Hvis du føler dig overvældet af daglige opgaver, vil en planlægning hjælpe dig med at være mere produktiv, effektiv og organiseret. Eksperimenter med en notesbog, planlægger eller app for at styre din tid, og hold dig til den metode, du synes fungerer bedst. Sørg for at sætte realistiske resultater og prioriter en balance mellem ansvar og fritid. For at holde dig på sporet, gør planlægningen til en del af din rutine, og beløn dig selv, når du når at markere en opgave på din huskeliste.
Trin
Del 1 af 3: Lav en tidsplan
Trin 1. Registrer den tid, du laver rutinemæssige aktiviteter
Hold en log over den tid, du gør dig klar om morgenen, vasker dit morgen, går på indkøb, besvarer e -mail, laver husarbejde og udfører andre rutineopgaver. Gå igennem det i en uge, og skriv det ned i en notesbog, regneark eller Notesblok -app.
- Ved at spore din rutine i en hel uge, kan du estimere den tid, du har brug for at tildele bestemte opgaver.
- Måske finder du en måde at være mere produktiv på. For eksempel kan du opleve, at du har brugt 10 timer på at spille et videospil og burde bruge mere tid på at studere.
Trin 2. Prøv at oprette en tidsplan ved hjælp af en række forskellige værktøjer, lige fra notesbøger til dagsordener til apps
Udnyt en række forskellige håndskrevne eller digitale metoder, når du først opstiller en tidsplan. Hvis du vil starte med et tomt ark, skal du bruge en notesbog eller Notesblok -app. Hvis du vil bruge et ark, der indeholder dato og klokkeslæt, skal du bruge en dagsorden eller en kalender -app.
- Vælg en metode, der passer dig. Hvis du ikke kan lide papir, skal du bruge en digital app. Hvis håndskrift hjælper dig med at holde fokus, skal du bruge en blyant og notesbog.
- Du ved, hvad du kan lide og ikke kan lide, når du bruger skemaet. Når du finder den rigtige metode, skal du fortsætte med at bruge den. Saml alle dine opgaver på ét sted, uanset om det er en notesbog, en opgave eller en app.
Trin 3. Skriv ned dato og dag, hvis det er nødvendigt
Hvis dato og dag ikke er tilgængelige på din enhed, skal du bare skrive dem øverst på skemaet. Brug kun en side i 1 dag, så du kan fokusere på den aktuelle opgave. Lav yderligere noter, hvis det er nødvendigt.
- At angive dagene på din skema hjælper dig med at holde styr på de aktiviteter, der finder sted på en given dag, såsom musikundervisning på mandage og onsdage.
- Hvis du bruger en almindelig notesbog, kan du udnytte venstre side til rækkefølgen af skemaet og derefter skrive dine daglige prioriteter og andre noter ned på den højre side.
Trin 4. Indtast først de definerede aktiviteter
Lektioner, regelmæssige møder og andre bestemte opgaver udgør omridset af dit skema. Start med at udfylde en fast aktivitetskolonne som "08.30 - Introduktion til psykologi" eller "16.00 - Yogaklasse."
- Hvis du bruger en tom notesbog eller et regneark, skal du placere et tidsrum til venstre for siden med et tidsinterval på hvert 30. minut. Denne metode vil være meget nyttig. Giv hver et tidsrum, så der er plads nok til at tilføje noter under en opgave.
- Hvis du bruger en dagsorden eller planlægger en app, er der normalt et tidsrum tilgængeligt.
Del 2 af 3: Timing
Trin 1. Lav en huskeliste på et separat ark papir
Det er let at inkludere rutineopgaver, men det er ikke at organisere den resterende tid, du har. Start med at skrive alt ned, du skal udfylde på et blankt ark eller på et nyt dokument på din telefon eller computer. angive opgavens prioritet ved at skrive et tal eller bogstav ved siden af opgaven.
- Skriv f.eks. 1 (eller A) ud for de vigtigste opgaver. Dette er de opgaver, du først skal medtage i din tidsplan. Skriv 2 (eller B) ud for opgaver med mellemprioritet og 3 (eller C) for opgaver med lav prioritet.
- Når du skriver en opgave på din tidsplan, kan du markere prioritetsniveauet ved siden af den eller blot tilføje en stjerne eller et udråbstegn ud for de højest prioriterede opgaver.
- Hvis du planlægger en uge, skal du bruge en ugentlig huskeliste. Skriv en daglig opgave ned, hvis du vil lave en tidsplan for en dag.
Trin 2. Planlæg dine vigtigste opgaver på tidspunkter, hvor du føler dig mest produktiv
Start med at fylde din tidsplan med de vigtigste opgaver. Anslå, hvor lang tid hver opgave vil tage at gennemføre, og planlæg opgaver med højeste prioritet på tidspunkter, hvor du er mest energisk og uden distraktion. For at markere opgaver med højeste prioritet skal du tilføje en stjerne, understrege eller fremhæve ved hjælp af fremhæver.
- For eksempel, hvis du føler dig mest produktiv om morgenen, skal du planlægge vigtige projekter inden frokost. Organisering af filer og sletning af e -mails kan udføres senere bagefter.
- Prøv at lave et rimeligt tidsoverslag. Forsøg ikke at time dine lektier eller møde med en klient meget kort, sig 30 minutter, når du ved, at 1 time skal være en time.
- Efter at have indtastet de vigtigste opgaver, er det tid til enklere opgaver, såsom vask eller shopping.
Trin 3. Inkluder detaljer, der hjælper dig med at huske, hvad du skal gøre
Når du indtaster en opgave, skal du inkludere specifikke oplysninger, så du kan huske betydningen af opgaven. Hvis du kun tager korte noter, f.eks. "Møde" eller "Søg efter data", har du svært ved at huske, hvad det betyder.
- Hvis du skal deltage i et møde, skal du også inkludere tid, sted og mødedeltagere. Du kan også tilføje punkttegn til mødeopgaver.
- Husk, at du ikke behøver at skrive et helt essay for hver opgave. Indtast bare de nødvendige detaljer, så du ikke bliver forvirret, mens du læser den.
Trin 4. Skriv start- og sluttiderne ned for hver opgave
Uanset hvilket værktøj du bruger til at planlægge, apps eller Notesblok, hjælper nedskrivning af start- og sluttider dig med at holde alle dagens aktiviteter på skemaet. Du vil have en idé om, hvordan din dag vil se ud i morgen, og hvor du vil være til enhver tid.
- For eksempel skal du måske lave et overblik fra 9: 30-10: 30, tage lektioner fra 11: 00-12: 15, spise frokost kl. 12:30 og deltage i møder fra 13: 00-13: 45.
- Husk altid at indstille den estimerede tid fornuftigt. Vær opmærksom på de noter, du tager, mens du sporer fortiden for nøjagtigt at kunne estimere, hvor lang tid det vil tage at fuldføre en opgave.
Trin 5. Få også tid til sjov, familie og afslapning
Du kan ikke være produktiv hele tiden. Så tag tid til de mennesker, du elsker, hæng ud udenfor og have det sjovt. Hvis du er den type person, der ofte glemmer at hvile, er det vigtigt at medtage påmindelser om at slappe af og have det sjovt.
For eksempel skal du indtaste poster som "tirsdag, 18:30 - middag med fru Raras og Tanaya (afslut arbejdet 17:45!)" Eller "lørdag, 12:00 - Tag Aurora til parken."
Trin 6. Lad 25% af din tid være inaktiv
Du har svært ved at forfine din tidsplan, hvis du udfylder den med flere opgaver i rækkefølge. Endnu bedre, tag dig tid til at håndtere eventuelle afbrydelser eller forsinkelser. Afstand mellem mindst 15 minutter mellem hver opgave er en fantastisk måde at gennemføre eventuelle tidsændringer i din plan på.
- hvis du skal gå et sted, skal du altid tilføje 10-15 minutter (eller endnu mere, afhængigt af hvor du bor), bare hvis du skulle sidde fast i trafikken.
- Selvom du ikke er forsinket, eller der ikke er forstyrrelser, kan du bruge den overskydende tid til at hvile, træne eller endda udføre yderligere opgaver.
Del 3 af 3: Holder sig til et skema
Trin 1. Indstil din tidsplan på samme tid hver dag
Hvis du angiver en tidsplan på et bestemt tidspunkt, bliver denne aktivitet en del af din daglige rutine. Du kan tjekke din huskeliste under din morgenkaffe eller aftenen før. Du skal bare gøre planlægningsaktiviteter til en daglig vane.
Det kan være lettere at planlægge en ugeplan på en søndag aften, derefter foretage justeringer og oprette en daglig tidsplan hver aften eller morgen
Trin 2. Gem din tidsplan, hvor du kan se den
Uanset om det er i din notesbog, opgave eller app, skal du altid sørge for, at din plan er let at have med. Hvis du sjældent rører ved din tidsplan, har du svært ved at holde dig til dette tidsmål.
- Hvis du bruger appen, skal du installere og synkronisere din konto med alle de elektroniske enheder, du bruger. Prøv at bruge en stationær computer eller startskærmswidget til at fastgøre opgaver til hoveddisplayet på en elektronisk enhed.
- Det vil være meget nyttigt at installere et whiteboard eller en kalender i arbejdsområdet. Skriv let overskuelige oplysninger ned, f.eks. Vigtige datoer og ugentlige mål.
Trin 3. Marker gennemførte opgaver for at holde dig motiveret
Det er enkelt, at sætte et flueben ved siden af en afsluttet opgave er meget sjovt. At give disse mærker vil bringe en vis tilfredshed, fordi du formåede at opnå fremskridt, mens du forsøgte at forblive ansvarlig.
Der er ingen grund til panik, hvis du ikke klarer at udføre alle opgaverne. Hvis der sker noget uventet, skal du revidere tidsplanen og prioritere den næste dag
Trin 4. Beløn dig selv, når du udfører alle opgaverne
Når der er en forventet belønning, føles opgaver lettere at gennemføre, især de kedelige. For eksempel, hvis din dag er fuld af præsentationer, møder og deadlines, kan du belønne dig selv med en ekstra pause, is eller en anden simpel belønning.
Ud over en lille gave som en fejring af færdiggørelsen af en opgave, skal du forberede en stor gave til dig selv efter en travl dag. Nyd mere tid i karret, spille videospil, se film eller lave en yndlingsaktivitet
Trin 5. Brug produktivitetsapps til at blokere forstyrrelser
Hvis du har en tendens til at surfe på internettet eller få adgang til sociale medier, skal du downloade en app som StayFocused eller Focusbar. Denne slags apps blokerer websteder, der dukker op og distraherer dig i de tidspunkter, du har afsat til arbejde.
Det er endnu mere nyttigt, hvis du holder din telefon i lommen eller tasken i stedet for på dit skrivebord. På den måde kan du stadig bruge den, når du har brug for det, men relativt fri for distraktion ved at holde den ude af syne
Trin 6. Planlæg regelmæssige pauser for at undgå træthed
En stram tidsplan uden hvilepauser vil føles trættende og endda potentielt udløse udsættelse. Du kan naturligvis ikke gøre dit bedste, hvis du behandler dig selv på den måde. Tag fri, så arbejdet er mere overskueligt, mens du forfrisker krop og sind.
- For eksempel er det godt at udnytte weekenden til at gennemføre forskellige husstandssager. Men hvis du klipper græsplænen, vasker tøj og rengør huset lørdag, skal du planlægge søndag for mere hvile.
- Hver aften, planlæg en afslappende tid i 1-2 timer før sengetid. Brug denne tid til at læse en underholdende bog, ligge i badekarret eller lytte til afslappende musik.
Tips
- Organiser alle dine opgaver på kun 1 tidsplan, uanset om det er i Notesblok, opgave eller en app. Du vil blive forvirret, hvis de forskellige opgaver er spredt over forskellige tidsplaner.
- Vær fleksibel, skriv med blyant, og revider din tidsplan efter behov. Gå ikke i panik, når virkeligheden ikke går efter planen.
- Udnyt den resterende tid. I stedet for at gå til sociale medier for at bruge 15 minutter op til et møde, kan du prøve at udføre dine daglige opgaver i rater. Du kan også bruge denne tid til at spise sund mad, strække eller gå rask gang.
- Medtag mulige distraktioner i din tidsplan, men gør dit bedste for at omgå dem. Hvis nogen besøger dig på arbejdet, eller du har brug for at tage telefonen, skal du sige "Beklager, jeg kan kun chatte et øjeblik" eller "Tak for spørgsmålet, men jeg beklager, det kan jeg svare senere."
- Tøv ikke! Opgaverne fortsætter med at hobe sig op, hvis du fortsætter med at ignorere dem, og din tidsplan bliver mere og mere vanskelig at arbejde med.
- Hvis du ikke kan arbejde efter planen, skal du ikke blive modløs. Skift det lidt efter dine omstændigheder, og prøv at holde fast i det så meget som muligt.
