Medarbejdere kommer ikke, hvis de inviteres til et møde uden et klart formål. Hvis du er ansvarlig for at fastsætte dagsordenen for mødet, skal du undgå dette ved at angive de emner, der skal diskuteres på mødet, og hvor lang tid det vil tage at dække hvert emne. Ved at planlægge og udføre det efter bedste evne kan du opnå bedre resultater, og dine mødedeltagere føler sig ikke dårligt stillet af tabt tid.
Trin
Del 1 af 3: Gør dig klar
Trin 1. Spørg kolleger om information
Mødedeltagere vil føle sig mere involverede, hvis de er med til at fastlægge mødedagsordenen. Bed dem om at foreslå et emne, de vil diskutere, og sæt det derefter på dagsordenen.
- Send en e -mail eller mød med en kollega, der vil blive inviteret et par dage før mødet.
- Gør dette trin mindst 6-7 dage i forvejen, så de stadig har tid til at bidrage. Sørg for, at mødedagsordenen er endelig 3-4 dage før mødedatoen.
Trin 2. Bestem hovedmålet eller flere mål, der skal nås
Sørg for, at mødet afholdes med et specifikt formål, f.eks. At træffe beslutninger, dele oplysninger, lave arbejdsplaner eller rapportere om fremskridtene med at fuldføre opgaver. Du behøver ikke at holde et møde, hvis du ikke har et formål.
Møder kan afholdes til flere formål, f.eks. For at rapportere om arbejdets fremskridt som grundlag for at træffe langsigtede beslutninger
Trin 3. Fokus på emner, der påvirker mange mennesker
Emner med tilstrækkelig diskussion med 2 personer bør ikke optages på dagsordenen. Tag dig tid til at finde løsninger, der kræver involvering af mange mennesker.
- Hold f.eks. Et separat møde (uden for mødet), hvis du og en kollega ønsker at diskutere en ny opgave.
- Hvis du holder et møde for at diskutere et problem, som kun få mennesker kan løse, bør mødedeltagere, der ikke er involveret i at diskutere emnet, kunne fortsætte med at arbejde. Dette får dem til at føle sig skuffede, fordi deres arbejdstid er spildt. Udnyt derfor denne mulighed så godt som muligt, fordi det ikke er let at holde et møde, der involverer mange mennesker.
Trin 4. Arranger mødedagsordenen ved selektivt at bestemme de emner, du vil diskutere
Prioriter vigtige emner, der skal diskuteres i mødet, fordi du ikke kan sætte alle emnerne på dagsordenen.
- Du kan f.eks. Angive "projektfristforhandlinger", "fremlæggelser af statusrapporter", "nye projektplaner" og "forslag". På grund af tidsbegrænsninger inkluderede du ikke brainstormingssessionen i mødedagsordenen.
- Overvej om du skal holde et møde med flere mennesker for at diskutere hoveddagsordenen som forberedelse til plenarmødet.
Trin 5. Liste først over de vigtigste emner
Når du planlægger et møde, er det en god politik at sætte de vigtigste emner i begyndelsen af mødet. På denne måde kan alle deltagere diskutere vigtige emner, mens deres sind er klart og fysisk egnet, når mødet begynder.
- Planlæg f.eks. "Beslutningstagning" og derefter "fremlæggelse af statusrapporter" (medmindre der er behov for en statusrapport til beslutningstagning).
- Derudover er de vigtigste emner blevet diskuteret, hvis mødet skal slutte tidligt eller nogle mødedeltagere skal forlade mødet, før mødet slutter.
Trin 6. Anslå, hvor lang tid det vil tage at dække hvert emne
Selvom du ikke kan være sikker på, hvor lang tid det vil tage at dække hvert emne, skal du lave et skøn. Overvej, hvor længe mødet vil vare, og hvor mange emner der vil blive behandlet. Afsæt mere tid til de vigtigste emner.
- For eksempel tildel 30 minutter til statusrapportering, 10 minutter til diskussion og 10 minutter til at fastsætte nye deadlines.
- Ofte kan mødedagsordener ikke gennemføres, fordi der ikke er nogen tidsfordeling til hvert emne. Lav en tidsfordeling inden mødet finder sted for at sikre, at alle emner på dagsordenen kan diskuteres til afslutning.
- Overvej antallet af inviterede mødedeltagere, når du beregner ekstra tid. Hvis 15 personer deltager i mødet, og du tildeler 15 minutter til hvert emne, betyder det, at hver person får cirka 1 minuts taletid pr. Emne. Selvom ikke alle talte, var den tildelte tid for kort.
Del 2 af 3: Forberedelse af mødedagsordenen
Trin 1. Skriv titlen på mødedagsordenen
Brug titlen på mødedagsordenen til at lade læseren vide, at han læser dagsordenen, der indeholder det emne, der skal diskuteres. Når du har bestemt titlen, skal du placere den øverst i det tomme dokument. Vælg en titel, der er enkel og ligetil.
- Eksempler på mødedagsordentitler: "Juli -dagsorden: Diskuter nye projektideer" eller "August 2018 -dagsorden: forlængelse af projektfrist".
- Indtast mødedagsordenen ved hjælp af en forretningsskrifttype, f.eks. Times New Roman eller Calibri.
Trin 2. Tag dig tid til at hilse på og takke deltagerne for at deltage i mødet
Benyt lejligheden til at hilse på deltagerne. På dette tidspunkt kan du eller en anden mødeleder åbne mødet og forklare de vigtigste emner, der skal diskuteres.
- Hvis mange af mødedeltagerne ikke kender hinanden, skal du tage dig tid til at lette stemningen.
- Hvis du vil arrangere en mødedagsorden for et vigtigt møde, f.eks. En konference, er den tid, der er nødvendig for at åbne mødet, normalt længere. For almindelige kontormøder tager åbningssessionen normalt kun et par minutter.
- Giv tid til at forudse ændringer af dagsordenen, når mødet begynder.
Trin 3. Inkluder en møde dagsorden i form af spørgsmål for at vække deltagernes nysgerrighed
De vil undre sig over, om du formulerer en mødedagsorden med få ord. Spørgsmål kan afsløre den kontekst, der skal diskuteres, så mødedeltagere har mulighed for at tænke over det i god tid før mødet.
- I stedet for at skrive "Diskuterer projektfrister" inkluderer f.eks. "Skal projektfrister forlænges, når efterspørgslen stiger?"
- Giv eventuelt en kort forklaring under spørgsmålet.
Trin 4. Angiv den estimerede tid ved siden af hvert emne
Selvom tidsoverslag muligvis ikke er på dagsordenen, hjælper disse oplysninger kollegaer med at forberede eller anmode om ekstra tid, hvis det er nødvendigt.
De havde også stadig tid til at forkorte den rapport, der skulle indsendes i henhold til den tildelte tid
Trin 5. Forbered et diskussionsforløb for hvert emne på dagsordenen
Diskussionsstrømmen er en metode til diskussion af hvert emne. For eksempel, når man diskuterer forlængelse af en projektfrist, vil alle diskutere i henhold til et forudbestemt flow. Således vil alle mødedeltagere have det samme perspektiv.
For eksempel vil mødet diskutere forlængelse af projektets frist for at imødekomme stigende efterspørgsel. Til det skal du forberede et diskussionsforløb bestående af "10 minutter til diskussion af arbejdsfremgang til dato; 15 minutter til at beslutte, hvordan produktiviteten skal øges; 10 minutter til at overveje positive og negative aspekter; 5 minutter til at afgøre, om fristen forlænges eller ej"
Trin 6. Beslut, hvem der skal lede diskussionen om hvert emne
Sæt sit navn ved siden af emnet, så han kan forberede sig. Bekræft denne opgave med den pågældende person et par dage før mødet og sæt den på dagsordenen.
Hvis du vil lede mødet fra start til slut, skal du angive dette under overskriften på mødedagsordenen
Trin 7. Afsæt tid, hvis der er gæstetalere i mødet
Hvis mødet vil have flere gæstetalere, der diskuterer et vigtigt emne, skal du allokere noget af mødetiden til dem. Sæt en tidsplan i dagsordenen, så hver gæst har mulighed for at tale, selvom han ønsker at diskutere flere emner. Således kan de forberede det materiale, der skal leveres så godt som muligt.
Et par dage før mødet skal du ringe til gæstetaleren for at spørge om, hvor lang tid det tager at diskutere det emne, du vil behandle. Dette hjælper dig med at organisere din tidsplan, så de ikke støder sammen
Trin 8. Tag dig tid til at diskutere andre spørgsmål
Planlæg denne session i slutningen af mødet. Udnyt denne session til at spørge alle deltagere, om der er andet, de gerne vil diskutere, inden mødet lukker. Derudover kan de stadig formidle ting, der er gået glip af eller ikke er blevet diskuteret.
- Ved at inkludere denne session på dagsordenen ved den inviterede, at han kan bidrage, selvom det, han ønsker at formidle, ikke er inkluderet på mødedagsordenen.
- Giv tid til spørgsmål og svar i denne session.
Del 3 af 3: Afslutning af mødedagsordenen
Trin 1. Angiv detaljer vedrørende afviklingen af mødet
Skriv tidspunkt, dato og sted for mødet på dagsordenen sammen med navnene på de deltagere, der kan deltage i mødet. På den måde ved de allerede, hvem de vil møde på mødet, når de modtager invitationen.
- Det er en god idé at medtage navnene på de deltagere, der normalt deltager i mødet, men ikke kan deltage denne gang. Informer klart, at navnet ikke kan deltage i mødet.
- Vedhæft et lokationskort for folk, der ikke ved, hvor mødet afholdes.
Trin 2. Fortæl de ting, der skal forberedes inden mødet
Informer medarbejdere, der inviteres, hvis der er ting, de skal forberede på forhånd, såsom læsning af rapporter, indsamling af oplysninger for at finde løsninger eller identificere problemer.
Medtag disse oplysninger nederst på mødedagsordenen ved hjælp af fede eller farvede bogstaver for at gøre det klart og let at læse for alle mødedeltagere
Trin 3. Kontroller mødedagsordenen omhyggeligt, før du distribuerer den, så der ikke er fejl
Mødedagsordenen er vigtig for de inviterede. Inden du distribuerer, skal du kontrollere mødernes dagsorden for at sikre, at oplysningerne er skrevet fuldstændigt og korrekt, og at der ikke er stavefejl. Udover at demonstrere en høj arbejdsmoral, afspejler denne måde, at du er opmærksom på detaljer og værdsætter dem.
Trin 4. Fordel dagsordenen 3-4 dage før mødet
Kollegaer, der modtager invitationen, har stadig tid til at forberede sig, hvis de har læst mødedagsordenen et par dage før, men send den ikke for tidligt, fordi der er en mulighed for, at den bliver ignoreret.
Hvis du vil holde et vigtigt møde under en konference, skal du forberede dagsordenen flere måneder i forvejen
Tips
- Brug formatet til mødedagsorden, der er tilgængeligt i Word -programmet. Mange programmer til oprettelse af dokumenter, såsom Microsoft Office, Pages til Mac osv. som giver personlige og professionelle dokumentformater, for eksempel til hurtigt og nemt at arrangere mødeplaner.
- Hvis der er et standard møde dagsformat i din virksomhed, skal du bruge det format.
- Sørg for, at mødet foregår efter en forudbestemt tidsplan, men vær fleksibel. Du skal holde styr på mødet ved at kontrollere uret ofte. Hvis diskussionen af den første dagsorden er afsluttet, skal deltagerne direkte fortsætte mødet ved at diskutere den næste dagsorden. Du kan høfligt sige: "Vi dækker det næste emne, så mødet slutter tidsplanligt."
