Standard Operating Procedure (SOP) er et dokument, der består af oplysninger om trinene til at udføre en opgave. En eksisterende SOP skal muligvis bare ændres og opdateres, eller du kan være i et scenario, hvor du skal skrive fra bunden. Det kan virke som meget arbejde, men det er egentlig bare en meget, meget, "meget" udtømmende liste. Se trin 1 for at komme i gang.
Trin
Del 1 af 3: Oprettelse af dit SOP -format
Trin 1. Vælg dit format
Der er ikke noget rigtigt eller forkert i at skrive SOP'er. Dog kan din virksomhed have et antal SOP'er, som du kan referere til som en vejledning til formatering, der beskriver den foretrukne måde at udføre en opgave på. Hvis dette er din sag, skal du bruge en eksisterende SOP som en skabelon. Hvis det ikke er tilfældet, har du flere muligheder:
- Enkle trinformat. Dette er for en rutinemæssig procedure, der er kort, har flere mulige resultater og er lige til sagen. Bortset fra den nødvendige dokumentation og sikkerhedsretningslinjer er dette dokument simpelthen en liste over enkle sætninger, der indeholder eksekveringsordrer til læseren.
- Trin for trin format. Dette er generelt for lange procedurer - procedurer, der er mere end ti trin, hvilket indebærer en vis beslutningstagning, præcisering og terminologi. Denne liste er generelt hovedtrinnene med undertrin i en bestemt rækkefølge.
- Flowchart -format. Hvis proceduren mere ligner et kort med uendelige mulige resultater, kan et rutediagram være din bedste chance. Dette er det format, du skal vælge, hvis resultaterne ikke altid er forudsigelige.
Trin 2. Overvej dine læsere
Der er tre hovedfaktorer, du skal overveje, inden du skriver din SOP:
- Dine læsers forudgående viden. Kender de din organisation og dens procedurer? Kender de terminologien? Dit sprog skal matche læserens viden og investering.
- Din læsers sprogkundskaber. Er der en chance for, at folk, der ikke forstår dit sprog, vil "læse" din SOP? Hvis dette er muligt, er det en god idé at inkludere billeder og diagrammer med billedtekster.
- Dit læsertal. Hvis mange mennesker læser din SOP på én gang (hver med en anden rolle), skal du formatere dokumentet som en samtale i et skuespil: bruger 1 udfører handlingen efterfulgt af bruger 2 og så videre. På denne måde kan hver læser se, hvordan de bliver en integreret del af en problemfri forretningsmotor.
Trin 3. Overvej din viden
Konklusionen er: Er du den rigtige person til at skrive dette? Ved du, hvad denne proces indebærer? Er der mulighed for fejl? Hvordan gør man det sikkert? Hvis ikke, kan det være bedre at give det til en anden. Dårligt skrevne SOP'er - eller endda unøjagtige - vil ikke kun reducere produktiviteten og kan føre til organisatorisk fiasko, men de kan også være usikre og have en negativ indvirkning på alt fra dit team til miljøet. Kort sagt, det er ikke en risiko, du skal tage.
Hvis dette er et projekt, du har fået, og du føler, at du skal (eller er forpligtet) til at fuldføre det, skal du ikke være genert med at bede dem, der gennemfører de daglige procedurer om hjælp. Afholdelse af interviews er en fælles del af SOP -oprettelsesprocessen
Trin 4. Beslut mellem korte eller lange SOP'er
Hvis du skriver eller opdaterer en SOP for en gruppe personer, der kender protokoller, terminologi osv., Og vil have fordel af en kort, kortfattet SOP, der mere er en tjekliste, kan du skrive den i forkortet form.
Bortset fra de grundlæggende mål og relevante oplysninger (dato, forfatter, ID -nummer osv.) Er dette kun en kort liste over trin. Hvis detaljer eller præcisering ikke er nødvendig, er det sådan, du skal gøre det
Trin 5. Husk formålet med din SOP
Det er klart, at du har procedurer i din organisation, der gentages igen og igen. Men er der en specifik grund til, at denne SOP er nyttig? Skal der lægges vægt på sikkerhed? Overholdelsesforanstaltninger? Bruges denne SOP til træning eller til daglige aktiviteter? Her er nogle grunde til, at dine SOP'er er vigtige for dit teams succes:
- For at sikre, at overholdelsesstandarder overholdes
- For at maksimere produktionskravene
- For at sikre, at proceduren ikke har en dårlig indflydelse på miljøet
- For at sikre sikkerheden
- For at sikre at alt går efter planen
- For at forhindre fejl i produktionen
-
Skal bruges som uddannelsesdokument
Hvis du ved, hvad din SOP skal understrege, vil det være lettere at opbygge din skrivning omkring disse punkter. Det vil også være lettere at se, hvor vigtig din SOP er
Del 2 af 3: Skrivning af din SOP
Trin 1. Dæk det nødvendige materiale
Generelt består tekniske SOP'er af fire elementer, der er "adskilte" fra selve proceduren:
- Titel side. Dette omfatter 1) procedurens titel, 2) SOP's identifikationsnummer, 3) datoen for udstedelsen eller revisionen, 4) navnet på det agentur/den afdeling/filial, hvor SOP'en blev anvendt, og 5) den underskrift af dem, der forberedte og godkendte SOP. Dette afsnit kan bruge ethvert format, så længe de formidlede oplysninger er klare.
- indholdsfortegnelse. Dette er kun nødvendigt, hvis din SOP er lang nok til let reference. Hvad du finder her er en simpel standardramme.
- Kvalitetssikring/kvalitetskontrol. En procedure er ikke en god procedure, hvis den ikke kan undersøges. Forbered de nødvendige materialer og detaljer, så læserne kan sikre, at de får de resultater, de ønsker. Dette materiale kan omfatte andre dokumenter, f.eks. Præstationer til evaluering af præstationer.
-
Reference. Sørg for at skrive alle brugte eller vigtige referencer ned. Hvis du bruger andre SOP -referencer, skal du vedhæfte de nødvendige oplysninger i tillægget.
Din organisation kan have en anden protokol end denne SOP. Hvis der er en tidligere SOP, som du kan bruge, skal du ignorere denne struktur og følge den procedure, der er blevet udført
Trin 2. Ved selve proceduren skal du inkludere følgende:
- Anvendelsesområde og anvendelsesområde. Med andre ord beskriver den formålet med processen, dens begrænsninger og hvordan processen bruges. Dækker standarder, lovkrav, roller og ansvar samt input og output.
-
Metodik og procedurer.
Sagens kerne - angiv de trin i detaljer, der er vigtige, herunder det nødvendige udstyr. Inkluder sekventielle procedurer og beslutningsfaktorer. Angiv "forudsætningen" og mulige interferens- eller sikkerhedshensyn.
- Terminologi afklaring. Forklar akronymer, forkortelser og alle sætninger, der ikke er almindelige udtryk.
- Sundheds- og sikkerhedsadvarsel. Skal skrives i en separat sektion og sammen med trinene, når der opstår et problem. Spring ikke over dette afsnit.
-
Udstyr og forsyninger.
Komplet liste over nødvendige ting, og hvornår og hvor man finder udstyr, udstyrsstandarder osv.
-
Advarsler og afbrydelser. Grundlæggende, fejlfindingsdelen. Angiv mulige problemer, der kan opstå, hvad du skal passe på, og hvad der kan påvirke det ideelle slutprodukt.
- Giv hvert af disse emner sit eget afsnit (generelt angivet med tal eller bogstaver), så din SOP ikke indeholder forvirrende lange sætninger og for nem reference.
- Dette er ikke en komplet liste, men kun en lille del af de proceduremæssige trin. Din organisation kan nævne andre aspekter, der kræver opmærksomhed.
Trin 3. Hold din skrivning kortfattet og let at læse
Chancerne er store, at dine læsere ikke valgte at læse denne SOP for sjov. Du vil gerne holde dette dokument kort og klart - ellers skifter deres opmærksomhed, og de vil finde dokumentet skræmmende og svært at forstå. Generelt skal du holde dine sætninger så korte som muligt.
- Her er et dårligt eksempel: Sørg for at rense alt støv fra luftudtaget, inden du begynder at bruge det.
- Et godt eksempel er som følger: Fjern alt støv fra luftudtaget før brug.
- Generelt må du ikke bruge ordet "dig". Dette ord bør være underforstået. Tal med en aktiv stemme, og start dine sætninger med kommando -verber.
Trin 4. Interview om nødvendigt medarbejdere, der er involveret i processen med at fuldføre en opgave
Det sidste du vil gøre er at skrive en helt unøjagtig SOP. Du bringer holdets sikkerhed, effektivitet, deres tid i fare, og du forklarer processen uden behørig overvejelse - noget dine holdkammerater kan finde stødende. Stil eventuelt spørgsmål! Du vil selvfølgelig skrive den nøjagtige procedure.
Du kan spørge forskellige kilder, hvis du ikke ved det, for at dække alle roller og ansvar. Et teammedlem følger muligvis ikke standardprocedurer, eller et andet medlem kan kun være involveret i en del af proceduren
Trin 5. Opdel lang tekst i diagrammer og rutediagrammer
Hvis du inkluderer et eller flere specifikke trin, der skræmmer dig, skal du oprette et diagram eller diagram for at gøre det lettere for læserne. Dette vil gøre dokumentet lettere at læse og give sindet en pause efter at have forsøgt at forstå alt. Derudover vil dine dokumenter være mere komplette og velskrevne.
Inkluder ikke diagrammer eller diagrammer bare for at forstærke din SOP; gør det kun, når det er nødvendigt, eller hvis du forsøger at bygge bro over sprogbarrieren
Trin 6. Sørg for, at hver side har en kontroldokumentnotation
Din SOP er sandsynligvis en af mange - derfor har din organisation sandsynligvis en slags stor database, der katalogiserer alt med et specifikt referencesystem. Din SOP er en del af dette referencesystem og kræver derfor, at der findes en bestemt type kode. Det er her, du vil finde notationen nyttig.
Hver side skal have en kort titel eller ID -nummer, revisionsnummer, dato og "side # af #" i øverste højre hjørne (i de fleste formater). Du har muligvis brug for en fodnote (eller skriv ovenstående notation i en fodnote), afhængigt af din organisations præferencer
Del 3 af 3: Sikring af succes og nøjagtighed
Trin 1. Test proceduren
Hvis du ikke vil teste din procedure, har du sandsynligvis ikke skrevet den godt. Få en person med begrænset viden om processen (eller en generel læserepræsentant) til at bruge din SOP til at guide dem. Hvilke problemer stødte de på? I så fald skal du løse problemet og foretage de nødvendige reparationer.
- Det er bedst at få flere til at teste din SOP. Forskellige individer vil opleve forskellige problemer, hvilket tillader forskellige slags svar (som forventes at være nyttige)
- Sørg for at teste proceduren på en person, der aldrig har haft proceduren udført før. Alle, der har forudgående viden, vil stole på deres viden for at udføre opgavetrinnene og ikke gennem din SOP, så dit mål ikke opnås.
Trin 2. Få din SOP gennemgået af de personer, der udfører proceduren
I sidste ende betyder din chefs mening om SOP'en ikke rigtig noget. Denne SOP er vigtig for dem, der rent faktisk udfører det relaterede arbejde. Så før du sender SOP'en til chefen, skal du vise jobbet til de mennesker, der skal udføre (eller have udført) det relaterede arbejde. Hvad synes de?
At involvere dem og få dem til at føle sig som en del af processen vil gøre dem mere tilbøjelige til at acceptere dine SOP'er. Og de har måske endda nogle gode ideer
Trin 3. Få din rådgiver og kvalitetssikringsteamet til at gennemgå SOP
Når teamet giver dig grønt lys, skal du sende det til din rådgiver. Det input, de giver til det faktiske indhold, kan være mindre, men de vil fortælle dig, om din SOP opfylder formatkravene, hvis du gik glip af noget, samt protokollen til formalisering af SOP og indtastning af den i systemet.
- Direkte SOP'er til godkendelse ved hjælp af et dokumenthåndteringssystem for at sikre et revisionsspor af disse godkendelser. Denne proces kan variere fra en organisation til en anden. Grundlæggende vil du gerne have, at tingene opfylder retningslinjer og regler.
- Godkendte underskrifter er påkrævede, selvom de fleste organisationer nu ikke har noget imod at acceptere elektroniske signaturer.
Trin 4. Når du er godkendt, skal du begynde at udføre din SOP
Dette kan være formel træning for den pågældende medarbejder (klasseundervisning, computerbaseret træning osv.), Eller det kan betyde, at dit SOP-papir hænger på badeværelset. Uanset hvad det er, spred dit arbejde! Du arbejdede hårdt for at klare det. Det er tid til at få komplimenter!
Sørg for, at dine SOP'er holder sig opdaterede. Hvis denne SOP er forældet, skal du opdatere den, få opdateringer godkendt og dokumenteret, og derefter omfordele SOP'en efter behov. Dit teams sikkerhed, produktivitet og succes afhænger af disse SOP'er
Tips
- Husk altid at involvere interessenter, så den dokumenterede proces er selve processen.
- Check for klarhed. Sørg for, at der ikke er dobbeltfortolkninger. Vis proceduren til en, der ikke kender processen, og bed dem om at sige, hvad de synes om proceduren; Du kan blive overrasket.
- Brug flowcharts og billedrepræsentationer, så læserne tydeligt kan se processen.
- Brug simpel indonesisk til at forklare trinene.
- Bed folk om at gennemgå dit dokument, før de får godkendelse.
- Sørg for, at dokumenthistorik registreres for hver versionændring.
