Det er nødvendigt at organisere et effektivt møde for at understøtte problemfri drift af virksomheden eller organisationens aktiviteter. Møder er en mulighed for at koordinere arbejde, dele oplysninger, forbedre teamwork og nå mål effektivt. Effektive møder kræver god forberedelse, ledelse og delegering af opgaver. Under mødet skal du prøve at øge motivationen for deltagerne og involvere hele teamet.
Trin
Del 1 af 3: Afholdelse af møder
Trin 1. Forbered dig på mødet så godt du kan
Først og fremmest skal du udarbejde en mødedagsorden med tidsplanen og emnerne, der skal diskuteres, og bestemme de vigtige ting, der skal bekræftes igen, før mødet slutter.
- Kom til mødelokalet til tiden, for hvor du arbejder, vil påvirke, hvordan andre mennesker opfatter dig. At vente i mødelokalet 15 minutter tidligt får andre mennesker til at tro, at du er mindre produktiv eller ønsker at forlade et andet job med undskyldningen for at gå til et møde.
- Forbered en fotokopi af dagsordenen. Selvom du kan oprette en digital dagsorden, skal du også forberede en fotokopi af dagsordenen for at gøre den lettere at bruge.
Trin 2. Leder mødet
Når du leder et møde, skal du sørge for at dække alle emner på dagsordenen og lytte til, hvad alle deltagere har at sige på følgende måder:
- Cirkuler deltagerlisten. Mødet er et middel til at formidle information inden for teamet og bliver en lejlighed til diskussion, så alle kender deres respektive ansvar, så de er i stand til at levere den forventede arbejdspræstation. Ved at cirkulere tilstedeværelseslisten ved du, hvem der ikke er ankommet, så de kan kontaktes og deltage i mødet. Det viser også, at de oplysninger, du vil dele i mødet, er vigtige.
- Brug dagsordenen som en guide til at gøre det lettere for hver mødedeltager at fokusere og vide, hvad de skal gøre. Mødedeltagere kan komme på skift. Så at forberede dagsordenen før mødet gør dig mere fokuseret, når du leder mødet.
Trin 3. Udarbejd en arbejdsplan
Arbejdsplanen er det sidste resumé, der bekræfter det arbejde, der skal udføres efter mødet, og er en løbende plan, der påvirker alle mødedeltagere. Lav en arbejdsplan i henhold til følgende instruktioner:
- Udpeg en person som den ansvarlige for et bestemt mål. Den udpegede person behøver ikke at nå målet personligt, fordi han vil være projektleder med ansvar for at forbinde teammedlemmerne, der skal involveres og forberede de nødvendige ressourcer.
- Bed om statusrapporter formelt og uformelt, så det udpegede personale rapporterer det arbejde, der er udført inden for et bestemt tidsrum.
Trin 4. Fokuser på emnet i henhold til mødedagsordenen
Efter at have diskuteret et emne på dagsordenen og ført de nødvendige diskussioner, præsenter et resumé af diskussionens resultater, giv mulighed for at stille spørgsmål, og fortsæt derefter mødet med at diskutere det næste emne.
Trin 5. Bestem tidsplanen for det kommende møde
Meddel planen for det næste møde, når alle er samlet for at gøre det lettere for dem at planlægge. På den måde har du informeret mødeplanen på forhånd for at forhindre kolliderende skemaer.
Bed teammedlemmer om at foreslå via e -mail, hvilke emner der skal være på dagsordenen. Efter at mødet er slut, lad dem vide, at du vil bruge den samme dagsorden til det næste møde, og bed mødedeltagerne om at indsende emneforslag, der understøtter opnåelsen af virksomheds-/organisationsmål
Del 2 af 3: Forberedelse til mødet
Trin 1. Beslut, hvem der skal lede mødet
Denne rolle er normalt tildelt en leder, men du kan give teammedlemmer mulighed for at lede afdelingsmøder, så de senere kan lede møder på et højere niveau.
Trin 2. Inviter højttalere
En taler er en person, der af en bestemt grund inviteres til at deltage i et møde, fordi han har erfaring med at styre menneskelige ressourcer og andre ressourcer, så teammedlemmer kan opnå de bedste resultater, herunder at forklare arbejdsprocesser og resultater effektivt. Derudover er han også i stand til at give råd til at forudse uforudsete omstændigheder og øge ressourcer efter behov.
Trin 3. Bestem den rigtige mødeplan
Når du fastsætter en tidsplan, skal du overveje tilgængelighed og begrænsninger for deltagerne. For eksempel: alle deltagere kan deltage i mødet fredag eftermiddag, men det er ikke det rigtige tidspunkt at diskutere store spørgsmål.
- For at alle teammedlemmer kan deltage i det kommende møde, skal du først bede projektpersonen med ansvar for tidsplanen og derefter bede alle deltagerne om at arrangere deres respektive skemaer i henhold til planen.
- Bestem, hvem der skal tage referatet, og sørg for, at der også sendes oplysninger om møderesultater til fraværende deltagere.
Trin 4. Forbered mødedagsordenen
Mødedagsordenen bør mindst indeholde en liste over emner, der skal diskuteres, delegering af præsentationsopgaver og tidsfordeling til diskussion af hvert emne. Du kan arrangere mødedagsordenen i henhold til følgende forslag:
- Søg input fra alle mødedeltagere ved at sende en e -mail mindst 2 dage før mødet. E -mail er det bedste værktøj til dette, fordi du vil modtage anmodninger skriftligt.
- Lav en bordmøde dagsorden for at registrere alle de emner, der skal diskuteres, talerne og tidsfordelingen. Hvis der er en anmodning om et emne, der afviger fra det generelle tema, skal du kontakte den pågældende person og bede ham eller hende om at fremsætte en specifik anmodning om at blive drøftet på det næste møde.
- Lav en realistisk tidsplan. Forklaringer og diskussioner, der tager 30 minutter, bør ikke tvinges til at afslutte på 15 minutter. Lav en tidsplan efter behov, og afslut mødet tidligt, når alle emner er blevet diskuteret.
Trin 5. Foreslå møde regler
Du behøver ikke at lave formelle regler eller pålægge sanktioner, men implementering af reglerne får mødet til at køre gnidningsløst, og alle kan udtrykke deres mening godt.
Angiv reglerne, når mødet åbner ved at sige:”For at spare tid kan deltagerne stille spørgsmål og svare, når taleren er færdig med at præsentere. Hvis du stadig har feedback, efter at diskussionstiden er forbi, kan du sende mig en e -mail, så vi kan diskutere det yderligere.”
Trin 6. Bestem tidsinddelingen
Sæt dagsordenen for mødet ved at bestemme, hvor længe hver taler skal bruge og diskutere hvert emne.
- Informer tidsfordelingen, inden mødet starter, så alle deltagere ved, hvornår de kan bidrage og forhindre tilfældige eller forvrængede diskussioner.
- Som vejledning skal du have mindst 10 minutter til at diskutere, efter at visse emner er blevet diskuteret.
Trin 7. Send mødedagsordenen
Dagen før mødet skal du sende mødedagsordenen til alle deltagere, så alle har en fotokopi af skemaet og kender formålet med mødet. Derudover kan de også give dig besked, hvis der er forkerte oplysninger på dagsordenen.
Trin 8. Send en påmindelse
Inden du starter et første eller ikke-rutinemæssigt møde, skal du sende en påmindelse en time i forvejen, så alle deltagere er til tiden.
Del 3 af 3: At blive en effektiv mødeleder
Trin 1. Vær en god mødeleder
Prøv at kommunikere med alle deltagere under mødet, så mødemålene nås. Delegere ansvaret for at lede møder til inviterede talere til at diskutere specifikke emner. Du skal selv deltage aktivt under diskussionen.
Trin 2. Informer de arbejdsmål, der er blevet og ikke er nået
Hvis formålet med mødet er at diskutere flere mål, skal du informere de fremskridt, der er opnået, og hvem der er ansvarlig for præstationen.
- Hvis der er en arbejdsplan, der ikke er skredet siden det sidste møde, så spørg hvorfor.
- Hvis dette skyldes mangel på tid eller andre ressourcer, skal du diskutere løsningen med den person, der er udpeget til at stå for projektet, eller diskutere spørgsmålet i detaljer uden for mødet.
Trin 3. Refokuser, hvis diskussionen afviger fra emnet
Nogle gange taber diskussionen sig på grund af deltagernes entusiasme eller skuffelse. Fokuser opmærksomheden og omdiriger vildfarende diskussioner ved at gøre følgende måder:
- Tænk på mødet som en indsamlingsmission. Giv hver deltager en chance for at tale, så du kan indsamle så mange oplysninger som muligt. Denne metode får også mødedeltagerne til at tale på skift, herunder dem, der kan lide at dominere mødet.
- Brug Cyberstorming, et elektronisk kommunikationsprogram til at dele ideer i grupper og kan bruges til uformelle møder. Denne metode forhindrer konkurrence mellem teammedlemmer om at ville blive hørt, fordi alle i gruppen kan se input fra andre medlemmer.
- Vær neutral, hvis nogen på mødet diskuterer et emne uden for dagsordenen, for eksempel ved at sige: “Interessant idé, Bob! Vi kan tale om det senere.” Mange mennesker er ikke klar over, at de diskuterer ting, der afviger fra dagsordenen for mødet, men de vil komme til dig til diskussion, hvis spørgsmålet virkelig er vigtigt.
- Kontroller diskussionens retning. Ud over deltagere, der taler for længe, kan der opstå problemer i mødet, fordi nogen fortsætter med at diskutere emner, der er uden for dagsordenen. For at overvinde dette skal du først lytte til, hvad han har at sige, og derefter foreslå, at spørgsmålet diskuteres yderligere på det næste møde. Fremhæv, at mødet fortsat vil diskutere de emner, der er opført på dagsordenen.
- Tag en privat samtale med den person, der dominerer mødet, og spørg hvorfor. Vis bekymring, i stedet for at blive irriteret. Fokuser på det, du observerede under mødet, og lad ham forklare sin adfærd. Tilbyd at hjælpe ham med at stoppe med at dominere mødet.
Trin 4. Gå videre til det næste emne efter planen
Øv tidsstyring ved at være selvsikker, vær ikke uhøflig. Ved at indstille tiden godt får hver deltager at vide, at mødet stadig er i gang, og diskussioner, der ikke er relateret til mødet, kan fortsættes, efter at mødet er slut.
Hav ikke travlt. Selvom du skal tage kontrol over situationen, vil mødet være mindre nyttigt, hvis diskussionen bliver forkortet. Inden mødet genoptages, skal du give deltagerne mulighed for at stille spørgsmål eller komme med input. Sørg for, at alle teammedlemmer føler sig inkluderet, frem for at føle sig forsømt
Trin 5. Fremhæv det vigtige emne
Fremhæv de vigtigste mål, der skal nås, og deres forhold til andre mål, der understøtter opnåelsen af hovedmålene.
Forklar for mødedeltagere, så de forstår omfanget af det projekt, de arbejder på, og deres respektive roller som en vigtig del af en enhed
Trin 6. Hjælp om nødvendigt med notater
Inden mødet starter, skal du beslutte, hvem der skal tage referatet. Hvis han er overvældet, kan du give en hjælpende hånd eller tage noter selv.
Trin 7. Afklar i tilfælde af misforståelser
Efter at alle emner er blevet diskuteret, vil mødelederen lave et resumé, så deltagerne kender resultatet af mødet og stiller spørgsmål, hvis der stadig er ting, der ikke er klare.
Som mødeleder skal du give detaljerede forklaringer, så alle deltagere forstår resultaterne af mødet
Trin 8. Inden mødet lukkes, skal du give et grundigt resumé
Ledere, der er faste i at træffe beslutninger, vil forhindre stagnation og ubeslutsomhed, få medarbejderne til at arbejde flittigt og motiveret, være lydhøre over for ændringer og nye oplysninger. Dette kan ses ud fra følgende egenskaber:
- Hav klare mål for at sikre, at der er overensstemmelse mellem beslutninger med virksomhedens/organisatoriske mål og etik.
- Omsorg ved at vise eksemplarisk i livet og overholde arbejdsmoral som grundlag for effektiv og effektiv beslutningstagning.
- Udvise gennemsigtighed, nemlig uselviskhed ved at bevise, at beslutninger, der er gavnlige for virksomheden, giver alle mulighed for at udvikle sig selv.
- At se fiasko som en læringsmulighed, der vil være et springbræt for at kunne træffe bedre beslutninger. Når noget går galt, er en afgørende leder i stand til at forstå situationen.
- Kommunikerer åbent og effektivt i overensstemmelse med virksomhedens/organisationskulturen for at forhindre uoverensstemmelser eller modsætninger i forbindelse med kommunikation med underordnede eller overordnede.
