Vi hører ofte folk klage over, at de ikke har tid nok til at fuldføre opgaver. Hvis du oplever det samme, skal du ikke bekymre dig! Du kan få mest muligt ud af din tilgængelige tid ved at mestre nogle grundlæggende organisatoriske og tidsstyringsfærdigheder. Jo mere klogt du forvalter din tid, jo flere opgaver bliver udført.
Trin
Metode 1 af 3: Identificering af, hvordan du bruger din tid
Trin 1. Registrer alle daglige aktiviteter
Observer hvilke aktiviteter du laver hver dag, og bemærk, hvor lang tid det tager dig at fuldføre dem. Måske tror du ikke, at den tid, der er spildt, viser sig at være langt mere end den tid, der faktisk bruges til at fuldføre daglige opgaver.
Glem ikke at registrere dine rutinemæssige aktiviteter derhjemme, såsom at forberede morgenmad, feje huset, tage et brusebad osv
Trin 2. Registrer alle aktiviteter i en notesbog
Når du kender de aktiviteter, du laver i løbet af dagen, og den tid det tager, skal du skrive dem ned i en notesbog. Hvis alle oplysninger kombineres og præsenteres på 1 side, vil du se mønstre og aktiviteter, der har potentiale til at udløse spild af tid.
- Gem komplette og klare noter. Registrer ikke flere aktiviteter i en post, ignorer ikke tilsyneladende trivielle opgaver, og hold styr på tiden præcist, når du overvåger implementeringen af daglige aktiviteter.
- Gruppeaktiviteter i kategorier. Bemærk f.eks. Husholdningsopgaver i blåt, kontorarbejde i rødt og fritidsaktiviteter i sort. Denne metode hjælper dig med at estimere, hvor lang tid hver gruppe vil tage.
Trin 3. Find ud af, hvordan du bruger din tid
Bruger du: 1 time om dagen på at drømme? 2 timer til at beslutte, hvor man skal spise? 8 timer for at få adgang til internettet? Find mønstre, der beskriver, hvordan du bruger din tid, og bestem derefter, hvilke aktiviteter der er nyttige, og hvilke der ikke er.
- Spilder du tid, fordi du mangler selvbeherskelse? Er du vant til at udsætte arbejdet? Har du et stort ansvar? Stil dig selv disse spørgsmål, når du vurderer, hvordan du bruger din tid.
- Måske planlægger du dine daglige aktiviteter på en irrationel måde. For eksempel har du ikke styret din tid klogt, hvis du arbejder i 30 minutter, tager en 10 minutters pause for at tage sig af trivielle ting og derefter vender tilbage til arbejdet i 30 minutter. Du vil være mere fokuseret og produktiv, hvis du arbejder i 1 time og derefter tager dig af trivielle ting.
- Udfør opgaver ved at fastsætte deadlines. Dette gøres ved at angive, hvor lang tid det er nødvendigt at fuldføre bestemte opgaver uden at blive distraheret.
Trin 4. Lav tidsplanjusteringer
Når du ved præcis, hvilke aktiviteter du skal gøre, og hvad du bruger din tid på, skal du justere din daglige tidsplan. Sørg for at vide, hvilke aktiviteter du ikke kan eller vil fjerne på grund af mangel på tid. Aktiviteter, der tager meget tid, spilder ikke altid tid.
Trin 5. Hvis det tager dig 3 timer om dagen at sende arbejdsrelaterede e-mails, er det usandsynligt, at det reducerer den tid, der er afsat til denne aktivitet
Hvis du imidlertid besvarer 4-5 personlige e-mails, mens du sender arbejdsmails, skal du reducere den tildelte tid.
Trin 6. Skift dine vaner og perspektiv
Selvom du har problemer med at styre din tid, er der altid en løsning. Nu hvor du ved, hvorfor du spilder din tid, eller hvordan du skal bruge din tid, er det næste trin at ændre, hvordan du administrerer din tid til at danne nye vaner.
- Hvis du bruger meget tid på at rengøre huset eller lave mad, er det en god idé at leje en stuepige eller abonnere på en catering. For nogle mennesker er tid mere værd end penge.
- Måske bruger du lidt tid til at få adgang til internettet uden noget specifikt formål. Begræns den tid, du får adgang til bestemte websteder eller sociale medier, hvis du har vigtigere opgaver at udføre.
Metode 2 af 3: Undgå adspredelser
Trin 1. Bestem de ting, der distraherer dig under dine daglige aktiviteter
Konsekvent distraktion er en stor hindring for at styre tiden klogt. Find ud af, hvilke aktiviteter eller mennesker der tager meget af din tid, f.eks. Venner, der kan lide at chatte eller vil slappe af, så du forsømmer arbejde. Prøv at undgå ting, der får dig til at spilde tid.
- Hvis du spilder meget tid, men ikke får de resultater, du håbede på, kan der være distraktioner, der skal undgås.
- Mens du arbejder på kontoret, kan du støde på nogle distraherende kolleger. Lad være med at tale eller snakke uden formål i åbningstiden. Vær dog høflig over for dem, fordi adfærd på kontoret er lige så vigtig som evnen til at styre tid til karrieresucces.
Trin 2. Bliv ikke ved telefonen for længe
Hvis du bruger noget af din tid på lange telefonsamtaler, skal du ændre den vane. Ofte er det mere effektivt at tale ansigt til ansigt end over telefonen. Så slap af med vanen med lang snak i telefon.
Når man diskuterer over telefonen, handler samtalens begyndelse eller slutning normalt kun om trivielle ting. Mange mennesker er ude af stand til at fokusere og dagdrømme på telefonen. Så prøv at være opmærksom på dette. For de bedste resultater skal du holde et møde ansigt til ansigt, hvis du har brug for at diskutere arbejdsrelaterede emner, som begge parter kan diskutere uden at blive distraheret under mødet
Trin 3. Få ikke adgang til webstedet for ofte
Mange mennesker har brug for internettet som det vigtigste middel til at fuldføre opgaver. Mange spilder dog også tid uden fordelen ved blot at lede efter artikler, sportsnyheder, kunstnerbilleder, billeder af killinger eller hvalpe. Fokus på at bruge internettet. Der er forskellige programmer til at blokere bestemte apps, websteder og medier for at reducere internet-omdirigeringer.
- Luk Facebook, Twitter og andre sociale medier ned, når du skal fokusere på vigtigere ting.
- At søge efter emner via Google er også meget tidskrævende. Først vil du bare finde nogle oplysninger, men før du ved af det, har du været på forskellige websteder i 3 timer.
Trin 4. Sæt et "Please Calm Down" -skilt op
Måske har du set skiltet hænge på hotelværelsesdøren. Post dette skilt på dit kontor eller arbejdsområde. I stedet for at bede om det på hotellet, skal du udskrive det selv og derefter hænge det på arbejdsområdets dør, hvis det er nødvendigt. På den måde inviterer ingen dig til at chatte, så du kan fokusere på arbejde.
Hvis du arbejder hjemmefra, skal du oprette et særligt arbejdslokale. Arbejd ikke et sted, der normalt bruges til aktiviteter med familiemedlemmer. Det er let at blive distraheret, når du hører lyden fra fjernsynet, telefonens ringetone eller lyden fra et videospil
Trin 5. Vær forberedt på uventede afledning
Nogle gange kommer afledning uundgåeligt, for eksempel fordi din chef inviterer dig til at chatte via WA eller dine forældre beder om hjælp til at udføre lette opgaver. Hvis du har planlagt, gør disse ting dig ikke kort tid til at fuldføre opgaver og udføre prioriterede aktiviteter.
Metode 3 af 3: Brug tid effektivt
Trin 1. Skriv ned alle de ting, der skal gøres
Stol ikke på hukommelse til daglige opgaver. Lav en liste over aktiviteter, der skal udføres, og læs den så ofte som muligt, så alle arbejdsmål nås.
- Selvom visse opgaver virker trivielle eller lette, skal du bare skrive dem ned. Tidsplanen på dagsordenen vil indeholde noget i stil med "Ring til Steve", "Beregn fortjenstmargen" eller "Send en e -mail til chefen".
- Gør det til en vane at tage noter med dig under dine daglige aktiviteter, så du er klar til at tage noter om nye aktiviteter eller opgaver. Selvom du kan skrive det ned senere, er det bedst ikke at forsinke det, så du ikke glemmer det.
Trin 2. Brug en kalender
Brug af en kalender eller dagsorden som et middel til at planlægge daglige aktiviteter hjælper dig med at styre din tid effektivt. Notér alt nyt, der skal inkluderes i din tidsplan, f.eks. En deadline, opgave eller møde. Afsæt tid hver morgen til at læse din dagsorden igennem for at finde ud af, hvilke aktiviteter du skal lave i løbet af dagen.
Trin 3. Lav ikke aftaler med samme skema
For at kunne styre tiden klogt, skal du arrangere en tidsplan for aktiviteter, der ikke er for overfyldte. Overhold ikke deadlines eller lav aftaler med samme skema. Læs dagsordenen først, inden du accepterer en ny tidsplan for at sikre tilgængelighed i tid. På denne måde vil du være i stand til at styre din tid godt og holde dig til en konsekvent daglig tidsplan.
Trin 4. Undgå distraktioner
Få mest muligt ud af din tid produktivt ved at fjerne ting, der distraherer dig eller forhindre dig i at afvige fra din tidsplan og forsinke andre aktiviteter. Sluk for fjernsynet og videospil, så du kan fokusere på dine prioriterede opgaver og have det sjovt senere.
Trin 5. Prioriter de opgaver, der skal udføres
Organiser din tid så godt du kan ved at planlægge de vigtigste opgaver eller skal komme først. Skriv denne opgave ned på en tidsplan ved hjælp af lyse farver eller små klistermærker. Planlæg førsteprioritetsopgaver først, så der er tid nok til at fuldføre dem, og angiv derefter andre aktiviteter, der kan udføres senere.
- Vær forberedt på at ændre prioriteter når som helst. Der er ting, der pludselig opstår og skal behandles med det samme, så du bliver tvunget til at stoppe med at arbejde for at rette opmærksomheden og afsætte tid til at overholde meget presserende deadlines med maksimale resultater. Sørg for, at begivenheder som denne er sjældne.
- Hvis du ændrer dine daglige prioriteter ofte, ser det ud til, at noget skal rettes. Selvom det er normalt at foretage små justeringer af din tidsplan, viser ændring af din tidsplan for ofte en manglende evne til at fastsætte prioriteter korrekt.
Trin 6. Vær realistisk
Bestem en realistisk tidsfordeling, så hver opgave udføres korrekt. Hvis det tager dig 30-60 minutter at fuldføre en opgave, skal du planlægge 60 minutter. Ved at lave realistiske tidsestimater føler du dig ikke overvældet eller skal ændre din arbejdsplan.
Bedre at være forsigtig med at give mere tid end nødvendigt. Hvis en opgave er afsluttet tidligt, skal du arbejde på den næste, og dette har absolut ingen indflydelse på produktiviteten
Trin 7. Planlæg daglige rutinemæssige aktiviteter
Glem ikke at planlægge din daglige rutine, såsom at spise og bade. Dette vil sandsynligvis klare sig selv, men du bliver nødt til at allokere tid mellem planlagte opgaver, så du ikke går glip af eller udsætter andre planlagte aktiviteter.
Trin 8. Brug påmindelser
Ud over din dagsorden skal du bruge andre værktøjer til at minde dig om vigtige opgaver eller deadlines, f.eks. Post-it-ark eller indstille en påmindelse på din telefon, der vil ringe eller vise en besked på et bestemt tidspunkt for at minde dig om at gøre noget eller forberede sig til næste skema. På den måde glemmer du ikke de planlagte aktiviteter.
- Stol ikke på, at andre mennesker minder dig om det, fordi der er en god chance for, at de glemmer lige så godt som dig.
- Hvis der er planlagt en meget vigtig aktivitet, skal du angive et par påmindelser, hvis en lille note eller mobiltelefonalarm ignoreres.
Trin 9. Spørg om hjælp
Du kan bede andre om hjælp eller delegere let arbejde, hvis det er nødvendigt. Du kan lave en god tidsplan, hvis du ikke tøver med at bede en anden om at hjælpe med at rense huset eller forberede aftensmad, hvis du stadig har travlt med at arbejde langt ud på natten.
- Overdrag ansvaret til nogen, du kan regne med. I stedet for at bede om hjælp fra mennesker, der er i stand til at fuldføre opgaven, skal du vælge en, der er klar til at arbejde godt til færdiggørelse.
- Bliv ikke vant til at flytte opgaver til andre mennesker. Udover at vise en manglende evne til at styre tid, kan du virke doven og umotiveret.
Trin 10. Find ud af din produktivitet
Med jævne mellemrum skal du afsætte tid til at analysere, hvad du har opnået, hvor godt du klarer dig, og hvor meget tid det tager. Ved at evaluere forskellige aspekter af dit personlige og professionelle liv kan du justere din arbejdsplan og din daglige livsstil, så du kan opnå resultater, der overstiger dine mål.
Trin 11. Giv dig selv en gave
At arbejde for hårdt eller for længe har tendens til at føre til kedsomhed, hvilket gør det svært for dig at fokusere på selv de letteste opgaver. Så tag dig tid til at fejre dine præstationer og giv dig selv en gave, du elsker.
- Tag dig tid til at hvile for at slappe af. Sluk din telefon, og svar ikke på e -mails. Hvis arbejde og fritid kombineres, er dette ikke en måde at belønne dig selv på eller forhindre udbrændthed.
- Hvis du arbejder mandag til fredag, skal du tage weekenden til hvile. Hvis du f.eks. Gennemfører et projekt, der tog 3 måneder i træk, skal du afsætte tid til en kort ferie, efter at projektet er afsluttet.
