Der er mange begivenheder i livet, der kræver, at du beder om en forlængelse af tiden. Måske har du brug for tid til at lave lektier, eller har problemer med at fuldføre arbejdsprojekter til tiden. På sådanne tidspunkter bør du være i stand til at skrive et brev, der beder om forlængelse af tiden effektivt og hensigtsmæssigt. Tænk på din anmodning, f.eks. Hvor meget tid du har brug for, og hvorfor? Skriv derefter brevet i en formel stil og send det med en tracker for at holde dig rolig.
Trin
Metode 1 af 3: Kompilering af brevets indhold
Trin 1. Skriv så hurtigt som muligt
Når du ved, at du har brug for en forlængelse, skal du straks udarbejde et brev. Du bør give modtageren så meget tid som muligt til at tage stilling til din situation. Du skal også fremstå klar på trods af, at du beder om en tidsplanjustering.
Trin 2. Bestem, hvor meget ekstra tid du har brug for
Overvej alle faktorer og fremsæt en realistisk anmodning. Hvis den ønskede tid er for kort, skal du muligvis bede om en forlængelse senere. Når det er muligt, bør deadlines ikke gå glip af. Så det er bedst, hvis dine beregninger er lidt overdrevne.
- Afhængigt af situationen kan du overveje dette brev som en del af forhandlingerne. I dette tilfælde er det en god idé at bede om mere tid, så der stadig er plads til kompromiser og finde en mellemvej.
- Mål din hastighed baseret på din nuværende fremgang, og hvilken del der endnu ikke er afsluttet. Hvis du f.eks. Har arbejdet på et konsulentprojekt i tre måneder, skal du kunne estimere, hvor meget arbejde der stadig er ufærdigt.
- Vær opmærksom på, at modtageren af brevet også kan have en tidsbegrænsning. Måske har de også en deadline, der nu skulle skubbes tilbage. For eksempel skal undervisere normalt give fakultetets karakterer i midten af semesteret og skal planlægge aflevering af studenteropgaver i henhold til fristen.
Trin 3. Kend reglerne
Kend den nøjagtige deadline, før du beder om en justering. Giv ikke indtryk af, at du ikke kan styre din tid ved at bede om en forlængelse uden at kende den aktuelle situation. Nogle offentlige instanser kræver f.eks., At du indsender en anmodning inden for 24 timer efter den første kontakt. Hvis du ikke kan overholde det, kan du sige, at tidsplanen er for stram.
Trin 4. Inkluder en plausibel forklaring
Du bruger tid på at udarbejde brevet, og modtageren tager også tid til at læse det. Så gør dette brev meningsfuldt. Tænk over din egentlige grund og formidl den ærligt til modtageren. Du må ikke lyve eller overdrive årsagerne, fordi du vil miste dig selv.
- En god grund til at blive fremført er ønsket om at arbejde grundigt og omhyggeligt. Hvis du f.eks. Afslutter et projekt, der påvirker et stort antal menneskers sikkerhed, vil det være en fordel for dig at angive dette i din forklaring.
- Hvis der er flere grunde, skal du vælge den bedste. Hvis du f.eks. Udsætter et jobtilbud og siger, at du vil undersøge yderligere om flytteomkostninger (hvis det er sandt), skal du ikke sige, at du også venter på et andet tilbud.
Trin 5. Angiv nogle udvalgte detaljer
Detaljer giver et strejf af ægthed og dygtighed i at skrive. Dette er især vigtigt, hvis du skriver til regeringen eller en gruppe mennesker, du aldrig personligt har mødt.
- For eksempel, hvis din bedstefar døde to dage før kollegiets essayfrist, vil du måske beskrive begivenheden som en "familiens nødsituation", ikke kun et "nødsituation". Du skal også nævne din bedstefars afgang og nogle oplysninger om din rejse hjem.
- Forbered dokumenter, inden du sender en anmodning. Du skal muligvis beskrive din tidligere ansøgning eller beskæftigelse, især hvis du har at gøre med regeringen eller andre officielle organer. At vise, at du har fulgt alle trin i processen op til dette punkt, vil gavne din sag.
Trin 6. Vælg en positiv stil og indhold
Ingen ønsker at læse et brev, der indeholder en klage. Beskriv i stedet den negative begivenhed hurtigt og niveau, og gå derefter videre til den positive løsning, du bad om. Hvis du f.eks. Synes, at dit startløntilbud er for lavt, kan du skrive: "Jeg har brug for lidt tid til at overveje dit tilbud. Jeg føler dog, at den højere løn giver mig mulighed for at arbejde mere effektivt."
Trin 7. Undersøg brevet, før du sender det
Brug et par minutter på at genlæse dit brev, inden du sender det. Se efter redaktionelle og tastefejl. Kør et grammatik- og stavekontrolprogram på computeren. Bed din betroede ven om at læse den. Skynd dig ikke eller spring over dette trin, for hvis du laver en fejl, vil du komme på som uforsigtig, og det kan påvirke det endelige resultat.
Metode 2 af 3: Følg formelle regler for brevskrivning
Trin 1. Forbered titelsektionen
Datoen skal stå i øverste højre hjørne af siden. Spring en linje under den, og skriv derefter adressen, også højrejusteret. Spring derefter over en anden linje, og skriv den fulde adresse på den venstrejusterede modtager ned.
Hvis anmodningen sendes via e -mail, kan du udelade dato- og adressedelen og gå direkte til hilsenen. Sørg dog for at bruge et effektivt og klart emne. Hvis du f.eks. Sender et brev til en foredragsholder, skal du skrive emnet "Anmodning om forlængelse af Andi Widodos javanesiske historiepapir"
Trin 2. Brug en formel og komplet hilsen
Start med "Kære". Følg derefter med titel og navn. For eksempel “Kære. Mr. Baskoro "eller" Dear. Fru Darmawati ". Nogle gange er du også nødt til at bruge en kompliceret titel, f.eks. “Kære. Professor Abdurrahman "eller" Kære. Raden Wiraningrat ".
- Selvom du kender modtageren uformelt, er dette brev stadig en formel anmodning, så stilen og indholdet skal være formelt. Skriv f.eks. Ikke "Hej Don".
- Prøv at finde en bestemt person, der vil modtage dit brev. Ellers vil dit brev ligne et formatbogstav. For eksempel “Kære. Raden Wiraningrat "er bedre end" Til de interesserede ".
Trin 3. Brug kort afsnitsformatering
Brevets brødtekst bør kun bestå af 1-3 afsnit. I de fleste tilfælde kan du åbne med 1-2 linjer, forklare anmodningen med 2-4 linjer og afslutte med 1-2 linjer. Hvis du skal udvikle op til tre fulde afsnit, skal du adskille introduktionen, brødteksten og konklusionen.
For at åbne brevet kan du sige: "Jeg er Andi Widodo, en elev, der deltager i din javanesiske historietime hver mandag morgen i værelse III-C." Dette vil vække lektorens hukommelse, og han skal ikke lede efter, hvem du er
Trin 4. Vær opmærksom på konklusionsordene
Overse ikke vigtigheden af solide konklusioner. Brug denne sidste sætning til at gentage din sag (i en linje) og takke modtageren for tiden. Du kan skrive "Tak for din tid og omtanke."
- Luk brevet med en formel hilsen foran dit navn. Nogle af dem er "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen" eller "Med al respekt".
- Hvis du har brug for et svar inden for en bestemt tid, skal du inkludere disse oplysninger i slutningen. Du kan sætte det i takkerlinjen. For eksempel "Tak for din overvejelse, og jeg glæder mig til at høre fra dig i næste uge." Når du skriver dette afsnit, skal du prøve ikke at give indtryk af at presse eller jagte modtageren.
Trin 5. Indtast dit fulde navn og signatur
Under "Med venlig hilsen" skal 3-4 linjer stå tomme. Skriv derefter det fulde navn venstrejusteret. Brug den tomme linje til at tilføje den originale signatur. Hvis dette brev vil blive sendt via e -mail, kan du slette den tomme linje og bare indtaste navnet.
Metode 3 af 3: Afsendelse af breve til modtagere
Trin 1. Lav eller gem en kopi af dit brev
Efter korrekturlæsning af kladden og inden du sender det, skal du tage et foto af brevet (overført til PDF), gemme kladden online eller fotokopiere det. Du skal muligvis notere leveringsdatoen, hvis den ikke er den samme som datoen for brevet. Opbevar denne kopi på et sikkert sted til personlige filer.
Trin 2. Send med standard forsendelse
Tag brevet til posthuset, aflever det til ekspedienten, eller læg det i postkassen. Hvis du vil have sikkerhed for, at mailen er modtaget, skal du bede om en sporingstjeneste.
Hvis brevet sendes med posten, skal du sørge for at det er udskrevet på en printer i høj kvalitet med godt blæk. Håndskrevne anmodningsbreve accepteres generelt ikke
Trin 3. Send det via e -mail
Dette er sandsynligvis den bedste måde at sende en anmodning på, da det ikke tager meget tid og er meget pålideligt. Sørg for, at modtagerens e -mail -adresse er korrekt, og angiv dit identifikationsnummer, hvis det er relevant, i emnet.
- Modtageren kan se den dag og det tidspunkt, du sendte e -mailen. Vær opmærksom på dette, hvis du ofte sender e -mail sent om aftenen.
- Sørg for, at din e -mail er formel med den adresse, du bruger. Send fra en professionelt udseende konto. Et eksempel på en passende e -mail -konto til arbejde er "[email protected]".
- Hvis du sender et brev via fax, skal du sørge for at vente på bekræftelsessiden, der angiver, at dit brev blev sendt og modtaget.
Trin 4. Foretag en anmodning via telefon i stedet for et brev
Hvis din anmodning er presserende eller nærmer sig det sidste minut, kan det være en god idé at spørge personligt over telefonen. Hvis dette er tilfældet, skal du holde dig til en formel holdning og angive din sag sammenhængende.
Tips
- Prøv at skrive et bogstav på en side eller mindre. Et brev som dette ser komplet ud, men alligevel let at læse.
- Ved, om modtageren sender et svar, f.eks. Et bekræftelsesbrev.
Advarsel
- Lov noget realistisk. Lad ikke din ekstra tid blive brugt på yderligere opgaver.
- Få mest muligt ud af denne udvidelse. Lad dig ikke bede om en forlængelse igen.
- Sørg for, at du har inkluderet alle de nødvendige formater. Nogle organisationer kræver, at du bruger et bogstavformat, som de har defineret.
