Forvaltningsplanen er en beskrivelse af, hvordan organisationen eller virksomheden vil fungere. Med en ledelsesplan kan du formulere ledelsesstrukturer og operationer. Planen sikrer også, at alle medlemmer har samme opfattelse, og at mål vil blive nået. Du kan nemt udarbejde en forvaltningsplan gennem et par enkle trin.
Trin
Del 1 af 4: Start af en forvaltningsplan
Trin 1. Bestem behovet for en forvaltningsplan
Forvaltningsplanen tjener til at formulere de procedurer og politikker, der er vigtige for organisationen, samt ansvar og myndigheder for alle involverede. Uden en plan kan driften være inkonsekvent, ansvaret er uklart, og organisationen er uforberedt på visse begivenheder.
- Forretningsplanen giver alle medlemmer af organisationen mulighed for klart at kende deres position, herunder hvem de skal rapportere til, hvem der rapporterer til dem og deres ansvar.
- Rollespørgsmål skaber også en ansvarsfølelse, fordi det vil være klart, hvem der har skylden, hvis der sker noget eller ikke sker.
Trin 2. Skitsér planen
Forvaltningsplanen bør indeholde en række centrale elementer. Tegn en enkel kontur på et whiteboard eller computerdokument, der viser sektionerne i forvaltningsplanen, så du og dit team kan diskutere dem. Forvaltningsplanen bør indeholde følgende afsnit:
- Beskrivelse af ledelsesstrukturen.
- Et afsnit, der beskriver hvert medlem og deres ansvar og myndigheder.
- Et diagram, der viser interaktioner og ansvar mellem hvert niveau i organisationen.
- Sektioner, der beskriver forskellige aspekter af organisationen, der ledes samt ledelsespolitikker og procedurer.
- Tidsplan for opdatering, udvidelse og udvikling af ledelses- og forvaltningsplaner.
Trin 3. Beskriv din ledelsesstruktur
Hver organisation eller virksomhed har en noget anderledes ledelsesstruktur. I starten af planen beskrives ledelsesstrukturen i ord eller diagrammer. Gør det klart, hvem der træffer de endelige beslutninger, uanset om det er ledelsen, bestyrelsen eller en enkelt person. Inkluder eksterne og interne beslutningstagere samt konsulenter. Hvis det er nødvendigt, skal du forklare, hvordan fordelingen af beslutningstagning er baseret på det organisatoriske hierarki.
Trin 4. Liste over de forskellige aspekter af organisationen, der skal ledes under planen
Opdel alle processer og funktioner i kategorier. Kategorier kan defineres efter afdeling i en stor virksomhed eller efter forretningsproces i en lille virksomhed. Aspekter af operationer, der generelt er inkluderet, er medarbejderstyring, finansiel kontrol, lager- eller forsyningskontrol, marketing eller public relations og drift (såsom fremstilling eller salg). Opdel alle aspekter af organisationen, så du kan definere deres respektive roller og procedurer.
Del 2 af 4: Beskrivelse af ejerskab og ledelse
Trin 1. Vær opmærksom på ejerskabstypen for organisationen
Beskriv virksomhedsejerskab i klare vendinger. Angiv, om organisationen er offentlig, privat eller non-profit. Hvis der er flere ejere eller investorer, skal du desuden forklare fordelingen af beføjelser, passiver og aktier. For eksempel kan ejerskab af organisationen deles i et partnerskab eller en selskabsaktionæraftale.
Trin 2. Angiv navnene på bestyrelsesmedlemmerne
Hvis din virksomhed har en bestyrelse, skal du angive medlemmerne. Skriv et resumé af deres lederskab, erfaring, styrker og svagheder. Private virksomheder må ikke have en bestyrelse. Hvis der ikke er noget bord, behøver du ikke at indtaste dette afsnit.
Inkluder en kopi af bestyrelsens politikker, herunder valgvilkår, valgperiode, ansvar, beføjelser og konfliktløsning. Disse oplysninger skal fremgå af forretningsdriftsaftalen eller andet inkorporeringsdokument
Trin 3. Introducer centrale ledelsesmedlemmer
Skriv kvalifikationer og erfaringer for hvert medlem. Ud over ejere og bestyrelsesmedlemmer omfatter dette afsnit investorer, ledere, ledere, nøglemedarbejdere og personale og iværksættere. Beskriv medlemmernes baggrund sammen med deres egenskaber og bidrag til virksomhedens succes.
Trin 4. Præsenter hver enkelt persons styrker i ledergruppen
Forklar, hvor værdifulde disse kvaliteter er for den position, hvert medlem har. Inkluder attributter som motivationsevne, økonomisk evne og forretningsmæssig dygtighed.
- Angiv hvert medlems tidligere positioner og pligter, som gælder for deres nuværende forpligtelser. Forklar, hvordan forpligtelsen udnytter kapaciteter og styrker ledelsens position.
- Angiv uddannelsesbaggrunden for hver leder. Forklar, hvordan deres uddannelse er gavnlig for virksomheden. Inkluder uddannelse, der kun er relevant for deres nuværende stilling.
- Hvis du er den eneste medarbejder, skal du inkludere din egen erfaring og styrker.
Trin 5. Beskriv ansættelsesprocessen
Forklar det grundlæggende ved rekruttering af nye medarbejdere. Angiv de kvalifikationer og erfaring, der kræves for hver stilling. Dette er især vigtigt, hvis du ikke har ansat en leder. Inkluder træningsprocessen og eventuelle implementerede incitaments- eller belønningsprogrammer. En beskrivelse af fordelene kan også medtages her.
Trin 6. Inkluder navnet på den konsulent eller den eksterne rådgiver, du vil bruge
Der er mennesker, du kan kontakte for marketing, personlig rådgivning og økonomisk rådgivning. Din virksomhed kan f.eks. Have brug for:
- Jurist
- Revisor
- Forsikringsagent
- Konsulent
Trin 7. Inkluder et resumé af ledelsesteamets muligheder
Skriv en kort beskrivelse, der forklarer, hvorfor dit team har succes. I slutningen af forvaltningsplanen skal du specifikt angive, hvorfor dit team vil bestemme virksomhedens succes. Forklar, hvordan kombinationen af ledere i denne forretningsmodel vil hjælpe virksomheden i de kommende år. Dette afsnit kombinerer de forskellige punkter i planen.
For eksempel, “Vores team af mennesker med forskellige evner har en kombination af 40 års erfaring på dette område. Med en koordineret demokratisk struktur kan de arbejde effektivt sammen for at opnå de ønskede resultater. Med dette team tror vi på, at forretningen vil være rentabel om to år.”
Trin 8. Beskriv forholdet mellem ledelse, ejere og medarbejdere
Et vigtigt aspekt af ledelsesoperationer er samspillet mellem ledelsesniveauer og mellem ledelse/ejere og medarbejdere. Beskriv autoriteten, ansvaret og rollen for hvert niveau i aspekter af forretningsdriften. Inkluder fælles beslutningstagnings- og samarbejdsprocesser samt nødvendige møder eller kommunikationslinjer. Sørg for, at alle er enige om, hvordan man løser tvister og deler magt.
Del 3 af 4: Skrivning af politikker og procedurer
Trin 1. Overvej behovet for en skriftlig politik
Skriftlige politikker har til formål at definere operationer i store organisationer. Politikker vil skabe konsistens og sikre, at alle processer kører problemfrit. En meget lille virksomhed eller organisation har dog muligvis ikke brug for en politik. Faktisk kan politikker undertiden begrænse samarbejde og bremse små gruppearbejde. Tænk over din organisations størrelse og behov, før du udarbejder en politik.
Trin 2. Saml en gruppe af ledelse og medarbejdere
I hver overvejelse af aspekter af driften samles ledelsesmedlemmer og medarbejdere, der er direkte berørt eller ansvarlige for processen eller området. Definer politikker og procedurer med dem, accepter input og præciser alle detaljerne. Dette gør det muligt at implementere planer i reelle operationer og giver medarbejderne en følelse af ejerskab.
Trin 3. Skriv politikker og procedurer ned for hvert aspekt af virksomheden
Dette vil blive brugt som en forklaring til ledelse og medarbejdere om, hvordan man driver denne del af organisationen. Organisatoriske politikker, filosofier og regler er designet til at nå mål og sikre, at operationer er i overensstemmelse med organisatoriske principper. Denne politik realiseres gennem procedurer, som er specifikke metoder til at udføre forretningsdrift.
For eksempel en politik om kun at bruge og sælge miljøvenlige materialer og produkter. Proceduren for at understøtte denne politik er at købe varer fra miljøvenlige leverandører eller kontrollere miljøpåvirkningen af de anvendte materialer eller produkter
Trin 4. Sørg for, at politikken passer til din kultur og filosofi
Politikker og procedurer skal laves i overensstemmelse med filosofien og målsætningerne. Kontroller hvert politikpunkt for at sikre, at de alle fører til den samme slutning. Hvis noget ikke stemmer overens eller er tvivlsomt, skal du foretage ændringer for bedre at passe til missionen.
Del 4 af 4: Revision af planen
Trin 1. Læs planen omhyggeligt igen
Forvaltningsplanen skal være professionel. Dokumentet skal være fri for stave- og grammatiske fejl. Udskriv på rynkefrit, smudfrit hvidt papir.
Trin 2. Vælg et klart format
Forvaltningsplanformatet skal være det samme som for ethvert andet forretningsforslag. Du kan markere hovedafsnit med fede overskrifter. Brug en letlæselig skrifttype. Standardskrifttypen er Times New Roman, størrelse 12. Du kan bruge bullet points til at liste dine oplevelser, evner og ansvar eller præsentere vigtige oplysninger i korte afsnit.
Trin 3. Overvej at bede en virksomhedskonsulent om at gennemgå udkastet til plan
Jo flere der læser den, jo bedre. En virksomhedskonsulent eller finansiel planlægger kan give bedre råd. Diskuter med en konsulent. De kan muligvis finde huller eller konflikter i det.
Trin 4. Send den til alle ejere
Alle ejere og ledere på højt niveau i virksomheden skal godkende forvaltningsplanen. Sørg for, at hver ejer har en kopi. De kan sende dig rettelser og revisioner. Overvej deres input grundigt. Hvis du ikke er enig i en ændring, skal du diskutere det med dem for at finde et kompromis.
Når de er enige, skal alle ejere underskrive en forvaltningsplan, før du overdrager den til investorer, banker eller finansieringsorganer
Trin 5. Forpligt dig til at ændre planen, hvis det er nødvendigt
Alle nyoprettede forvaltningsplaner er uprøvede og vil sandsynligvis kræve revision, når de er implementeret. Derfor bør du inkludere en bestemmelse om, at planerne kan ændres og revideres, når virksomheden rejser. Start med at lave en evalueringsplan, med angivelse af hvornår der vil blive afholdt et møde for at diskutere planens effektivitet og dens gennemførelse eller ikke.
- Sørg for, at der er en måde for al ledelse og medarbejdere at indsende feedback i forbindelse med ledelsesplanen.
- Opret derefter godkendelsesmetoden, og anvend ændringerne.
