Som navnet antyder, er et svarbrev et brev, der er lavet til at besvare en persons spørgsmål eller anmodning, som generelt også leveres skriftligt med brev, og som almindeligvis bruges som et medium til udveksling af oplysninger i erhvervslivet. For at producere det perfekte svarbrev er den første ting at gøre at gennemgå indholdet af brevet, der indeholder det spørgsmål eller den anmodning, du har modtaget. Se derefter efter eventuelle yderligere oplysninger, der er nødvendige for at besvare brevet. Når du har foretaget begge dele, skal du begynde at skrive et svarbrev med sætninger, der er høflige, ligetil, klare og kan besvare alle spørgsmål eller anmodninger, der er angivet i det originale brev. Sørg desuden for, at tonen i din sætning også er venlig og informativ for at sikre, at brevet kan opfylde modtagerens tilfredshed.
Trin
Metode 1 af 3: Gennemgang af indholdet i det originale brev
Trin 1. Identificer de oplysninger, der er anmodet om eller stillet spørgsmålstegn ved af afsenderen af brevet
Fordi svarbreve er der for at give alt afsenderen har brug for at vide, skal du altid tage dig tid til omhyggeligt at gennemgå indholdet af brevet. Forstå især behovet for, at brevafsenderen skal vide, hvilke oplysninger du kan give ham.
- Nogle gange er det ikke lige så let at bestemme betydningen af et bogstav som at vende håndfladen, især hvis brevskriverens skrivestil ikke er klar. Tag derfor altid tid til at forstå brevsenderens behov, inden du udarbejder et svarbrev.
- Noter om nødvendigt nogle af de vigtige ting, du finder i brevet, for bedre at forstå afsenderens hensigt. Opsummer især det, afsenderen bad om, og design dit svar på hvert spørgsmål eller anmodning.
Trin 2. Lær mere om de oplysninger, afsenderen af brevet anmoder om
Hvis afsenderen af brevet beder om oplysninger om noget, er chancerne for, at du allerede kender det og kan svare på det med det samme, eller omvendt. Hvis du ikke forstår de ønskede oplysninger, skal du tage så lang tid som muligt til at indsamle oplysninger, før du svarer på brevet.
Eksempelvis kan afsenderen af brevet gerne bekræfte status for sin jobansøgning hos din virksomhed. Hvis ansættelse af en ny medarbejder ikke er dit ekspertområde, skal du kontakte en medarbejder fra HR -afdelingen for at hjælpe med at kontrollere status for afsenderens ansøgning, inden du sender et svar
Trin 3. Videresend brevet til en anden person, der er mere i stand til at besvare det stillede spørgsmål
Især i erhvervslivet vil nogle gange kunder sende et brev til en virksomhedsadresse eller virksomhedskontaktnummer, som de finder på internettet. Derfor, hvis du modtager et brev, men føler at du ikke er kvalificeret til at besvare spørgsmålene i det, skal du sende det til den relevante person. Gør det for at sikre, at afsenderen af brevet kan modtage det mest præcise og hjælpsomme svar.
Hvis personen tager lang tid at svare, kan du prøve at lade afsenderen vide, at du har videresendt brevet til en person med større kapacitet til at besvare deres spørgsmål. Afsenderen af brevet ved i det mindste, at det brev, han sendte, er modtaget og behandlet
Metode 2 af 3: Udarbejdelse af svar
Trin 1. Adresser brevet til den person, der beder om oplysninger eller stiller spørgsmål i det originale brev
Start altid et brev med en høflig hilsen, f.eks. "Kære", efterfulgt af navnet på modtageren af brevet, i stedet for at bruge en alt for generel åbningssætning, f.eks. "Til modtageren af dette brev". Bortset fra at det lyder upersonligt, formidler sætningen det indtryk, at svarbrevet var skrevet af en computer. Derfor skal du altid hilse modtageren ved navn for at vise, at dit svarbrev blev skrevet med stor omhu og påskønnelse.
- Hvis du ikke kender afsenderen af brevet personligt, skal du bruge hilsenen hr eller fru efterfulgt af hans efternavn. Men hvis afsenderen af brevet har en bestemt titel, skal du bruge denne titel i stedet for hr. Eller fru.
- Hvis du virkelig ikke kender afsenderen af brevet eller ikke kender køn, skal du bare bruge hans fornavn.
- Generelt kan du bruge afsenderens navn, der er angivet i det originale brev. For eksempel, hvis afsenderen af brevet angiver navnet "Dr. Johnson "i sit brev, skal du åbne dit svarbrev med hilsenen" Kære. Dr. Johnson."
Trin 2. Påpeg, at dette brev blev skrevet som svar på et originalt brev, han sendte
I begyndelsen af brevet, glem ikke at formidle formålet med dit brev til læseren, som er at besvare brevet. På denne måde ved modtageren af brevet, at brevet er blevet læst og behandlet, samt hensigten bag det brev, du har sendt.
- En simpel sætning, "Dette brev er et svar på det brev, du sendte den 13. juni", er perfekt til at åbne et svarbrev.
- Hvis du ikke er modtager af det første brev, skal du angive identiteten på den person, der gav dig brevet. For eksempel kan du skrive, "En af vores kundeservicemedarbejdere, Michelle Harris, har videresendt det brev, du sendte mig."
Trin 3. Besvar straks afsenderens spørgsmål
Når du har skrevet hilsenen, skal du straks flytte til hjertet af brevet. I hjertet af brevet skal du besvare eventuelle spørgsmål og/eller klager i det originale brev så fuldstændigt som muligt. Sørg for, at intet går glip af, så modtageren af brevet kan føle sig tilfreds, når han læser det.
- I dit svar skal du kort gentage indholdet af det originale brev. For eksempel kan du sige:”Som svar på din henvendelse vedrørende personale på vores virksomhed, der har direkte kontakt med medierne, vil vi gerne informere dig om, at personalets navn er Janet Walters. Her er hans e -mail -adresse og telefonnummer."
- Hvis du vil besvare længere spørgsmål, skal du bruge et nummereringssystem til at besvare hvert spørgsmål mere specifikt. Udover at være lettere at læse, vil denne metode gøre læseren mere tilfreds, fordi de føler, at alle spørgsmålene er blevet besvaret i detaljer.
- Giv så komplette oplysninger som muligt i sætninger, der ikke er for lange. Generelt kan det siges, at besvarelse af et spørgsmål i få korte sætninger er et godt svar.
Trin 4. Vær ærlig om alle anmodninger, du ikke kan opfylde
Nogle gange er der spørgsmål, du ikke kan besvare, eller anmodninger, du ikke kan opfylde. Giv altid et ærligt svar, når du står over for en sådan situation. Med andre ord, brug ikke snørklede sætninger bare for at undertrykke de negative synspunkter fra afsenderen af brevet. Tro mig, afsenderen af brevet vil meget mere sætte pris på et direkte og klart svar. Vigtigst af alt skal du sørge for, at oplysningerne altid formidles høfligt og efterfulgt af en undskyldning, så afsenderen af brevet ikke føler sig krænket.
- Brug altid en fast, men forstående tone, når du afviser en anmodning fra afsenderen af brevet. Du kan f.eks. Sige:”Desværre kan vi ikke imødekomme din anmodning. På nuværende tidspunkt har vi ikke de oplysninger, du har brug for, og kan ikke fortælle dig, hvornår de vil være tilgængelige."
- Hvis du føler dig i stand til at give mere detaljerede oplysninger, kan du prøve at sige:”Inden jeg besvarer dit spørgsmål, er der et par ting, jeg først skal bekræfte. Hvis tiden tillader det, bedes du angive datoen for indsendelse af din ansøgning sammen med navnet på den betjent, du kontaktede. Når bekræftelsesprocessen er udført, kontakter jeg dig straks.”
Trin 5. Tak for det sendte brev
Uanset om du er i stand til at imødekomme en anmodning eller besvare et brevs spørgsmål, skal du altid vise din påskønnelse ved at takke ham eller hende. Giv indtryk af, at du værdsætter deres opmærksomhed og ønsker at opretholde et positivt forhold til dem.
Nogle mennesker foretrækker at åbne deres brev med en tak. Placering af talen er ikke rigtig vigtig. Vigtigst af alt, sørg for at udtale det på et tidspunkt
Trin 6. Afslut brevet med at skrive dit fulde navn og titel
Luk brevet med en formel hilsen, f.eks. "Med venlig hilsen" efterfulgt af dit fulde navn. Hvis brevet er beregnet til forretningsformål, skal du også angive din position under dit fulde navn.
Uanset om det er et maskinskrevet eller manuelt skrevet brev, skal du altid give plads til din signatur efter at have inkluderet dit fulde navn. Men hvis brevet sendes via e -mail, er det generelt tilstrækkeligt at inkludere dit fulde navn uden en underskrift
Trin 7. Gentag brødteksten i dit svarbrev for at sikre, at alle spørgsmål er besvaret
Husk, at modtageren af brevet kan blive irriteret eller frustreret, hvis han modtager et svar, der ikke besvarer hans spørgsmål. Plus, utilfredsheden risikerer at sende ham et opfølgende brev og ende med at tilføje dit job! For at sikre læsertilfredshed skal du besvare alle spørgsmål eller anmodninger så fuldstændigt som muligt. Inden afsendelse skal du læse dit brev igen for at sikre, at der ikke er gået glip af anmodninger eller spørgsmål.
Få om nødvendigt hjælp fra en ven eller kollega til at læse brevet. Bed dem især om at sætte sig i modtagerens sko og måle deres tilfredshed efter at have læst dit brev
Metode 3 af 3: Brug af en professionel tone
Trin 1. Brug et standard forretningsbrevformat
Forstå de forskellige typer svarbreve, der bruges som et middel til forretningskommunikation. Følg derefter det format, du synes er mest passende til at skrive et professionelt lydende svarbrev.
- I dit øverste venstre hjørne af brevet angiver du dit navn, titel, firmanavn (hvis relevant) og din virksomhedsadresse. Herunder skal du inkludere den dato, brevet blev skrevet efterfulgt af det fulde navn og adresse på modtager af brevet.
- Hvis du vil skrive et svarbrev, skal du altid bruge en margen på 2,5 cm på hver side af papiret. Sørg også for, at brevet er skrevet med 1 mellemrum mellem linjer og 2 mellemrum mellem afsnit.
- Hvis svarbrevet er skrevet i stedet for manuelt skrevet, skal du altid bruge standard 12-pt skrifttype og skriveformat. Men hvis brevet er skrevet manuelt, skal du sørge for, at den anvendte håndskrift er pæn og let at læse.
Trin 2. Giv indtryk af, at den anmodning eller det spørgsmål, der sendes, gør dig glad
Denne metode er især obligatorisk for forretningsfolk eller kundebaserede serviceudbydere. Husk, kunden er konge. Det betyder, at du skal vise påskønnelse for den tid og troede, de lagde i at skrive brevet. Glem derfor ikke at takke dem for deres anmodninger eller spørgsmål, og brug altid varme og venlige sætninger i svarbrevene.
- En simpel sætning som: “Tak fordi du kontaktede os. Vi sætter stor pris på din feedback, "det kan væsentligt ændre tonen i brevet i en mere positiv retning! Prøv derfor at gøre det til en vane altid at inkludere sådanne sætninger i dine svarbreve.
- Giv ikke indtryk af, at hans anmodning eller spørgsmål irriterer og irriterer dig. Tro mig, det er bedre at være overdrevent venlig end at få modtageren til at tro, at du er vred eller ked af ham.
Trin 3. Det er ikke nødvendigt at skrive et brev, der er for langt, så modtageren af brevet hurtigt kan læse det
Sæt pris på fritiden! Send ikke et brev på 3 sider, hvis spørgsmålet eller anmodningen faktisk kan besvares i 1 afsnit. Giv derfor passende svar, og send straks brevet. Tilføj ikke andre oplysninger, som han ikke rigtig behøver at vide.
- Denne metode er vigtig at implementere, især hvis svarbrevet er beregnet til at besvare spørgsmål fra dine kunder eller forretningsforbindelser. Selvfølgelig vil du ikke frustrere kunden ved at skulle bruge timer på at læse et svar, der burde have været skåret i to, ikke?
- På den anden side må du ikke skrive så kort, at du ikke kan besvare anmodningen eller spørgsmålet, der er angivet i det originale brev. Hvis spørgsmålet skal besvares med en lang forklaring, er du velkommen til at give det. Vigtigst af alt skal du sørge for, at alle de angivne oplysninger er virkelig vigtige for læserne at kende.
Trin 4. Skriv så klart som muligt, så modtageren af brevet kan forstå dit svar
Brug ikke sætninger, der er for lange eller komplicerede! Skriv i stedet ved hjælp af diktion, der er ligetil, klar og ikke har potentiale til at forvirre læseren. Jo kortere og tættere din skrivning, jo bedre resultater.
Forestil dig, at modtageren af brevet ikke har tid nok til at læse indholdet af dit brev i detaljer. Selvom han kun scannede indholdet af brevet, ville han være i stand til at forstå, hvad du mener? Hvis ikke, skal du rette den diktion, du bruger for at gøre dit punkt klart
Trin 5. Undgå at bruge jargon og tekniske udtryk, der er svære for læsere at forstå
Dette aspekt skal opfyldes for at maksimere niveauet af læsbarhed og klarhed i indholdet af dit brev. Derfor, hvis modtageren af brevet ikke er en professionel, der er i stand til at forstå tekniske termer, må du ikke bruge det. Prøv i stedet at erstatte jargon eller tekniske udtryk med anden diktion, som selv lægfolk kan forstå.
For at redigere et brev skal du stille følgende spørgsmål: "Kan nogen, der ikke forstår mit arbejde, forstå, hvad mit brev handler om?" Hvis ikke, skal du ændre det sprog, der bruges i brevet, så de fleste kan forstå det. Faktisk er det en kraftfuld måde at reducere brugen af teknisk jargon i dine breve
Trin 6. Genlæse brødteksten
For at undgå skrivefejl, der kan få dit brev til at se mindre professionelt ud, glem ikke at genlæse brevet og rette stave-, grammatiske, formaterings- og flowfejl. Tro mig, hvis du tager et par minutter på at kontrollere indholdet af brevet, kan det være langt til at få brevet til at se mere professionelt ud.
- Stol ikke bare på et computerprogram for at kontrollere fejl i din mail. Generelt er sådanne programmer kun i stand til at registrere stave- og tegnsætningsfejl, ikke grammatiske fejl. Læs derfor hvert ord skrevet i dit brev igen for at finde fejl, som computeren ikke kan registrere.
- Hvis indholdet i dit brev er meget vigtigt, f.eks. Når et brev er rettet til en forretningspartner, skal du også bede en anden om at læse det. Nogle gange kan andre mennesker finde fejl, som du ikke var klar over før.
