Skriftlige politikker og procedurer skitserer organisationens retningslinjer, regler, fokus og principper. Generelt er politikker og procedurer inkluderet i manualer, der er oprettet til medarbejdere. Hvordan man skriver forretningspolitikker og procedurer afhænger af virksomhedens mål.
Trin
Del 1 af 5: Oversigt over forretningsmål
Trin 1. Lav en liste over mål
Som leder eller virksomhedsejer kender du virksomhedens mål. Overvej ting som salgsmål, medarbejder- og ledelsesmål og den forretningsposition, du forventer at være i de næste par år.
- Prøv at sætte mål, der ikke kun er specifikke, men også kan opnås og værd at stræbe efter. Sæt f.eks. Økonomiske mål, der er inden for rækkevidde, og sæt mål for medarbejdernes præstationer, der kan opnås ved at følge de politikker og procedurer, du vil opstille.
- Når du har sat dine mål, skal du sørge for at være klar til at forpligte dig som virksomhedsejer eller leder. Fastsættelse af mål er et vigtigt første skridt i udviklingen af politikker og procedurer. Så er det ikke mindre vigtigt at overholde.
Trin 2. Skriv en liste over job og procedurer ned
Tænk over de daglige begivenheder og opgaver i din virksomhed. Skriv ned hvert job, der skal udføres hver dag, så forretningen kører gnidningsløst.
Overvej følgende: Hvilke opgaver kræver formel beskrivelse eller retning? Hvilke procedurer skal udføres konsekvent på samme måde? I stedet for at fokusere på manuelt arbejde, der ikke kræver meget instruktion, skal du fokusere på større opgaver
Trin 3. Liste over mulige problemer og løsninger
Der laves politikker for at sikre, at alt kører problemfrit, og at medarbejdere og ledere har standarder for ydeevne. Tænk på de problemer, der kan opstå i mangel af en politik. På den måde kan du tænke på de politikker, du har brug for.
Når du tænker på et potentielt problem, skal du kigge efter et hurtigt overblik over, hvordan du løser eller retter problemet. Tænk på spørgsmål omkring de daglige forretningsaktiviteter, såsom økonomi, interaktioner mellem medarbejdere og kunder og medarbejderadfærd og holdninger
Del 2 af 5: Skrivning af forretningspolitikker
Trin 1. Liste over politikkategorierne
Efter at have overvejet de forskellige mulige problemer, der skal løses med politikken, skal du overveje kategorierne for hver. Brug f.eks. Kategorier som sikkerhed, planlægning, adfærd, løn, fordele, ferie eller orlov og diskrimination.
Senere ved udarbejdelsen af manualen hjælper de politikker, der allerede er opdelt i kategorier, dig med at organisere manualen og dens sektioner. Kategorier hjælper dig også med at beslutte, hvad der er vigtigst, og kan opdele dem mere detaljeret
Trin 2. Brug omridsformatet til at opdele de forskellige politikker under hver kategori
Skabelonen lader dig grave dybere ned i aspekter af hver politik eller kategori og tilføje vilkår og specifikationer, efterhånden som du følger med. Brug tal til at sortere hver sektion eller kategori.
Start med en kort oversigt. Efter at have skrevet alle de første ideer ned, kan du gå tilbage til konturen og tilføje eller udvide, når du ændrer
Trin 3. Tænk på passende konsekvenser for overtrædelser af politikken
Politikker gør det muligt for virksomheder at fungere korrekt og fungerer også som standarder, som medarbejdere og ledelse skal overholde. Politikker fungerer også som skriftlige dokumenter, der beskriver, hvordan politiske spørgsmål eller overtrædelser skal behandles. Dette er især vigtigt, når og hvis der er behov for handling for at løse problemet.
Når de er skrevet i officielle dokumenter, kan politikker dække medarbejdernes og virksomhedens juridiske rettigheder og forpligtelser. Politikken indeholder oplysninger om beskæftigelsesrettigheder for mennesker med handicap, skatter og forbud mod diskrimination og chikane på arbejdspladsen. Sørg for at indtaste oplysningerne i henhold til gældende lov
Trin 4. Fastlæg en klar politik for afskedigelse
Hvis du skal afskedige en medarbejder for at overtræde en politik, er det denne skriftlige politik, der vil tjene som bevis, hvis medarbejderen mener, at han blev uretfærdigt fyret. Sørg for at dedikere et afsnit til at diskutere reglerne for afskedigelse.
Du bør også oprette en ansættelsespolitik. For eksempel baggrundstjek, før en kandidat er ansat, eller en prøveperiode, efter at en medarbejder er rekrutteret, og før han bliver fast ansat. Sørg for at oprette og skitsere klare vilkår
Trin 5. Brug klart aktivt sprog
Skriv alle politikker klart på en sådan måde, at de ikke bliver misfortolket eller misforstået. Hvis der er en anden fortolkning, kan du overveje at omskrive den til et andet sprog.
Skriv f.eks. Ikke "Yderligere sygefravær kan ydes under visse omstændigheder." Skriv i stedet "Yderligere sygefravær godkendes kun med den eksplicitte tilladelse fra den vagthavende leder."
Del 3 af 5: Skriveprocedurer
Trin 1. Bestem, hvilke job der kræver detaljerede procedurer
Ikke alle job eller hændelser kræver detaljerede instruktioner. Prioriter opgaver eller procedurer, der skal udføres konsekvent, såsom lønning eller planlægning.
Overvej følgende spørgsmål, når du beslutter, hvilke procedurer der kræver detaljer: Var proceduren lang eller kompliceret? Hvad er konsekvenserne, hvis der er en fejl i implementeringen? Er der foretaget nogen vigtige ændringer for nylig? Kræver denne procedure vigtige eller omfattende dokumenter? Er medarbejderne ofte forvirrede over proceduren?
Trin 2. Saml de nødvendige oplysninger til hver procedure
Inden du beskriver proceduren, skal du kende alle trinene og deres aspekter. Overvej medarbejdernes spørgsmål, der er dukket op, og eventuelle problemer, du måtte have stødt på.
Selvom du har alle oplysninger, skal du stadig holde dig til det grundlæggende i selve proceduren. Tænk over, hvad læsere eller medarbejdere har brug for for at forstå og udføre proceduren
Trin 3. Brug alle oplysninger til at skrive en klar procedure
Brug det aktive sprog. Prøv at undgå lange og overflødige ord. Sørg for, at du ikke bruger sprog, der er svært at forstå, herunder jargon, som medarbejderne måske ikke kender.
For eksempel, i stedet for at skrive "Medarbejdere revet lønkvitteringer skal opbevares i den finansielle fil", skal du bruge følgende sprog "Opbevaring af revet lønkvitteringer i den finansielle fil."
Del 4 af 5: Forståelse af lovlighed
Trin 1. Indtast et afsnit om politikken mod forskelsbehandling
Alle virksomhedsejere skal overholde politikkerne mod forskelsbehandling, der er fastsat af regeringen. Sørg for at medtage oplysninger om politikken sammen med forventninger om, at alle medarbejdere overholder den.
Oplysninger om lige beskæftigelsesmuligheder bør også indgå i politikken samt loven om retten til arbejde for personer med handicap og politikken om chikane
Trin 2. Sørg for, at din politik er lovlig
Du skal sikre, at alle udarbejdede politikker er fair og i overensstemmelse med loven. Der er mange ressourcer, du kan bruge til at finde ud af, om din politik er i overensstemmelse med gældende lov.
Du kan også bede juridisk rådgiver om at undersøge de politikker, du har udarbejdet, før du anvender dem på medarbejdere. Som virksomhedsejer er det meget fordelagtigt at have en juridisk rådgiver, du regelmæssigt kan konsultere
Trin 3. Bed medarbejderne om at underskrive udkast til politikker og procedurer
Nye medarbejdere bør blive bedt om at acceptere og underskrive politik- og procedurdokumenterne og have en kopi til reference. Desuden skal alle ændringer underskrives af alle medarbejdere. Dette er for at sikre, at de alle er bundet af politikken, hvis der i fremtiden skal foretages juridiske handlinger fra begge parter.
Mindreårige kan ikke lovligt indgå kontrakter. Hvis du ansætter medarbejdere under 18 år, skal du sørge for at have skriftlig tilladelse fra en værge til at indgå en kontrakt, da forælderen eller værgen lovligt kan opsige kontrakten
Del 5 af 5: Udarbejdelse af manualen
Trin 1. Arranger oplysningerne i en logisk rækkefølge
Start med de større punkter, følg derefter med de mindre. For eksempel, i stedet for at starte med kompensationskategorien, skal du starte manualen med ansættelsesprocessen eller kvalifikationskategorien.
- Overvej at åbne en manual med en beskrivelse af virksomhedens mål, som du skitserede tidligere. Skriv et klart, samlet afsnit eller to, der opsummerer manualen, hvad medarbejdere kan forvente af virksomheden, og hvad virksomheden forventer af medarbejdere.
- Brug omridset til at oprette underkategorier i manualen. Lav en indholdsfortegnelse, når du er færdig, så hver enkelt information er let at finde.
Trin 2. Brug et billede, diagram eller diagram
Der er mennesker, der er mere visuelle, så diagrammer, diagrammer eller billeder i manualen kan hjælpe forskellige typer medarbejdere med at forstå begreber. Billeder kan forenkle procedurer og politikker.
For eksempel kan du oprette et diagram eller en tabel, der viser forskellige titler og deres opgaver. Du kan også bruge en tabel med spørgsmål og svar, som medarbejderne kan bruge som reference, hvis det er nødvendigt
Trin 3. Tilvejebring manualer, så alle medarbejdere har let adgang
Ideelt set modtager nye medarbejdere en kopi af manualen, når de ansættes, og gamle medarbejdere modtager en ny kopi, når der er en revision. Overvej at få alle medarbejdere til at underskrive en kontrakt om, at de forstår alle de punkter, der er beskrevet i manualen, og accepterer den.
