Flowcharts er et ideelt værktøj til at opdele vanskeligt forståelige processer i et sæt lette koncepter. Oprettelse af det rigtige rutediagram vil afbalancere de oplysninger, der er nødvendige for at formidle det, og den lethed, hvormed det kan formidles. Følg denne vejledning for at oprette et rutediagram i Excel og Word.
Trin
Metode 1 af 3: Design af et koncept
Trin 1. Skriv kernekonceptet ned
Nøglen til et vellykket flowdiagram er, at det er let at læse. Sørg for, at kernebegreberne er nedskrevet, og at udviklingen mellem begreberne forklares i enkle trin.
Sørg for, at du har et markant slutpunkt på kortplanen. Dette vil hjælpe med at gøre diagrammet lettere at læse
Trin 2. Beslut, om du vælger standard- eller swimlane -format
Standard flowcharts nedbryder processer i henhold til centrale begreber og nødvendige handlinger. Hvis du har flere grupper involveret i processen på et rutediagram, kan et svømmelinjeformat hjælpe med at angive, hvem der skal gøre det. Hvert trin i rutediagrammet placeres i en "bane" (alias vej) gruppen, der er ansvarlig for at fuldføre opgaven (marketing, salg, HR osv.).
- Swimlane har normalt et vandret eller lodret format. Udgangspunktet er det øverste venstre hjørne af diagrammet.
- Swimlane kan være svært at designe, hvis der er flere begreber, der skal rejse frem og tilbage mellem afdelinger. Dette vil ødelægge diagrammet.
Trin 3. Opret et rutediagram
Inden du begynder at designe et rutediagram med software, skal du tegne det på et stykke papir. Placer udkastet fra toppen, og udvid diagrammet under det.
- De fleste flowdiagrammer fungerer på grundlæggende binære principper. På det tidspunkt, hvor variationprocessen finder sted, præsenteres læseren for et Ja eller Nej -spørgsmål (aka ja eller nej). Svaret vil guide læseren til det passende koncept.
- Brug forskellige former til at repræsentere forskellige typer af begreber eller beslutninger. Tilføjelse af visuelle tegn vil hjælpe læsning og forståelse.
Trin 4. Isolér komplekse processer
Hvis områderne i rutediagrammet bliver for tætte, skal delprocesserne opdeles i et nyt rutediagram. Tilføj boksen som en delprocesreference i det originale rutediagram, og lad læseren vende tilbage, når de går gennem det udvidede afsnit.
Metode 2 af 3: Oprettelse af et rutediagram i Excel
Trin 1. Lav et gitter
Excel -regneark er som standard formateret til at have celler, der er bredere end de er høje. For at gøre det ensartet skal du indstille cellestørrelsen til kvadrat. For at gøre dette skal du klikke på knappen Vælg alle celler i øverste venstre hjørne af regnearket.
- Højreklik på hver kolonneoverskrift og vælg Kolonnebredde i menuen. Indtast 2.14 i feltet, og tryk på Enter. Dette vil gøre alle cellerne til en perfekt firkant.
- Aktiver Snap to Grid i menuen Juster på fanen Layout eller sidelayout. Dette vil få det oprettede objekt til at ændre størrelsen, så det passer ind i gitteret og skabe en ensartet form.
Trin 2. Juster margenerne
Hvis du eksporterer regnearket til Word eller et andet program, skal du sørge for, at margenlinjerne er justeret. Brug menuen Margener på fanen Sidelayout eller Layout til at justere margenerne, så de matcher diagrameksporterende software.
Du kan justere dokumentets retning (stående eller liggende) ved hjælp af menuen Orientering på fanen Layout. Et rutediagram, der går fra venstre mod højre, skal være i liggende format
Trin 3. Opret formen
Klik på fanen Indsæt, og vælg menuen Figurer. Vælg den form, du vil oprette, og tegn derefter boksens størrelse med musen. Når du har oprettet en form, kan du ændre dens farve og linjestil ved hjælp af værktøjerne på fanen Format, der åbnes.
Trin 4. Tilføj tekst
Hvis du vil føje tekst til en figur, skal du klikke på midten af figuren og begynde at skrive. Du kan indstille skrifttype og stil fra fanen Startside. Sørg for, at teksten er kort og kortfattet, og sørg for, at den er let at læse.
Trin 5. Forbind alle formerne
Åbn menuen Figurer fra fanen Indsæt. Vælg den stil, der passer bedst til dine behov. Hold musen over den første form. Du vil se en lille rød boks for enden, der angiver, hvor linjerne kan forbindes.
- Start linjen i den røde firkant, og træk den til den anden form.
- Røde kasser vises på den anden form. Placer slutpunktet på linjen i en af boksene.
- Alle former er nu forbundet. Hvis du flytter formen, forbliver linjerne forbundet og justeres til den rigtige vinkel.
- Tilføj kommentarer til forbindelseslinjen ved at indtaste tekstboksen, der er tilgængelig på fanen Indsæt.
Trin 6. Download en skabelon
I stedet for at oprette et rutediagram fra bunden kan du bruge en række Excel -skabeloner og guider, der er tilgængelige gratis eller betalt for på internettet. De fleste af disse skabeloner sparer dig tid på kortlægning.
Metode 3 af 3: Oprettelse af et rutediagram i Word
Trin 1. Indsæt et lærred
Den nemmeste måde at oprette et rutediagram i Word på er først at oprette et lærred. Med et lærred er du friere til at arbejde med tegneformer og tillader nogle funktioner, der normalt ikke er tilgængelige, såsom forbindelseslinjer.
Klik på fanen Indsæt. Vælg menuen Figurer, og klik derefter på New Drawing Canvas nederst i menuen. En prikket lærredslinje vises i dit dokument. Du kan justere lærredets størrelse ved at ændre dens vinkel
Trin 2. Aktiver gitteret
Med et gitter kan du skabe en ensartet form. For at aktivere det skal du klikke på lærredet for at gøre det aktivt. Klik på Juster på fanen Format, og vælg derefter Gitterindstillinger. Marker afkrydsningsfelterne for at få vist gitterlinjer og justere former.
Trin 3. Opret formen
Vælg det fane Indsæt på det aktive lærred, og klik på menuen Figurer. Vælg den form, du vil tilføje. Brug musen til at tegne en form af den ønskede størrelse. Når du har oprettet en form, kan du ændre dens farve og linjestil ved hjælp af værktøjerne på fanen Format, der åbnes.
Trin 4. Tilføj tekst
Hvis du vil føje tekst til en form i Word 2007, skal du højreklikke på den og vælge Tilføj tekst fra menuen. For Word 2010/2013 skal du bare klikke på formen og begynde at skrive den. Du kan indstille skrifttype og stil fra fanen Startside.
Trin 5. Forbind formerne
Åbn menuen Figurer fra fanen Indsæt. Vælg den stil, der passer bedst til dine behov. Hold musen over den første form. Du vil se små bokse vises i enderne, der angiver, hvor linjerne kan forbindes.
- Start en linje inde i boksen, og træk den derefter til den anden form.
- Små firkanter vises i kanterne af den anden form. Placer slutpunktet på linjen i en af boksene.
- Alle former er nu forbundet. Hvis du flytter formen, forbliver linjerne forbundet og justeres til den rigtige vinkel.
- Tilføj kommentarer til forbindelseslinjen ved at indtaste tekstboksen, der er tilgængelig på fanen Indsæt.
