Forretningsrapporter er et af de mest effektive kommunikationsmidler i nutidens forretningsverden. Fordelene ved virksomhedsrapporter er mange. Virksomheder eller enkeltpersoner kan bruge forretningsrapporter til at træffe vigtige beslutninger. Hvis du vil skrive en god forretningsrapport, skal du lære hvordan og forstå formålet med at skrive en rapport.
Trin
Del 1 af 2: Beslut, hvilken type virksomhedsrapport du vil skrive
Trin 1. Brug forretningsrapporter til at formidle ideer
Denne rapport kaldes en "begrundelses-/anbefalingsrapport". Du kan bruge denne rapport til at dele ideer med din leder eller direktør. Normalt skal du udarbejde en oversigt og brødtekst i rapporten. Resumé er et middel til at formidle ideer. Kroppen indeholder oplysninger om fordele, omkostninger, risici og andre oplysninger i forbindelse med din idé.
For eksempel vil du købe en printer til din division. For at overbevise lederen om, at printeren virkelig er nødvendig, skal du udarbejde en begrundelses-/anbefalingsrapport for formelt at indsende en anmodning om printerkøb til ledelsen
Trin 2. Præsenter de risici, der følger med forretningsmuligheden
"Undersøgelsesrapporter" hjælper beslutningstagere med at overveje de risici, der skal stå over for, når de ønsker at foretage bestemte handlinger, så ledelsen kan forudse utilsigtede konsekvenser. Denne rapport består af en introduktion, en krop og en konklusion. Forordet indeholder vigtige oplysninger om det emne, der undersøges. Kroppen indeholder en forklaring på fakta og resultaterne af undersøgelsen. Konklusionen indeholder et resumé af rapporten.
Eksempelvis ønsker medicinalfirma X at arbejde med medicinalfirma Y, der står over for et problem. Firma X ønsker ikke at arbejde med virksomheder, der i øjeblikket har eller har oplevet økonomiske problemer. Derfor søger virksomhed X fuldstændige oplysninger om virksomhed Y og udarbejder derefter en undersøgelsesrapport for at diskutere de finansielle data for virksomhed Y med økonomidirektøren
Trin 3. Fremlæg oplysninger om overholdelse for offentlige myndigheder
Denne rapport, der almindeligvis betegnes som en "overensstemmelsesrapport", er nyttig til at demonstrere virksomheders ansvarlighed ved at bevise over for offentlige myndigheder (by, provins, central osv.), At ledelsen arbejder i henhold til gældende love/regler og styrer økonomi i henhold til procedurer. Denne rapport består af en introduktion, en krop og en konklusion. Forordet indeholder en forklaring på hovedemnerne i rapporten. Bagagerummet indeholder data, fakta og andre oplysninger, som offentlige myndigheder har brug for at kende. Konklusionen indeholder et resumé af rapporten.
For eksempel skal bestyrelsen for et statsforsikringsselskab forelægge finansministeren, at ledelsen af virksomheden udføres i overensstemmelse med de love og regler, der er gældende i 2019. Til dette udarbejder bestyrelsen et årligt overensstemmelsesrapport for at præsentere virksomhedens aktiviteter i løbet af 2019
Trin 4. Præsenter gennemførligheden af den foreslåede idé eller projekt
En rapport, der indeholder en forklaring til at afgøre, om en idé accepteres eller afvises, kaldes en "forundersøgelsesrapport". Denne rapport består af et sammendrag og et brødtekst. Resuméet indeholder ideer, mens kroppen skitserer fordelene, mulige problemer, omkostninger og andre spørgsmål i forbindelse med den foreslåede idé. Ledelsen kan bruge forundersøgelsesrapporten til at besvare følgende spørgsmål:
- Kan dette projekt gennemføres inden for det økonomiske budget?
- Er dette projekt rentabelt?
- Kan dette projekt gennemføres i henhold til en forudbestemt tidsplan?
Trin 5. Præsenter forskningsresultaterne opnået gennem undersøgelsen
En "forskningsrapport" præsenterer resultaterne af en detaljeret undersøgelse af et meget specifikt problem eller problem. Denne rapport består af et abstrakt (resumé), forord, anvendte metoder, forskningsresultater, konklusioner og forslag. Når du laver en rapport, skal du oplyse resultaterne af de undersøgelser, der bruges som referencer.
For eksempel ønsker ledelsen at gennemføre en undersøgelse, der involverer alt personale for at afgøre, om det er nødvendigt at forbyde medarbejdere at ryge i virksomhedens kantine eller ej. Personen, der gennemfører undersøgelsen, skriver en rapport om forskningsresultaterne
Trin 6. Hjælp virksomheden med at forbedre sine politikker, produkter eller procedurer gennem konsekvent tilsyn
Udarbejd derefter en "periodisk rapport", der skrives hver bestemt tidsramme, f.eks. Ugentligt, månedligt, kvartalsvis osv. Denne rapport præsenterer virksomhedens effektivitetsniveau, fortjeneste/tab og andre data for en bestemt periode.
For eksempel vil en apoteksejer bede sin sælger om at fremlægge en månedlig salgsrapport hver 3. i den følgende måned
Trin 7. Giv en rapport i tilfælde af visse situationer
I modsætning til periodiske rapporter skrives "situationsrapporter" til specifikke behov, f.eks. Blot at give oplysninger i møder eller rapportere om bestræbelser på at håndtere naturkatastrofer. Denne rapport består af en introduktion, en krop og en konklusion. Indledningen indeholder en forklaring på de rapporterede hændelser og giver en kort oversigt over de spørgsmål, der diskuteres i rapportens brødtekst. Afslutningsvis skal du forklare de løsninger, der har været og vil blive gennemført.
Eksempelvis beder guvernøren borgmesteren om at levere en situationsrapport, efter at der opstår en orkan i området under hans ansvar
Trin 8. Præsenter nogle løsninger for at løse problemet
"Benchmark -rapporten" præsenterer flere løsningsmuligheder for at træffe beslutninger. Ifølge sit formål anbefaler forfatteren flere handlinger, der skal foretages. Denne rapport består af en introduktion, en krop og en konklusion. Forordet forklarer formålet med at skrive rapporten. Overkroppen udtrykker situationen eller problemet ved siden af flere løsningsmuligheder. Konklusion giver den bedste løsning.
For eksempel ønsker et bilfirma at bygge en fabrik i Asien. Når du skriver benchmarkrapporten, skal du angive maksimalt 3 lande i henhold til virksomhedens behov og foreslå den bedste placering i konklusionen
Del 2 af 2: Skrivning af en virksomhedsrapport
Trin 1. Bestem formålet med at skrive og formatere rapporten
Spørg dig selv, hvorfor du vil skrive en virksomhedsrapport. Vælg rapporttypen på listen ovenfor i henhold til de mål, der skal nås.
- Uanset årsagen, skal du sørge for at sætte mål, der er korte og klare. Rapportlæsere bliver forvirrede, hvis målformuleringen er langvarig, så der er tvivl om rapportens troværdighed.
- For eksempel har din afdeling brug for yderligere salgsfremmende midler. Når du skriver rapporten, skal du fokusere på det aktuelt tilgængelige salgsbudgetbudget og fremlægge en effektiv arbejdsplan for at få mest muligt ud af de ekstra midler.
Trin 2. Overvej det publikum, der skal læse rapporten
Rapportlæsere kan komme uden for virksomheden (ikke medarbejdere) eller fra virksomheden. Når du skriver en rapport, skal du overveje, hvor godt læseren forstår eller har oplysninger om det emne, der diskuteres. Tænk også over, hvor nyttig oplysningerne i rapporten vil være for læseren.
- Hvem der vil læse rapporten, er det økonomiske aspekt altid topprioritet for ledelse eller kunder.
- For eksempel vil du implementere et jobdelingsprogram i din division. Til dette skal du skrive en forretningsrapport, der vil blive læst af personaledirektøren, driftsdirektøren og administrerende direktør. Overvej muligheden for, at de allerede kender til programmet, så du kan give relevante oplysninger i rapporten. Hvis ledelsen aldrig har diskuteret et jobdelingsprogram, er din rapport informativ og nyttig. Hvis virksomheden allerede har planlagt dette program, vil din rapport være ineffektiv og mindre overbevisende.
Trin 3. Bestem, hvad der skal læres
Det vanskeligste trin ved udarbejdelse af en virksomhedsrapport er ikke at skrive. Det er det sværeste at drage konklusioner og indsamle understøttende data. Du skal have en bred vifte af færdigheder, f.eks. Indsamling af data og analyse af markedet. Hvad skal du og ledelsen vide for at kunne træffe informerede beslutninger om emnerne i din rapport?
Trin 4. Indsaml relevante data for at skrive en rapport
Sørg for, at de understøttende data, du giver, er et resultat af forskning. Ellers kan du miste troværdigheden. Dataindsamling bestemmes også af den rapporttype, der skal skrives. Sørg for at bruge data, der er korrekte og relevante for formålet med at skrive rapporten.
- Data fra interne kilder er normalt hurtigere at indsamle. F.eks. Kan produktsalgsdata rekvireres fra salgsafdelingen telefonisk. Således modtages dataene øjeblikkeligt og inkluderes i rapporten.
- Eksterne data kan hentes fra virksomheden. Hvis andre afdelinger har indsamlet og analyseret forbrugerdata, skal du bede om det, så du ikke behøver at foretage din egen research. De nødvendige data skal være skræddersyet til forretningsområdet, men forretningsrapportforfattere behøver normalt ikke at undersøge først.
- For eksempel, hvis du vil skrive en begrundelses-/anbefalingsrapport, skal du undersøge for at finde ud af fordelene ved de præsenterede ideer og derefter inkludere resultaterne af forskningen i rapporten.
Trin 5. Beslut, hvordan rapporten skal struktureres, inden du skriver
Denne beslutning er påvirket af formålet med at skrive rapporten. For eksempel er det anderledes, hvordan man udarbejder en overensstemmelsesrapport og en forundersøgelsesrapport. Begynd at skrive, når du kan finde ud af, hvordan du kompilerer rapporten.
- Sorter de understøttende data i flere grupper. Forretningsrapporter indeholder normalt et væld af data og oplysninger. Opdeling af data i grupper er nøglen til vellykket at skrive en god forretningsrapport. For eksempel skal salgsdata præsenteres adskilt fra kundedata og medtage en titel for hver dataoversigt.
- Kompilér rapporter ved at sortere oversigtsdata efter titel for at gøre det let at læse og forstå. De præsenterede data kan således understøtte hovedformålet med at skrive rapporten.
- Nogle gange skal du vente på, at en anden analyserer eller indtaster data. Mens du venter, kan du behandle det komplette datasæt.
Trin 6. Træk konklusioner og giv specifikke forslag
Sørg for at drage logiske konklusioner ved hjælp af dataene i rapporten. Forklar de handlinger, der skal foretages ud fra disse konklusioner.
Hver løsning, du foreslår, skal følges af specifikke, målbare handlinger. Beskriv eventuelle ændringer af stillingsbeskrivelsen, tidsplanen eller tildeling af midler, der er nødvendige for at gennemføre den nye arbejdsplan. Sørg for, at dine forslag understøttes af data, der beviser, at ledelsen er i stand til at nå målene ved at implementere løsningerne i rapporten
Trin 7. Forbered et resumé
Dette resumé vil være den første side i virksomhedsrapporten, men er skrevet i slutningen. Resuméet er et middel til at præsentere resultaterne af undersøgelsen og konklusioner for at give et glimt af rapportens indhold, hvis nogen ikke har tid til at læse den til ende. Som en illustration er et resumé som en filmtrailer eller et specialabstrakt.
Denne rapport kaldes oversigten, fordi travle ledere kun må læse denne oversigt. Formidle vigtige oplysninger til overordnede i 200-300 ord i form af en sammenfatning. Han kunne læse videre, hvis han ville vide detaljerne
Trin 8. Brug infografik til at formidle specifikke data
Nogle gange skal du angive kvantitative data ved hjælp af grafer eller diagrammer. Præsenter data med forskellige farver for at gøre det mere attraktivt og let at forstå. Brug punkttegn, sekventielle tal eller tabeller for at gøre dataene lettere at læse. Dette trin får præsentationen af dataene til at se anderledes ud for at vise deres betydning.
- Normalt får billeder virksomhedsrapporter til at se mere attraktive ud. Rapporter virker ensformige, hvis de kun indeholder tekst og tal. Fremlæg relevant og nyttig infografik, men overdriv det ikke.
- Skriv oplysningerne i bokse på en side, der næsten udelukkende er tekst, ingen tabeller eller tal. Fuldtekstsider har en tendens til at være kedelige. Et resumé af vigtige oplysninger kan blive præsenteret i en boks.
Trin 9. Angiv informationskilderne
Afhængigt af hvilken type forskning du laver, skal du muligvis angive informationsudbyderen. I en virksomhedsrapport har en bibliografi eller kildeside til formål at give læseren information, hvis han vil kontrollere eller lede efter andre data.
Brug det korrekte format, når du inkluderer citater i rapporter efter virksomhedstype
Trin 10. Kontroller rapporten 2 gange
Du virker ikke alvorlig, når du rapporterer stave- eller grammatiske fejl. Disse fejl sætter spørgsmålstegn ved troværdigheden af din undersøgelse. Desuden fremlægge klare og utvetydige oplysninger.
- Brug f.eks. Ikke ord, der er svære at forstå eller sætninger, der er for lange.
- Undgå forskellige samtaler.
- Hvis rapportlæseren er i samme forretning, kan du bruge jargon eller tekniske termer, men overdriv det ikke.
- Normalt skrives forretningsrapporter ved hjælp af den passive stemme. Denne rapport er et eksempel, der viser, at det er bedre at skrive med passive sætninger end aktive sætninger.
- Når du kontrollerer rapporter, kan fejl overses, fordi du skrev selv. Få en støttende kollega til at læse din rapport og derefter bede om feedback. Det er meget bedre at kende fejl fra kolleger end fra overordnede. Udnyt peer -input til at forbedre rapporter, mens du tager hensyn til forslag.
Trin 11. Opret en indholdsfortegnelse
Skriv en virksomhedsrapport i henhold til det officielle format ved at oprette en indholdsfortegnelse, der er nyttig som reference, når du søger efter en bestemt side. Medtag sidetallene for hvert afsnit i rapporten i indholdsfortegnelsen, især resuméet og konklusionen.
Trin 12. Tid til at binde rapporten
Den bedste måde at forbedre en rapport, der giver en nyttig fuld gennemgang, er at binde den så godt som muligt, f.eks. Ved hjælp af spiraltråd, bindemidler eller papdæksler. Således ser rapporten pæn og attraktiv ud, så andre vil have lyst til at læse den til ende.
