Efterhånden som e -mailens popularitet stiger som et lettere, billigere og hurtigere alternativ til bogstavers rolle, stiger antallet af invitationer til bryllupper, fødselsdagsfester og endda sociale sammenkomster, der sendes via disse online medier. Generelt sender de inviterede en e -mail med RSVP -systemet for at måle antallet af gæster, der kan deltage i arrangementet. Men desværre er RSVP -systemet ikke særlig populært i Indonesien, så chancerne er store for, at du får svært ved at reagere. Vær ikke urolig! Denne artikel indeholder forskellige tips til at bestemme den rigtige måde og tid til at svare, udarbejde det rigtige svar og kontrollere, om dit svar er modtaget af den inviterede eller ej.
Trin
Del 1 af 3: Bestemmelse af den rigtige måde og tid til at reagere
Trin 1. Tag en beslutning
Det første skridt, du skal tage, er at træffe en beslutning om at deltage i eller ikke at deltage i begivenheden, der er angivet i invitationen. Tænk over dette, så snart du modtager RSVP -e -mailen.
- Tænk over placeringen af begivenheden, og overvej, om du skal rejse ud af byen eller ej. For eksempel for at deltage i en begivenhed uden for byen, skal du selvfølgelig bruge mere på at købe en flybillet, ikke?
- Sørg for, at du ikke behøver at deltage i et andet arrangement på tidspunktet for arrangementet.
- Sørg for, at din partner og nærmeste slægtninge også kan deltage. Husk, at tilgængeligheden af de mennesker, der er tættest på dig, også vil påvirke din beslutningsproces.
Trin 2. Identificer begivenhedens art
Faktisk vil arten af forskellige begivenheder kræve forskellige toner af respons og formalitetsniveauer. Derfor skal du først forstå hændelsens art, før du sender et svar for at forhindre uønskede fejl.
- Hvis arrangementet er uformelt, f.eks. En invitation til en grill i en nabos hus, skal du generelt give et uformelt svar. Derudover har tiden, du skal sende et svar, en tendens til at være kortere.
- Hvis begivenheden er formel, f.eks. En invitation til et bryllup, fødselsdagsfest eller anden vigtig fest, skal du generelt give et svar, der også er formelt.
Trin 3. Giv et effektivt svar
Efter at have læst detaljerne om begivenheden og taget en beslutning, skal du straks give et effektivt svar. Med andre ord, bekræft med det svar, du giver, om du vil efterkomme invitationen eller ej.
- Læs RSVP -datoen angivet af invitereren. Husk, at du skal svare inden deadline!
- Svar hurtigst muligt. Selvom invitereren giver dig en måned eller to til at svare, betyder det ikke, at du skal benytte lejligheden til at gå i stå for et svar! Svar i stedet umiddelbart efter, at du har taget en beslutning om at acceptere eller afvise invitationen.
Del 2 af 3: Udarbejdelse af svar
Trin 1. Angiv emnet for e -mailen
Efter at have besluttet, hvordan og hvornår du skal reagere, strukturerer du dit budskab. For at komme i gang skal du inkludere et emne i e -mailen, der angiver dit svar og passer til begivenhedens art.
- Til formelle invitationer skal du bruge sætninger, der også er formelle. Skriv f.eks. "Roger og Anna afviser invitationer til bold og middag den 11. maj."
- For ikke-formelle invitationer, f.eks. Frosne invitationer til dine komplekse naboer, skal du blot skrive "Kan ikke komme til den 11. grill".
Trin 2. Inkluder en hilsen
Det er vigtigt at åbne e -mailen med en ordentlig hilsen, fordi det er hilsenen, der sætter tonen for dit svar. Derudover vil den rigtige hilsen også understrege dine følelser og perspektiv på den inviterede.
- Nogle eksempler på passende hilsner er "Til", "Til min bedste ven" eller enkle hilsner som "Godmorgen/eftermiddag/aften/aften"
- Ved uformelle begivenheder skal du blot sige en kort og enkel hilsen som "Til John og Marcy".
Trin 3. Skriv meddelelsen i brødteksten i e -mailen
Beskeden skrevet i brødteksten i e -mailen kan være den vigtigste del af dit svar, især da det både vil afslutte dit svar og afspejle begivenhedens art. Nogle eksempler på sætninger, du kan bruge til at acceptere eller afvise en invitation:
- Giv et uformelt svar på en sådan invitation. For eksempel, “Tak for grillinvitationen, Tom. Men desværre kunne vi ikke deltage, fordi vi skulle være uden for byen den dag.”
- Giv et formelt svar på en invitation af denne art. For eksempel modtog "The Higginsons en invitation til at deltage i Josh og Belindas bryllup den 5. november 2019." Et andet eksempel er, "John og Sarah Appleby glæder sig over at tage imod din invitation til Marta Rodriguez 'fødselsdagsfest."
- Et eksempel på en formel afvisningssætning ville være: "Parker -familien kunne ikke deltage i Josh og Belindas bryllup den 5. november 2019."
Trin 4. Skriv en afsluttende hilsen, og inkluder dit navn
Når du har skrevet meddelelsen, skal du afslutte svaret med en passende afsluttende hilsen. Faktisk er det ikke bare en formalitet at skrive en afsluttende hilsen, men kan samtidig repræsentere den type forhold, du har til personen, og hvordan du har det med ham.
- Vælg en formel afsluttende hilsen, f.eks. "Hilsen" eller "Tak".
- Vælg en uformel afsluttende hilsen, f.eks. "Hilsen" eller "Hilsen".
- Match den afsluttende hilsen til dit svar. Skriv f.eks. "Med stor beklagelse", hvis du afviser invitationen eller "Tak", hvis du accepterer invitationen.
- Skriv dit navn i slutningen af e -mailen. Ved uformelle begivenheder skal du bare nedskrive dit kaldenavn og de andre inviterede. Men for en mere formel begivenhed er det en god idé at skrive dit fulde navn og andre inviterede gæsters navn ned. Hvis du og den inviterede har et meget tæt forhold, skal du blot skrive "Smith Family" ned.
Del 3 af 3: Håndtering af automatiserede e -mails og fejlfinding af mulige problemer
Trin 1. Klik på “afvis” eller “accepter”, hvis der er en automatisk knap i e -mailen
I dag er mange mennesker mere interesserede i at bruge en automatiseret RSVP -service, der sendes i form af en e -mail til formelle invitationer. Mest sandsynligt blev den automatiserede RSVP -e -mail videresendt via en tredjepart og har en knap med en "afvis" eller accepter "-indstilling i den.
- Hvis du modtager en sådan e -mail, behøver du ikke at sende en privat e -mail til den inviterede.
- Når en invitation er accepteret eller afvist, vil svaret blive sendt til en tredjepart og videresendt til invitereren.
- Automatiske e-mail-tjenester bruges ofte til semi-formelle begivenheder såsom fødselsdagsfester, genforeninger, sociale sammenkomster osv.
Trin 2. Klik på "returkvittering" i e -mailens brødtekst
Gør dette, så din e -mail -udbyder sender dig en e -mail, der bekræfter, om vedkommende har modtaget eller åbnet dit svar. På den måde ved du, om meddelelsen er blevet sendt.
- Vær opmærksom på, at forskellige e-mailudbydere også kan have forskellige politikker vedrørende indstillingen "returkvittering".
- Nogle e -mail -udbydere giver ikke engang denne mulighed.
Trin 3. Send en opfølgende e-mail, hvis dine planer ændres
Faktisk er en ændring af planer en uundgåelig mulighed. Hvis du skal afvise en invitation, der tidligere er blevet accepteret eller omvendt, skal du sørge for at sende ændringen som svar direkte til invitereren.
- Hvis du ved et uheld trykker på "Acceptér" -indstillingen på en automatisk e -mail, skal du afklare fejlen via privat e -mail til den pågældende person.
- Hvis du vil afvise en invitation, som du tidligere har modtaget, skal du formidle afvisningen direkte til invitereren. Send for eksempel en e -mail med emnet "RSVP Changes", der siger "Beklager, af en eller anden grund kunne Sarah og jeg ikke deltage i dit 20 -års bryllupsdag den 14. Forhåbentlig kan vi mødes igen i den nærmeste fremtid, okay!”
- Hvis du gerne vil acceptere en invitation, som du tidligere har afvist, skal du også kommunikere ændringerne direkte til invitereren. Send f.eks. En e -mail med emnet "RSVP -ændringer", der siger "Hej! Hvis invitationskvoten stadig er tilgængelig, vil jeg med glæde deltage i dit arrangement."
- Ændringer i svaret skal meddeles hurtigst muligt. Hvis den kommende begivenhed er uformel eller semi-formel, er du mere tilbøjelig til at have ændret dit svar et stykke tid i forvejen. Men hvis arrangementet er formelt (f.eks. Et bryllup), bør ændringer i reaktionen foretages på forhånd, mindst en måned i forvejen.
