Introduktionsbreve bruges mest i forretningskommunikation til at etablere kontakt, anmode om oplysninger eller skabe et overblik over et nyt produkt eller en ny service. Generelt skriver du et introduktionsbrev til en, du ikke kender personligt, hvilket gør det lidt svært med hensyn til følelse eller stil. Du kan dog lære et par hurtige tips til at gøre dit brev lige så kortfattet, læseligt og effektivt som din ønskede introduktion.
Trin
Del 1 af 3: Skrivning af præamblen
Trin 1. Adresser dit brev til en bestemt person, når det er muligt
Et indledende brev skal rettes bedst muligt til nogen, der vil læse det. Hvis du sender til en almindelig konto eller et ansættelsesfirma og er i tvivl, er det OK at rette brevet til "Alle berørte" eller ansættelseslederen eller en bestemt titelindehaver.
Begynd dit brev med at angive din position, titel eller rolle og årsagen til at skrive brevet. Normalt behøver du ikke at inkludere dit navn i brevet, fordi dit navn står på signaturen
Trin 2. Angiv tydeligt dine mål
Du skal formidle årsagen til at skrive brevet så tidligt som muligt. Hvad vil du have? Hvorfor skrev du brevet? Hvis den slags spørgsmål nogensinde dukker op i hovedet på en chef eller virksomhed, er chancerne stor for, at dit brev endte i skraldespanden i stedet for at få et interviewopkald.
Stop jagten: "Jeg skriver for at forhøre mig om en ny finansiel supervisor" eller "jeg skriver for at beskrive en ny produktfunktion, som min virksomhed for nylig har frigivet", er virkelig effektive formålserklæringer for at være en af de første sætninger. brev
Trin 3. Opret en passende fornemmelse eller stil til brevet
Når du skriver et indledende brev, er det bedst at have en konsekvent og kompetent stil, der lyder mærkelig eller lyder for stylet eller teknisk. For et introduktionsbrev skal dit brev være professionelt, men ikke koldt eller stift. Det er nødvendigt at inkludere et element af menneskelig varme i brevet, samtidig med at det samlede indhold holdes professionelt.
- En almindelig fejl, som uerfarne forfattere laver, er desperat at forsøge at undgå forkortelser, der fører til indtryk af, at brevet er en oversættelse, ikke et skriftligt brev. Brug forkortelser/sammentrækninger, lad det lyde flydende som samtale, men stadig professionelt. Lad brevet repræsentere dig.
- Prøv ikke at lyde smart ved at erstatte almindeligt brugte ord med dem i ordbogen/ordbogen. Dette er ikke en kandidatafhandling, men et introduktionsbrev. Brug præcise og præcise ord.
Trin 4. Opret en personlig forbindelse
Forklar, hvordan du fandt ud af om jobbet, den ledige stilling eller det firma, du leder efter, og opret en forbindelse. Når du læser et introduktionsbrev, skal arbejdsgiveren eller ansættelseskoordinatoren have et klart billede af, hvem du er, hvorfor du vil have jobbet, og om du passer godt til jobbet eller ej. Hvis denne forbindelse er stærk nok, bliver du indkaldt til et interview, og det giver dig mulighed for at lande jobbet.
Hvis du har forbindelser med nogen, der arbejder for virksomheden, eller du endda blev henvist til at ansøge, eller selvom du kender nogen, der har haft bistand fra dit bureau i deres arbejde, er det en god idé at præsentere dig selv indefra brevet. Dette kan vække nogens hukommelse ("Åh, det er den person, Joko talte om!"), Eller få dem til at huske fra starten
Del 2 af 3: Skrivning af indhold i et brev
Trin 1. Forbind dine kvalifikationer med den ansøgte stilling
Hvis du forsøger at beskrive dine kvalifikationer, kompetencer eller evne til at håndtere et job eller projekt, er det en god idé at lave et klart link i et par sætninger og forklare, hvordan din oplevelse relaterer sig til din evne til at gøre dette, uanset om det er en ny stilling, en overførsel eller et nyt job. helt nyt.
- Beskriv din erfaring inden for området eller branchen som angivet i referencen i brevet. Hvis du har instrueret dit introduktionsbrev som tidligere nævnt, vil det fokusere på en slags fagligt eller industrielt felt. Det er en god idé at inkludere specifikke færdigheder og erfaring for at gøre brevet mere effektivt.
- At ville have et job er ikke det samme som at have kvalifikationerne til jobbet. Hvis du i din indledning forklarer, at du ønsker at blive indkaldt til en jobsamtale, fordi du føler, at du virkelig passer ind, behøver du ikke at gentage det halvtreds gange. At skrive, at du "virkelig har brug for dette job", gør dig ikke til en opmærksomhedsskabende kandidat.
Trin 2. Vær så specifik som muligt
Indstil et tidspunkt, du kan møde personligt, eller udtryk det, du håber at se senere i dit svar på dit brev. Hvis du vil tale mere om dine kvalifikationer i et interview, skal du bare sige det. Hvis du virkelig vil have jobbet, skal du bare sige det. Lær alt om ansættelsesprocessen eller ansøgningsprocessen, du skrev, og spørg derefter om den næste fase af processen.
Fokusér dit følgebrev mod et bestemt jobniveau. Typen af job eller stilling behøver ikke at være udtrykkeligt angivet, men husk på, hvilke slags resultater du leder efter for at holde brevet relevant
Trin 3. Inkluder ikke oplysninger, der allerede findes på dit CV
Det er en dårlig idé at sætte titler, hædersbevisninger og berømte navne i et brev. Gentagelse af let synlige oplysninger på et CV er spild af plads i brevet. Skriv ikke oplysninger ned, der kan indsamles hurtigt og let andre steder. Du skriver for at sælge dig selv og skabe muligheder.
Trin 4. Skriv med det formål at få et interviewopkald
Måske får du ikke et job eller noget som helst bare ved hjælp af et brev alene. Hvis du skriver et brev, får du dig lige til døren, en mulighed for at bevise dig selv og dine evner til at være den person eller medarbejder, som brevlæseren har brug for. Af denne grund er det en god idé at komme direkte til sagen, fokusere på dine kvalifikationer samt din forbindelse til stillingen og arbejde dig op til det næste trin i processen, det være sig interviewet eller anden ansættelsesfase.
Gentag de vigtigste oplysninger i afslutningsafsnittet. Inden du lukker brevet med en hilsen, er det en god idé at gentage kort, hvad du vil direkte
Del 3 af 3: Revidering og forfining af bogstaver
Trin 1. Revider og korriger dit brev
Efter at have skrevet et brevudkast er det nødvendigt at besøge dit brev igen og forbedre det fra sætningsstruktur og så videre. Alle gode forfattere ved, at et værk ikke kan kaldes færdigt, før det er blevet revideret. Når du er færdig med at skrive brevet, er den sværeste del forbi, men der er stadig tid til at forfine og forfine det.
- Revision er mere end bare at slette stavefejl eller rette stavefejl. Kig over dit brev igen, og sørg for, at der er en overensstemmelse mellem emnet og verbet, betydningen er klar, og dit brev opnår det tilsigtede formål.
- Når du tror, at din skrivning er færdig, kan du begynde at kontrollere og søge efter de "sidste vigtige ting", det sidste øjebliks ting, der omfatter korrektion af stavefejl, stavefejl og formatering af dit brev.
Trin 2. Lav et enkelt og kortfattet brev
Generelt bør et introduktionsbrev ikke være længere end forsiden af siden eller mellem 300 og 400 ord. Uanset årsagen er der en god chance for, at du skriver til nogen, der skal håndtere en masse papir på en given dag, og han ønsker ikke at se et langt, overflødigt introduktionsbrev. Det er en skam, at dit hårde arbejde ender i skraldespanden, så hold det kort. Fokuser kun på at forsøge at formidle de vigtigste oplysninger i dit brev.
Trin 3. Formater bogstavet, som det skal være
Bogstaverne skal være korrekt orienteret på siden med en specifik introduktion, brødtekst og en kortfattet lukning. Hvis du skriver et kort afsnit uden kontaktoplysninger eller hilsner, får du ikke jobbet, eller du kommer ikke til introduktionen.
- Medtag et passende CV eller CV, som vedhæftet fil til introduktionsbrevet. Introduktionsbrevet skal være det første i ansøgningspakken.
- Inkluder gode kontaktoplysninger. Foretag de sidste ændringer af introduktionsbrevet, og sørg for, at du har medtaget vigtige kontaktoplysninger, der normalt er placeret i øverste højre hjørne af brevpapiret. Inkluder en e -mail -adresse, telefonnummer og andre grundlæggende kontaktoplysninger.
Trin 4. Overvej at inkludere noter
Nogle lærere skriver forretningsbreve, og kommunikationseksperter foreslår at tilføje de mest relevante eller presserende oplysninger i en note eller note i brevet. Årsagen er, at dette ofte fungerer godt i forhold til, hvordan mennesker behandler kommunikation i form af et brev. I stedet for at sætte vigtige oplysninger til sidst, kan en vigtig note eller note være mere effektiv. Selvom dette kan lyde uformelt for nogle, kan det være en effektiv måde at understrege vigtige oplysninger og få dit brev til at skille sig ud.
