkelig pris på det.
- Jeg venter på dit svar.
Del 2 af 3: Krav til liste
Trin 1. Brug kolonneoverskrifter
Du behøver ikke at skrive en smart overskriftskolonne. Kolonneoverskrifter, der er klare og entydige, vil være mere nyttige. På den måde kan modtageren hurtigt kende formålet med e -mailen. Nogle almindelige valg til venlige påmindelsesmails inkluderer:
- Kontrollere
- Hurtig påmindelse om…
- Kommende ture/arrangementer.
- Tæller rejse-/eventdeltagere.
Trin 2. Husk at medtage en påmindelse
Når du prøver så hårdt at være høflig og venlig, kan du glemme noget vigtigt, som en påmindelse. Skriv en pakkepåmindelse i begyndelsen af e -mailen, efter hilsenen og en personlig relationssætning. For eksempel:
- "Hej ven, Vi har ikke talt længe, Ben. Hvordan har din kone og børn det? Min kone og barn har holdt mig travlt, men jeg ville spørge dig om …”
-
Hej!
Bedstemor, jeg har længe ønsket at sende denne besked. Jeg er ked af at have for travlt. Jeg vil minde bedstemor om vores frokost …”
Trin 3. Brug kortfattet sprog
Det er rigtigt, at høfligt sprog kræver længere sætninger. Eksempelvis ville sætningen "Arbejd hårdere" være mere høflig, hvis du skrev "Det ville være bedre, hvis du arbejdede hårdere." Selvom høflige, lange sætninger kan gøre fokus på din e -mail uklart.
Brug en enklere struktur til dine e -mails. Måske noget i stil med dette: Hilsen (åbning) → Personlige forhold → Påmindelse → Afslutning af hilsen (lukning)
Trin 4. Rediger unødvendige oplysninger
Spørg dig selv for hver sætning og del af sætningen: "Er dette nødvendigt?" I nogle tilfælde kan "nødvendigt" have en bred betydning, f.eks. "Dette er nødvendigt, så min e -mail ikke lyder kold." Fjern unødvendige dele fra mailen.
Generelt kan adverbier (f.eks. "Meget", "meget", "virkelig", "en gang" og "selvfølgelig") fjernes for at gøre din e -mail mere kortfattet
Trin 5. Afslut e -mailen med en afsluttende hilsen
"Velsignelser" betyder at sige "farvel". Den afsluttende hilsen indeholder udtryk som "Hilsen", "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen" og "Hilsen". Din underskrift skal skrives efter den afsluttende hilsen. En generel afsluttende hilsen som denne kan virke formel. Du vil måske prøve noget som:
- din ven
- din ven
- sende hilsener til succes
- Hav en god dag
- din tur
- jeg ser frem til at høre fra dig
Del 3 af 3: Sørg for, at der ikke er fejl i e -mail
Trin 1. Dobbelttjek din e -mail
Selv at skumme en e -mail en eller to gange reducerer alle grundlæggende fejl, der kan dukke op, mens du skriver dem. Når du har skrevet din e-mail, skal du dobbelttjekke stavemåden og grammatikken i din e-mail.
- Mange e -mail -udbydere har stave- og grammatikkontrolfunktioner. Kvaliteten af funktionen afhænger af e -mail -udbyderen. I nogle tilfælde er denne funktion muligvis ikke særlig nøjagtig.
- Husk at tjekke titler, hilsener og lukke (lukke) felter. Du vil sandsynligvis glemme dette og bare fokusere på e -mailens indhold.
Trin 2. Læs e -mailen højt
Hvis du skriver en vigtig e -mail, eller hvis du vil fremstå høflig og venlig over for nogen, skal du læse din e -mail fra start til slut højt. Lyder det som en samtale? I så fald er din e -mail klar til at blive sendt.
Omskriv sætninger eller passager, der lyder akavet. Brug din bedste dømmekraft, når du vurderer dette. Hver person vil have en anden opfattelse afhængigt af, hvordan du taler
Trin 3. Få en anden til at læse din e -mail
Ved vigtig kommunikation, f.eks. Forretningsformål, kan du bede en anden om at kontrollere påmindelses -e -mailen, før du sender den. Hvis din e -mail er kortfattet, tager det normalt kun kort tid, og det er let at få øje på selv de mindste fejl.
- Tjek online beskedtjenester. Send venner online og stil spørgsmål som: “Hej, kan du læse den korte e -mail, jeg skal sende? Det tager ikke lang tid."
- Husk altid at takke alle, der læser din e -mail. De hjælper jo dig.
