At skrive et forslag til ledelsen kan udføres, når du vil foreslå forbedringer af arbejdsprocedurer, foreslå måder at spare på, give oplysninger om overskudsmuligheder eller foreslå ændringer. Hvis du vil skrive et forslag til virksomhedsledelse, skal du tage dig tid til at indsamle de nødvendige oplysninger. Diskuter ideer med kolleger for at finde ud af, hvad de synes, og behandle ledelse klogt.
Trin
Metode 1 af 2: Design af et forslag
Trin 1. Definer den idé eller det problem, der skal behandles i forslaget, f.eks. Forbedring af arbejdsgangen eller reducering af omkostninger
Generelt kan du visualisere ideer klart. Men hvis du vil løse et problem eller stille et forslag til noget vigtigt, skal du være meget opmærksom på alt, der er relateret.
Trin 2. Gør din research, og tjek den aktuelle situation, før du skriver et forslag
Diskuter med relevante parter, f.eks. Kolleger, ledere eller kunder. Se efter oplysninger om konkurrenter, og se hvordan de fungerer.
Hvis du f.eks. Synes, at forplejningen på kontoret skal ændres, skal du først tale med køkkenpersonalet. Har de arbejdet andre steder med forskellige cateringudbydere? Hvad synes dine kolleger? Det kan være, at din utilfredshed ikke er et kvalitetsproblem, men bare en smagssag
Trin 3. Skriv en beskrivelse af problemet
Start forslaget med at forklare de nuværende forhold. Inkluder alle relevante fakta, såsom gerningsmand, dato og sted. Når du skriver et åbningsforslag, skal du ikke træffe domme. Forklar forholdene i henhold til virkeligheden.
For eksempel "PT Sukses Maju har brugt fru Nyengirs cateringtjenester i 7 år. Men den tilgængelige hovedmenu falder gradvist fra fem menuer til to. Tilgængeligheden af vegetariske menuer påvirkes også. Faktisk på visse dage, vegetariske menuer er ikke tilgængelige. tilgængelige."
Trin 4. Efter at have beskrevet problemet, skal du nedskrive den løsning, du vil foreslå, og trinene til at implementere den
Start med at skrive kernen i løsningen, og beskriv, hvad du fandt ud fra dine observationer.
For eksempel: "Efter min mening bør PT Sukses Maju lede efter en ny cateringudbyder. PT Fast Bangkrut bruger flere andre cateringtjenester. Catering Fru Sisca Soewitomo og hr. Rudi Chaeruddin giver flere menuer til konkurrencedygtige priser. Desuden fordi catering Hr. Rudi Chaeruddin leverer menuer vegetarisk, vegansk og glutenfri hver dag, forplejningen er mere i overensstemmelse med virksomhedens behov. Forplejning til fru Sisca Soewitomo kan også ses, selvom den vegetariske menu på cateringfirmaet ikke er så varieret som hos hr. Rudi Chaeruddins cateringfirma. Ifølge en medarbejderundersøgelse fra 2011 er 40% af medarbejderne i PT Sukses Maju vegetarer, 10% er veganer og 2% skal spise en glutenfri diæt."
Trin 5. Opret en implementeringsplan
Forklar hvert trin, der skal tages, og tid og omkostninger. Skriv ned, hvad du ved, og hvad du stadig skal lære. Overvej at skrive trinene i form af en liste, og forklar dem derefter detaljeret. Overdriv ikke ændringerne. Glem dog ikke at forklare de mulige resultater af disse ændringer.
For eksempel, "For at bruge en anden catering -service skal virksomheden: 1. opsige kontrakten med fru Nyengir. 2. bede cateringfirmaen fru Sisca Soewitomo og hr. Rudi Chaeruddin om at lave en smagstest. 3. Vælg en af cateringfirmaerne 4. Underskriv en kontrakt med den valgte cateringfirma. De nødvendige forplejningsgebyrer er ikke meget forskellige fra cateringbetalingerne til fru Nyengir. Så længe virksomheden opfylder sine kontraktlige forpligtelser med fru Nyengir, vil virksomheden ikke blive straffet. Hvis medarbejderne foretrækker den tilbudte mad, vil de desuden være mere tilfredse med arbejdsforholdene."
Trin 6. Skriv eventuel modstand mod din plan ned
Bliver din plan afvist af nogle medarbejdere? I dette tilfælde kan nogle medarbejdere lide smagen af fru Nyengirs madlavning. Eller hvis du foreslår en produktide, kan du overbevise de relevante agenturembedsmænd om, at det nye produkt er sikkert at bruge? Skriv ned trin, du kan tage for at overbevise andre om dit projekt.
Trin 7. Efter at have skrevet trinene, skal du skrive det nødvendige materiale eller de nødvendige menneskelige ressourcer ned
Skriv også ned den tid, det vil tage at gennemføre ændringerne, fordi tid er penge. Lav en simpel tjekliste. I tilfælde af eksemplet ovenfor kan du oprette en liste som følger:
Nødvendige ressourcer: underudvalg til evaluering af forplejning (4 personer fra forskellige sektioner), 2 timer til smagstest og 3 timer til rapportskrivning
Trin 8. Afslut forslaget ved at omskrive de ændringer, du vil foretage, og deres vigtigste fordele
Omskriv dine tre hovedpunkter, og lav derefter en afsluttende sætning. Tænk på slutningen af forslaget som et resumé. For eksempel:
- "Som tidligere forklaret har fru Nyengirs forplejning gradvist reduceret hovedmenuen, der er tilgængelig i løbet af de sidste 7 år. Catering fru Sisca Soewitomo og hr. Rudi Chaeruddin tilbyder en mere varieret menu til konkurrencedygtige priser. Derfor foreslår jeg PT Sukses Maju at gøre denne. smagstest og vælg en ny cateringfirma til virksomheden. Med denne nye cateringforretning forventes medarbejdertilfredsheden at stige, og medarbejderne vil være mere tilbøjelige til at blive."
- Angiv eventuelle, kvantitative eller økonomiske fordele ved ændringen.
- Forklar de kvalitative fordele ved forandring. Nogle gange kan fordelene ved forandring ikke måles ved tal eller fakta. Hvis din foreslåede ændring vedrører medarbejderlykke, forklar det. Kvalitativ forandring kan være lige så værdifuld som kvantitativ forandring.
Metode 2 af 2: Deling af forslaget
Trin 1. Få en kollega til at læse og give feedback på dit forslag
Han er muligvis enig i dine foreslåede ændringer. Hvis han ikke er enig, så overvej hvorfor. Hvis årsagerne er gyldige og påvirker dit forslag, skal du være forberedt på at revidere det. Du kan også tilføje din partners uenighed i kolonnen "Uenighed", hvis du forstår tanken, men ikke er enig.
Trin 2. Efter at have oprettet et forslag og bedt kollegerne om feedback, skal du gennemgå forslagets forløb, grammatik, nøjagtighed og ordtælling
Lav ikke et forslag, der er for langt, så dit forslag bliver bemærket af lederen. Kom med et forslag, der er 1-2 sider langt, hvis det er muligt.
Trin 3. Når forslaget er klart, ved du, hvem det skal indsendes til, og send derefter forslaget
I nogle virksomheder er beslutningstagerne klare, men andre har en mere flydende struktur, der gør det svært at vide, hvem de skal kontakte. Kig på virksomhedens baggrund for at finde ud af, hvem du skal sende et forslag til.
