Nogle mennesker kan føle sig fast, når de skriver en e -mail til kundeservice (kundeservice). Hvordan skriver man et brev i form af en e -mail, fordi der normalt sker korrespondance på et stykke papir? Hvad er reglerne og protokollerne for at kontakte kundeservice? Selvom skrivning af en e -mail til kundeservice bør tilpasses industrien, regionen og kulturen i den forretningsenhed, du kontakter, er der nogle grundlæggende retningslinjer for at skrive et effektivt kundeservicebrev.
Trin
Del 1 af 3: Gennemgå virksomhedens websted
Trin 1. Find svar
Inden du begynder at skrive en e -mail til en virksomheds kundeserviceafdeling, er det en god idé at finde ud af, om det svar, du ønsker, allerede findes på virksomhedens websted. De ensartede spørgsmål, som kunderne stiller virksomheder, er normalt opsummeret i FAQ (ofte stillede spørgsmål aka ofte stillede spørgsmål) og hjælpesider.
Normalt kan denne side tilgås via virksomhedens websted. Prøv at rulle til bunden af virksomhedens websted og klikke på linkene, der siger "Kontakt os" eller "Hjælp" og "Kundeservice"
Trin 2. Kig efter hjælpesiden til kunden
Hvis du ikke finder linket til kundeservice nederst på webstedet, kan du prøve at bruge søgefeltet. Normalt er der på websiden en boks, der kan fyldes med tekst og har et forstørrelsesglas -symbol. Indtast "kundeservice" eller "kontakt", og tryk på enter.
-
Normalt indsætter virksomheder en tekstboks på siden "Kontakt os", som kunderne kan bruge til at skrive deres klager eller kommentarer og derefter sende dem til kundeservice som en e -mail.
Tjek denne side for at sikre, at der sendes en kopi af e -mailen til dig. Hvis ikke, skal du slå virksomhedens e -mail -adresse op på virksomhedens websted og sende den til din personlige e -mail -konto. På denne måde kan du gemme en kopi af den e -mail, du sender
Trin 3. Brug søgelinjen
Prøv først at finde svaret på dit spørgsmål ved at indtaste søgeord, der er relateret til dit spørgsmål, i søgefeltet (boksen, du bruger til at finde virksomhedens e -mail -adresser). På den måde kan du løse problemet uden at skulle e -maile kundeservice.
- Dette er vigtigt, så du ser smart ud og opbygger respekt, når du endelig skal sende en e -mail. Hvis svarene på dine spørgsmål allerede er forklaret på webstedet, vil kundeserviceteamet se dig som forkælet og doven. Som følge heraf bliver dine e -mails ikke taget alvorligt.
- Se også sektionen med ofte stillede spørgsmål. Ofte stillede spørgsmål besvares normalt i form af ofte stillede spørgsmål. Det er derfor, mange websteder har denne side. Takket være denne side reduceres antallet af e -mails, der går til kundeservice, drastisk.
Trin 4. Gennemgå virksomhedens politikker
Hvis du ikke kan finde et svar på dit spørgsmål på siden med søgning eller ofte stillede spørgsmål, anbefaler vi at besøge siden "Om os" eller returpolitikken. Rul helt til bunden af webstedet og tjek linkene. Se efter links, der groft besvarer dine spørgsmål: Om os, indeks, kreditkort, produkttilgængelighed, returpolitik, fortrolighedspolitik, brugsbetingelser og så videre.
Selvom du ikke finder svar på disse sider, finder du stadig oplysninger, der kan være nyttige, hvis du ender med at sende en e -mail til kundeservice
Del 2 af 3: Skrivning af en e -mail
Trin 1. Beslut, om din e -mail er en klage eller et kompliment
E -mails sendt til kundeservice er ikke kun klager eller spørgsmål. Måske vil du takke mig for en god service. De fleste virksomheder elsker at modtage positive mails som denne.
Faktisk bliver der undertiden besvaret klager hurtigere og direkte, hvis de sendes via telefon frem for via e -mail. E -mails er gode til at vise taknemmelighed eller stille spørgsmål, der ikke skal besvares med det samme. Hvis dit problem skal løses hurtigst muligt, anbefaler vi, at du kontakter kundeservice via telefon
Trin 2. Skriv en tydelig titel på brevet
Sørg for, at din titel er meningsfuld og til det punkt. Dit mål er at skabe en overskrift, der let fanger kundeserviceteamets opmærksomhed, så den får et hurtigt svar. Opret en kortfattet titel, indehold e -mailens indhold, og bed om et svar.
For eksempel "Top-up mislykkedes-svar venligst"
Trin 3. Start med en hilsen
Når du har skrevet en solid e -mail -titel, skal du sige hej til en kundeservicerepræsentant. Hilsen er meget vigtig i korrespondance for at opretholde høflighed. Du kan simpelthen skrive "Kære kundeserviceteam."
- Prøv at inkludere navnet i din hilsen. Små virksomheder kan indeholde navnet på den person, der fungerer som virksomhedens kundeservicerepræsentant. Udnyt dette til at oprette en personlig og venlig e -mail.
- Du kan afslutte hilsenen med et komma eller kolon. For eksempel "Kære kundeservicerepræsentant", ELLER "Kære kundeservicerepræsentant:"
Trin 4. Anvend standard brevskrivning
Bevar respekt for kundeservicerepræsentanter ved at bruge standard brevskrivningspraksis. Skriv ikke kun store, store eller store skrifttyper. Brug bare standard tegnsætning, stavning og store bogstaver, når du skriver bogstaver. På denne måde bliver din e -mail taget alvorligt.
Trin 5. Bevar din høflighed ved at skrive breve
Brug en høflig tone, selvom du udtrykker en klage eller frustration. Din status som kunde vil blive værdsat mere og reageret mere høfligt.
Trin 6. Identificer dig selv
Efter at have hilst på kundeservicemedarbejderen, præsenter dig selv. Giv dit navn og beskriv status for din kunde (f.eks. En ny kunde eller en gentagen kunde). Kundeservicemedarbejdere vil bevare din loyalitet. Hvor relevant, oplys din geografiske placering (f.eks. Til udendørs produkter eller tjenester).
Trin 7. Vær specifik
Brug specifikke vilkår i din e -mail. Undgå at skrive "mit produkt", og beskriv produktet eller tjenesten i detaljer, og hvorfor du har sendt e -mailen. Beskriv den relevante hændelse, så kundeservicemedarbejderen kan identificere problemet. At give oplysninger klart i begyndelsen af brevet forhindrer lange e -mailsamtaler.
- Brug produktets URL (hvis relevant). Således kan kundeservicemedarbejderen straks forstå det påtænkte produkt.
- Inkluder dit booking -id, såvel som kundeservicemedarbejdere vil normalt bede om det. Gennem dette ID -nummer spores og administreres din ordre i systemet.
Trin 8. Stil tydeligt spørgsmål
Kom lige til sagen, mens du sammensætter din e -mail. Når du har sagt hej og præsenteret dig selv, skal du starte et nyt afsnit med at skrive dit problem eller grund til at sende e -mailen ned ved hjælp af det specifikke sprog, der er beskrevet ovenfor.
Bare spørg hvad du vil vide. Hvis du er flov over at spørge, skal du straks fjerne disse følelser fra e -mailen. Hvis du vil have et nyt produkt i stedet for et defekt produkt, skal du angive det klart
Trin 9. Skriv et kort afsnit
Sørg for, at dine afsnit ikke er lange. Det er en god idé kun at have en, to eller højst tre sætninger i et afsnit for let læsning. Det giver også kundeservicemedarbejdere mulighed for hurtigt at scanne e -mails og bestemme deres prioritet. Hvis den indeholder meget tekst, får din e -mail den laveste prioritet, fordi kundeservicemedarbejderen ikke har tid til at læse det hele.
Trin 10. Luk brevet med en underskrift
Afslut e -mailen med en sætning, der opsummerer din anmodning eller kompliment, efterfulgt af en hilsen. Du kan lukke brevet med "Med venlig hilsen", men du kan ganske enkelt efterlade din hilsen og e -mailsignatur. Du kan også udtrykke din hast ved at sige "Forhåbentlig kan jeg snart vende tilbage til denne e -mail" eller sådan noget,
E -mail -signaturen er en kort tekst, der indeholder dit navn, erhverv og kontaktoplysninger. Du kan angive en e -mail -signatur i indstillingerne for e -mail, så den altid vises, når du sender en ny besked
Trin 11. Inkluder ikke vedhæftede filer
Prøv ikke at uploade vedhæftede filer i e -mails, der først sendes til nogen. Mange websteder har spamfiltre, der prioriterer vedhæftede e -mails, så dine e -mails sendes til spamboksen, før de kan læses.
- Selvfølgelig skal du vedlægge en vedhæftet fil, hvis du indsender et jobansøgningsbrev og bliver bedt om at vedhæfte dit CV i et Word -dokument.
- Inkluder ikke brugernavne, adgangskoder eller kredit-/betalingskortoplysninger.
Trin 12. Læs og tjek igen, før du sender mail
Hvis e -mailen er skrevet, skal du ikke straks trykke på send -knappen (send). Du bør gennemgå dit brev og sikre dig, at der ikke er stavefejl i det. Selvom du skriver din e -mail med en smartphone, er linjen "sendt fra min iPhone" ingen undskyldning for grammatik- og tegnsætningsfejl for at få dit brev til at se mere professionelt ud.
Trin 13. Opfølgning
Hvis du ikke modtager et e -mail -svar i flere dage, er det meget sandsynligt, at e -mailen gik igennem et spamfilter eller sidder fast i bunden af din indbakke. Send en ny e -mail, der fornærmer din gamle, og spørg, om den er modtaget.
Del 3 af 3: Opretholdelse af høflighed
Trin 1. Brug korrekt grammatik og stavning
Uden at indse det er en del af opretholdelsen af høflighed i korrespondance brugen af god og korrekt grammatik og stavning. God kommunikation viser respekt for modtageren af e -mailen og viser, at du virkelig er en høflig person.
Trin 2. Vis din uddannelse og viden
Kom ikke frem som en nørd, men fremvis din intelligens med et godt ordforråd. Hvis du også har besøgt virksomhedens websted og studeret deres politikker, skal du udtrykke dette i brevet og også sige, at du ikke kunne finde et svar på dit problem.
Trin 3. Spøg ikke
Brev, der sendes til kundeserviceteamet, bør tages alvorligt, i det mindste ved den første kontakt. Derfor bør vittigheder og vittigheder ikke medtages i brevet. Spøg vil blive betragtet som uhøfligt og bør undgås, når man beskæftiger sig med enhver form for forretning.
Hvis du har været i hyppig kontakt med kundeservicemedarbejdere via e -mail, er du velkommen til at joke lidt, da I allerede kender hinanden
Trin 4. Udtryk dig selv uden at være hård
Selvom du er vred over det leverede produkt eller den service, løser problemet ikke at blive sur i en e -mail. Kommuniker dine bekymringer respektfuldt og høfligt, så de kan behandles effektivt uden at sende en uhøflig e -mail.
Glem ikke, at du ikke kan udtrykke følelser ved at skrive. Hvis du er meget skuffet og har brug for øjeblikkelig opmærksomhed, er det bedst at klage over telefonen, fordi det er mere effektivt
Trin 5. Beskriv din loyalitet og påskønnelse
Endelig formidle, hvor loyal du er over for virksomheden, og hvor taknemmelig du er for den ydede service, så kundeservicemedarbejderen værdsætter din e -mail og reagerer hurtigere.
