Microsoft Excel har forskellige funktioner, og en af dem genererer rapporter automatisk. Du kan oprette interaktive regneark for at forenkle processen med at indtaste data for andre i projektmappen, samtidig med at rapporten genereres. Begge disse funktioner kræver tilstrækkelig viden om Visual Basic. Trinene til at udføre begge opgaver er beskrevet nedenfor.
Trin
Metode 1 af 2: Oprettelse af et interaktivt regneark
Trin 1. Bestem layoutet på regnearket
Layoutet af regnearket skal udføres, så andre kan finde de felter, der er nødvendige for at indtaste data.
Regnearklayouter kan lægges vandret eller lodret. De fleste brugere finder det lettere at arbejde med et lodret layout, især hvis regnearket udskrives
Trin 2. Opret tekstetiketter til regnearket
Skriv en etiket øverst i hver kolonne, og til venstre for hver celle i den kolonne, du planlægger at bruge som dataindtastning.
Trin 3. Tryk alt="Image" og F11 -tasterne sammen
Denne tastekombination åbner Microsoft Visual Basic -editoren.
Trin 4. Dobbeltklik på "Denne projektmappe" i ruden "Projekt-VBA-projekt" øverst til venstre
Et vindue til at skrive kode vises i hovedafsnittet i editoren.
Trin 5. Vælg "Procedure" i menuen Indsæt
Dialogboksen Tilføj procedure vises.
Trin 6. Indtast navnet på proceduren i feltet Navn
Indtast et meningsfuldt navn for proceduren, f.eks. "SumExpenses", hvis regnearket bruges til at rapportere rejseudgifter. Klik på OK for at lukke dialogboksen.
- Procedurnavne må ikke indeholde mellemrum, men kan bruge en understregning (_) til at erstatte mellemrum.
- Når dialogboksen Tilføj procedure lukkes, vises en linje med navnet "Offentlig under" efterfulgt af navnet på proceduren. Under denne linje er et mellemrum og ordene "End Sub."
Trin 7. Indtast koden for hvert inputfelt i regnearket
Du skriver to kodelinjer for hver post.
- Den første kodelinje er i form af "Range (" cellname "). Vælg", "cellname" repræsenterer cellen, hvor input er indtastet. Udfyld navnet på cellen, der er umiddelbart til højre for tekstetiketten. Hvis tekstetiketten er i celle A2, er feltet til indtastning celle B2 (område ("B2"). Vælg). Anførselstegnene før og efter cellenavnet er stadig skrevet på dette stadie, men er ikke længere inkluderet i den komplette kodeerklæring.
- Koden i den anden linje er "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" repræsenterer den tekst, der vises for at underrette brugeren om den type data, der skal indtastes i inputcellen. For eksempel, hvis inputcellen vil blive fyldt med madudgifter, skal du erstatte "InputPrompt" med "Angiv samlede udgifter til måltider, herunder tip." (Anførselstegnene for inputinstruktionsteksten er stadig inkluderet, mens anførselstegnene før og efter kommandoen ikke skal skrives.)
Trin 8. Indtast koden for hvert beregningsfelt
Igen er de to anvendte linjer de samme som før, men denne gang er ActiveCell. Value en beregning af en numerisk funktion, for eksempel SUM, hvor funktionen InputBox -funktion bruges til at vise inputinstruktioner.
Trin 9. Tilføj en kodelinje for at gemme dit interaktive regneark
Formatet er "ActiveWorkbook. SaveAs Filnavn: =" Filnavn.xls "." Filnavn "er navnet på det interaktive regneark. (Anførselstegnene før og efter" Filnavn.xls "forbliver skrevet, mens anførselstegnene for alle kommandoer er ikke påkrævet.)
Hvis du bruger Microsoft Excel version 2007 eller nyere, skal du bruge ".xlsx" i stedet for ".xls". Hvis der er interaktive regnearksbrugere med Excel 2003-version og derunder, vil de imidlertid ikke kunne bruge regnearket uden et plug-in til læser
Trin 10. Tryk på alt="Image" og Q -tasterne samtidigt
Visual Basic -editoren lukker.
Trin 11. Tryk på alt="Image" og F8 -tasterne samtidigt
Dialogboksen Makro vises.
Trin 12. Klik på procedurnavnet på listen Makroer
Hvis den oprettede procedure er den eneste på listen, vælges den automatisk.
Trin 13. Klik på knappen Indstillinger
Du bliver bedt om at indtaste et tastaturtegn, der skal bruges som en genvej med Ctrl -tasten. Vælg et meningsfuldt bogstav, der ikke er blevet brugt som genvejstegn, f.eks. "E" for "indtastning".
Trin 14. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen Makroindstillinger
Nu kan du distribuere interaktive regneark til brugerne. Efter at have åbnet det kan brugeren bruge genvejstasterne til at indtaste poster og følge instruktionerne, du har oprettet for at udfylde dataene.
Metode 2 af 2: Automatiser rapportgenerering
Trin 1. Opret en rapport i en pivottabel
Pivottabeller er designet til at opsummere data, så du kan sammenligne tal og identificere tendenser. Pivottabellen skal vedrøre data, der er i en af databehandlerne eller importeret fra en bestemt database.
Trin 2. Skriv et Visual Basic -script for at åbne og lukke rapporten
Scriptet skal kunne udføre de forskellige funktioner, der er anført nedenfor. Hver funktion vil blive beskrevet efterfulgt af koden angivet i parentes for at implementere den. Når du skriver den faktiske kode, skal du skrive den i en enkelt blok og erstatte navnet i eksemplet med din egen og ikke medtage parenteser i begyndelsen og slutningen af kodeeksemplet.
- Åbn regnearket i skrivebeskyttet tilstand. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Genindlæs dataene og gem rapporten, i dette eksempel gemmes de som en PDF med datotekst. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Right ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] Hvis outputdokumentformatet er et andet, skal du erstatte ".pdf" -formatet med den korrekte forlængelse som ønsket.
- Luk regnearket uden at gemme det, og luk derefter Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Brug ".xlsx" i stedet for ".xls" i slutningen af regnearket, hvis regnearket er gemt i Excel 2007 og et senere XML-baseret format.
Trin 3. Skriv et batch -script for at starte Visual Basic -scriptet
Formålet med at skrive scriptet er, så Visual Basic -scripts kan køre automatisk. Uden batch -script skal VB -scripts køres manuelt.
Scriptet er skrevet i følgende format og erstattet med dit eget mappenavn og filnavn for navnet i dette eksempel: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Trin 4. Skriv et batch -script for at sikre, at outputfilen eksisterer, som den er oprettet
Dit script skal udføre nedenstående funktioner. Hver funktion vil blive fulgt af koden, der er angivet i parentes for at implementere den. Når du skriver den faktiske kode, skal du skrive den i en enkelt blok og erstatte navnet i eksemplet med det navn, du har brug for, og inkluder ikke parenteser i begyndelsen og slutningen af prøvekoden.
- Kontroller, om der er en outputfil. [For /f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') do set rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Hvis outputfilformatet ikke er PDF, skal du erstatte ".pdf" med den relevante udvidelse.
- Hvis outputfilen/rapporten findes, skal du sende den som en e -mail til den person, der har brug for den. [Hvis der findes / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Planlagt rapport -m Rapport %% rapport%er vedhæftet. -A / pdfloc \%rreport%-s din server: port -xu brugernavn -xp adgangskode)]
- Hvis outputfilen/rapporten ikke findes på det angivne sted, skal du oprette en procedure, så den kan sende dig en besked om, at leveringen mislykkedes. [Ellers (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Rapporten kørte ikke -m fil % rreport % findes ikke i / pdfloc / -s din server: port -xu brugernavn -xp adgangskode)]
Trin 5. Sørg for, at "Desktop" -mappen er på computeren
Du skal kontrollere eksistensen af mappen Desktop for både 32-bit og 64-bit systemer. Ellers skal Excel og regnearket åbnes manuelt.
- 32-bit systemplacering: c: / windows / system32 / config / systemprofil
- 64-bit systemplacering: c: / windows / syswow64 / config / systemprofil
Trin 6. Planlæg opgaver for at køre scripts efter behov
Batch -scripts skal udføres sekventielt og kontinuerligt, selvom ingen bruger computeren. Privilegier skal indstilles til den højest mulige indstilling.
