I 2013 viste det sig, at omkring 78.000 ansatte i USA havde stjålet omkring 55 millioner dollars fra deres arbejdsgivere. Dataene tager kun højde for detailhandelsmedarbejdere. Denne tendens med kontortyveri er ikke uden ofre. Virksomheder og lokalsamfund, der betjenes af disse virksomheder, vil tabe, fordi virksomheder med reduceret overskud bliver tvunget til at hæve priserne, så forbrugerne bliver påvirket. Heldigvis er der måder, hvorpå alle virksomheder, fra de laveste medarbejdere til virksomhedsejere, kan fange uærlige medarbejdere og stoppe tyveri på arbejdspladsen.
Trin
Metode 1 af 3: Fange uærlige medarbejdere som tilsynsførende
Trin 1. Saml alle beviser for tyveri omhyggeligt
For at fange en tyv på arbejde skal du have oplysninger. Så snart der foretages en søgning, skal du indsamle oplysninger, der kan hjælpe dig med at finde ud af, hvornår, hvor og hvis det er muligt, omkring hvem tyveriet fandt sted.
-
Data, du måske ønsker at indsamle, omfatter:
- Den nøjagtige dato og tidspunkt for tab af penge/varer;
- Start- og slutbalance i hvert kasseapparat (i tilfælde af tyveri af penge);
- Samlet lager og salg (i tilfælde af tyveri af varer);
- Navn på den medarbejder, der var på arbejde, da tyveriet opstod;
- Få adgang til kortstrygningsdata, når det er muligt;
- Medarbejderudgiftsrapporter; og
- Noter om brug af udstyr.
- Hvis du ikke har oplysningerne, skal du starte optagelsen, når du har mistanke om tyveri. Optagelse er normalt nok til at forhindre fremtidige tyverier, men hvis tyveriet vedvarer, vil du være bedre forberedt på at fange en tyv.
Trin 2. Find fejlene i noterne
Tag et kig på dine noter, og find noget, der ikke ser ud til at være fornuftigt, eller eventuelle huller, hvor penge eller genstande kan gå tabt. Jo bedre din bogføring er, desto mere sandsynligt er det, at du finder tegn på tyveri.
Når du f.eks. Tjekker lageroptegnelser, kan du bemærke, at de 20 smartphones i begyndelsen af dagen var faldet til 10, men kun 9 blev solgt. Resultaterne af disse beregninger er bestemt et spørgsmålstegn, og du bør undersøge
Trin 3. Vær opmærksom på kasseapparatets funktion
Medarbejdere, der stjæler fra kasseapparater, bruger normalt forskellige taktikker til at dække deres spor, normalt ved hjælp af bestemte funktioner for at få en chance for at stjæle. For eksempel kan en uærlig medarbejder bruge kasseapparatets ikke -salg -funktion til at stjæle. Når en køber giver penge, indtastes en salgsordre i kasseapparatet, så maskinen åbner. Medarbejdere vil give penge til kunder og tage penge fra kasseapparatet. Kunden ville ikke have mulighed for at kende denne snedighed, og salget ville heller ikke blive registreret.
-
De kasseapparatfunktioner, som du skal være opmærksom på, omfatter:
- Intet salg
- Tilbagebetale
- $ 0 salg
- Rapporter (uærlige medarbejdere kan lomme det provenu af salg, der opstår, når kasseapparatet udskriver rapporten).
- O'Dell Restaurant Consulting har en omfattende guide, der indeholder almindelige tyveritricks til medarbejdere, og nogle af dem udnytter de særlige funktioner i kasseapparatet. Læs guiden på dette link. Mens linket fokuserer på restauranter, gælder mange af de tricks, der er nævnt i guiden, også for mange andre områder, herunder detailhandel.
Trin 4. I tilfælde af tyveri af penge, foretag beregningen af penge i kasseapparatet
En af de mest almindelige måder at håndtere tyveri af penge på er at få medarbejderne til at tælle pengene i kassen i begyndelsen af skiftet, og tælle dem tilbage ved skiftets afslutning. Beregningsresultaterne vil blive sammenlignet med salgsrapporten. Systemet er relativt let at implementere, og selvom det ikke er garanteret at stoppe tyveri af penge fra kasseapparatet, kan åbenbart tyveri let fanges.
-
Brug af standardborde vil gøre det lettere for ejere og tilsynsførende at implementere dette system. Medtag følgende rækker i tabellen:
- Begyndende balance
- Kontant salg
- Kreditkort/check salg
- Samlet salg
- Afsluttende balance
Trin 5. Brug om muligt data fra videooptagelser
Hvis din virksomhed har et CCTV -sikkerhedssystem, skal du se på optagelserne for at finde beviser for tyveri, især hvis kameraet peger på et tyveri, f.eks. Et kasseapparat. Brug disse oplysninger til at indsnævre tidspunktet og stedet for hændelsen, og vent derefter på latente tegn på tyveri, såsom:
- Medarbejderhænder flytter penge fra kasseapparat til lomme.
- Penge, der flyttes fra kasseapparatet til spidsholderen.
- Mærkelige vaner i kasseapparatet (f.eks. Kan en uærlig medarbejder markere kasseapparatet omhyggeligt for at huske, hvor meget han stjal fra kasseapparatet, så han kunne justere regnskabet).
- Salg af varer, der flyttes til lommer, tegnebøger, tasker osv.
- Varer, der stadig kan sælges, flyttes til papirkurven.
- Uautoriseret adgang til pengebuer, pengeskabe osv.
- Besøg på kontoret uden for arbejdstiden,
Trin 6. Spørg medarbejderne en efter en
Selvom en tyv ikke vil tilstå under afhøring, kan en ærlig medarbejder muligvis give dig en anelse. Overvej at kalde medarbejdere til dit kontor for en ærlig og åben diskussion om tyveri på kontoret. Du kan spørge, om de kender nogen medarbejdere, der stjæler, eller bede dem om at hjælpe med at stoppe tyveriet. Du kan også minde dine medarbejdere om tyverirelaterede regler på dit kontor.
- Bed medarbejderne om at tale en efter en i dit værelse. Dine medarbejdere kan føle sig mere sikre, hvis de ikke har at gøre med andre medarbejdere.
- Du vil måske også gerne tale med så mange medarbejdere som muligt, endda alle medarbejdere, hvis det er muligt. Så hvis den medarbejder, der stjal, blev fyret, ville det være svært for ham at vide, hvem der lækkede oplysninger om hans adfærd.
Trin 7. Overvej at foretage en intern revision ved hjælp af en tredjeparts efterforsker
Ejere og vejledere er ikke alene om at håndtere problemet med tyveri på kontoret. Mange uafhængige konsulenter og efterforskere om kontorsikkerhed og tyveriforebyggelse kan hjælpe dig. Selvom omkostningerne er for høje til en lille hændelse, vil tyveriet fortsætte og blive et stort problem, hvis denne tyveri er meget betydningsfuld.
Intern revision er meget nyttig, når der opstår svig på regnskabsplan. Bogholderimedarbejdere kan stjæle ret meget fra en virksomhed uden at blive fanget, så eksterne revisorer kan være meget hjælpsomme
Trin 8. Konfronter tyven kun, hvis du har overbevisende beviser
Beskyld ikke eller fyr uden beviser, fordi dette kun vil demoralisere arbejdere og bevise, at du kan fyre vilkårligt, især hvis det senere er bevist, at den medarbejder, du fyrede, ikke stjal. For at undgå dette skal du vente, indtil du kan bevise tyveri, før du skyder.
Desuden, hvis du fyrer en uskyldig medarbejder, og medarbejderens kontrakt indeholder en stillingssikkerhedsklausul, vil dine handlinger omfatte uberettiget afskedigelse, hvilket kan resultere i retsforfølgelse. Imidlertid giver de fleste ansættelseskontrakter i USA dig mulighed for at fyre en medarbejder til enhver tid, enten uden grund eller uden grund
Metode 2 af 3: Beskyttelse af virksomheder mod tyveri
Trin 1. Opret et anonymt feedback -system
Hvis du vil frigøre kontoret for dårlige medarbejdere, skal du hjælpe gode medarbejdere med at gøre det. At have et anonymt feedback -system gør det mere sikkert for dine medarbejdere at rapportere tyveri eller andre forseelser på arbejdspladsen. Derudover kan dine medarbejdere også rejse bekymringer, kritik og forslag til at gøre deres arbejdsplads bedre.
-
Anonyme feedback -systemer kan implementeres på forskellige måder, for eksempel:
- Forslagsboks i et ubemærket rum (f.eks. I pauserummet), så medarbejderne kan skrive noter uden at blive bemærket.
- En e -mail -konto, der automatisk censurerer navnet på den medarbejder, der sender e -mail til denne adresse.
- Tredjeparts anonyme feedbackprogrammer, såsom 3sixty, Suggestionox osv.
Trin 2. Installer undtagelseshåndteringssoftware på dit kassesystem
Chancerne for at ansatte stjæler fra kasseapparatet vil være mindre, hvis de ved, at brugen af undtagelsesfunktionen i kasseapparatet vil blive rapporteret til chefen. Overvej software, der automatisk rapporterer undtagelser, eller kræver administratorautorisation, før der kan foretages undtagelser, for at beskytte dit kasseapparat.
- Undtagelseshåndteringsfunktioner er normalt en del af moderne kasseapparater. Hvis kasseapparatet hos din virksomhed er gammelt, kan du overveje at opgradere kasseapparatet af sikkerhedsmæssige årsager.
-
Anbefalede kasseapparater inkluderer:
- AmberPOS
- POS -forhandlere
- Lightspeed detail
- iVend detail
- NCR Counterpoint POS og Retail Management
Trin 3. Installer et videosikkerhedssystem, hvis dit kontor ikke allerede har et
For uærlige medarbejdere vil tilsyn være den højeste motivation for at stoppe med at stjæle. Placer kameraer på sårbare steder (f.eks. Kasseapparater, dyre varerområder osv.) For at reducere tyveri og give stærke beviser, når tyveri opstår.
Det er også bevist, at falske kameraer kan reducere tyveri på kontoret. Det afhænger selvfølgelig af, om dine medarbejdere ved, at det kamera, du installerer, er et falskt kamera. Imidlertid anbefales falske kameraer kun for at "styrke" visningsområdet, ikke for helt at udskifte det originale kamera
Trin 4. Overvej andre juridiske overvågningsmuligheder
Videooptagelse er ikke den eneste lovlige måde for virksomheder at overvåge medarbejdernes præstationer. En række andre overvågningsmuligheder er også tilgængelige, og deres anvendelse afhænger af, hvor alvorligt tyveriproblemet på dit kontor er. Sørg dog for, at den overvågning, du bruger, ikke overtræder nogen love i dit område eller de kontrakter, du og dine medarbejdere har indgået. Sørg også for, at dine medarbejdere er klar over den overvågning, du vil foretage, før overvågningen begynder.
-
Yderligere overvågning, du kan gøre, kan have form af:
- Internethistorik tjek;
- Scanning af kommunikation efter mistænkelige søgeord;
- Overvågning af meddelelser, e-mails, Wi-Fi-forbindelser på personlige enheder osv.
- Tilføjelse af sikkerhedsstyrker; og
- Stryg kortadgangslogning i følsomme områder.
- Det kan imidlertid være farligt at overvåge medarbejdere for tæt. Overdreven overvågning fra chefen kan få medarbejderne til at føle sig skræmte, så deres moral eroderes, især hvis dit tilsyn er meget strengere end standarderne i din forretningsgruppe.
Trin 5. Prøv at etablere et personligt forhold til hver medarbejder
De fleste virksomheder kender de tre hovedårsager til medarbejdertyveri: medarbejderen har et stort antal presserende behov, medarbejderen føler sig tilsidesat af virksomheden, og medarbejderen stjæler på grund af en mulighed. Selvom du ikke kan kontrollere den første årsag, og den tredje kan håndteres med strammere bogføring og tilsyn, er den anden et spørgsmål om følelse. Kort sagt vil medarbejdere ikke stjæle, hvis de er værdsat på arbejdet og kan lide deres chef.
-
Du kan udvikle gode relationer til medarbejderne på følgende måder:
- Chat uformelt med medarbejdere, om livet, håb osv.
- Tilbyder bonusser og belønninger for god præstation.
- Prøv at chatte, selvom det er lidt, med hver af medarbejderne.
- Overvej sociale arrangementer uden for arbejdet (ferier, familieudflugter osv.).
- Føl med medarbejdernes klager og frustrationer.
- Tænk over dette: I en undersøgelse fra 1976 svarede næsten halvdelen af respondenterne, at de stjal fra deres respektive kontorer uden at føle sig skyldige. Vær ikke en irriterende chef, så dine folk kan stjæle uden skyld, men vær en ven med dine medarbejdere, så de ikke stjæler.
Trin 6. Efter afskedigelse skal du omorganisere sikkerheden på kontoret
Selvom det er sjældent, kan medarbejdere, der er blevet fyret, stjæle fra deres gamle kontor, især hvis de stadig har nøgler, logins osv. For at undgå at dette sker skal du nulstille sikkerhedssystemet på kontoret efter at have fyret visse medarbejdere. Gør følgende, afhængigt af din virksomhedstype:
- Skift byggelåsen.
- Skift den elektroniske låsekode.
- Skift din virksomheds e-mail-kontoadgangskode, Wi-Fi-adgangskode osv.
- Hent nøglen, nøglekoden eller andre loginoplysninger for den fyrede medarbejder.
Trin 7. Prøv andre utraditionelle løsninger
Det stigende problem med tyveri har udløst kreative ideer fra forskellige virksomheder for at løse det. Selvom ikke alle følgende ideer passer til din situation, har de vist sig at være effektive til at forhindre tyveri i visse tilfælde.
- Brug klart plastaffald. Medarbejdere kan gemme stjålne genstande i skraldespanden og derefter sikre det, når de bortskaffer skraldespanden. Med klart plastaffald vil dette være vanskeligere at gøre.
- Gør det til en regel at sikre, at hver æske er jævnført inden genbrug, for at gøre det lettere at stjæle via skraldespandsmetoden, der blev diskuteret tidligere.
- Omarranger møbler, eller omorganiser kontoret for at forhindre uset plads. Hvis der ikke er noget mørkt rum, bliver det endnu vanskeligere for medarbejderne at stjæle.
- Udfør en pludselig inspektion eller revision af kasseapparater. Selvom medarbejderne ikke kan lide det, er denne metode ganske effektiv, for hvis de ved, at kassen til enhver tid kan revideres, er de mindre tilbøjelige til at stjæle.
- Giv gaver regelmæssigt. At udlevere varer, der ikke sælger godt til medarbejdere gratis, er en måde at reducere tyveri på. For eksempel, hvis ansatte på din restaurant ofte stjæler mad, så lad dem tage mad, der ikke sælger godt.
Metode 3 af 3: Hjælp med at stoppe tyveri som medarbejder
Trin 1. Hvis du opdager noget mistænkeligt, skal du kontakte din chef
Som medarbejder har du ikke magten til at skifte systemer og stoppe tyveri, men det betyder ikke, at du ikke kan hjælpe. Hvis du ser, hører eller kender til noget, der kan føre til tyveri, skal du straks kontakte din vejleder. Vær ikke tavs, for i reglerne for mange virksomheder kan stilhedsforsøg på at stjæle få dig til at trække med.
I mange virksomheder, især dem med lave medarbejdertilfredshedsniveauer eller virksomheder med stor afstand mellem topledelsen og medarbejderne, kan der være en stilhedskultur. Medarbejdere, der stjæler, forventer, at deres tyveri ikke bliver rapporteret, og kan mobbe medarbejdere, der tør gøre det. I dette tilfælde må du ikke ødelægge dit forhold til andre medarbejdere ved at rapportere deres adfærd til din chef på arbejdet. Kontakt din chef via e -mail, telefon eller anonymt herunder
Trin 2. Brug et anonymt feedback -system
Desværre er det hos nogle virksomheder en dårlig ting at have et "utæt spand" ry for at rapportere tyveri. Hvis du er fanget i denne situation, anbefales det, at du melder tyveriet anonymt. Ved at rapportere anonymt kan ledelsen håndtere tyveriproblemet, men tyven kan ikke beskylde dig for at være en whistleblower.
-
Ting du kan prøve at anmelde tyveri anonymt omfatter:
- Læg en anonym seddel under chefens kontordør;
- Skriv oplysninger i anonymt feedback system;
- Skriv en e -mail til chefen med en engangsadresse;
- Chat med chefen uden for arbejdstiden for at diskutere tyveri.
Trin 3. Indsaml oplysninger omhyggeligt, men overdriv det ikke
Hvis du ser en mulighed for at optage tyveriet med noter, fotos eller video, skal du gøre det, men vær forsigtig, når du optager det. Hvis tyven bemærker, at han bliver optaget, kan han undgå dig og gøre det svært for dig at bevise, at han er det. I værste tilfælde kan du blive mærket som en "utæt spand", og dit forhold til andre venner på arbejdet vil blive forringet.
Husk, at det i de fleste tilfælde er tilstrækkeligt at huske sted og tidspunkt for hændelsen og de involverede personer. Hvis chefen stoler på dig, og din beskrivelse matcher deres rekord, har din chef muligvis nok oplysninger til at handle, selv uden yderligere beviser
Trin 4. Undgå at beskylde impulsivt
Medarbejdere er faktisk forpligtet til at rapportere tyveri til chefen, men det er bestemt ikke tilladt at beskylde andre medarbejdere uden beviser. Desuden, selvom der er tegn på, at tyveriet blev begået af en bestemt medarbejder, bør medarbejderen ikke ydmyges foran andre medarbejdere eller kunder.
Ud over at være pinligt, når det er forkert, kan beskyldninger uden beviser også nedbringe moralen. Beskyldninger uden beviser får medarbejderne til at føle, at ledelsen når som helst kan anklage dem
Tips
Overvej at gennemse akademiske databaser for at finde videnskabelige undersøgelser og undersøgelser om tyveri på arbejdspladsen for at finde nye strategier til at forhindre tyveri. For eksempel har Google Scholar hundredvis af tidsskriftartikler om emnet, som du kan få adgang til på
Advarsel
- Prøv ikke at overvåge folk, du har mistanke om uden for arbejdet, da du vil blive set som en stalker og kunne blive retsforfulgt.
- Forsøg ikke at dømme en tyv på arbejdspladsen uden tilladelse fra din vejleder, for hvis du fejler, vil tyven føle sig overvåget, eller du kan få problemer med det. Derudover kan medarbejdere, der er fanget i at stjæle, handle impulsivt eller blive vrede og forårsage konflikt på kontoret. Denne konflikt kan reducere moralen.
