I første omgang kan det være svært at skrive en jobrapport, men det er faktisk lettere end du tror. Arbejdsrapporter bruges normalt til at forklare et bestemt projekts fremskridt eller give konklusioner og anbefalinger om visse spørgsmål på arbejdspladsen. For let at skrive en effektiv arbejdsrapport skal du starte med at overveje dit formål, publikum, forskning og budskab. Udarbejde en rapport ved hjælp af forretningsrapportformatet. Foretag ændringer, så rapporten bliver effektiv.
Trin
Del 1 af 3: Planlægning af en arbejdsrapport
Trin 1. Identificer rapportens formål og emne
Nogle gange kan du blive bedt om at lave en rapport. Formålet eller emnet for rapporten vil højst sandsynligt fremgå af anmodningen. Hvis du ikke er sikker på et mål eller et emne, skal du overveje det budskab, du vil formidle til dine læsere. Du kan også afklare med din vejleder eller overordnede.
For eksempel kan dit mål være at analysere et forretningsproblem, forklare resultaterne af et projekt, du arbejder på, eller give en vejleder en oversigt over fremdriften i dit arbejde
Trin 2. Vælg en tone og et sprog, der passer til læseren
Overvej læserens viden og de jargoner, de kender. Når du skriver en rapport, kan du bruge jargon og mere professionelt sprog, end når du skriver for offentligheden.
- Hvem læser rapporten? Overvej alle læsere, der sandsynligvis vil bruge din rapport.
- Hvis dit læsertal er heterogent, skal du skrive hele informationen ned for læseren, der har mindst viden om, hvad du skriver. Brug dog overskrifter til hvert afsnit, så mere uddannede læsere kan springe oplysninger over, som de ikke synes er nødvendige. Du kan også skrive bestemte sektioner for at adressere bestemte grupper af læsere.
Trin 3. Indsaml data og eventuelt understøttende materiale
Medtag det materiale, du brugte som grundlag for dine konklusioner eller anbefalinger. Du vil referere til disse materialer, når du udarbejder rapporten. Du skal muligvis også inkludere disse materialer i bilaget til rapporten. Nedenfor er de typer materialer, du kan inkludere, når du udarbejder en rapport:
- Økonomisk information
- Diagram
- Diagram
- Statistiske oplysninger
- Undersøgelse
- Spørgeskema
- Resultater af interviews med eksperter, kolleger, kunder mv.
Trin 4. Gennemgå dine fremskridt, hvis du skriver en statusrapport
Giv i stedet en oversigt over det arbejde, du har udført, det arbejde, du vil udføre, og om arbejdet har været i overensstemmelse med det oprindelige mål. Tænk på rapporten som et svar på de spørgsmål, folk måtte have om dit projekt. Nedenfor er de spørgsmål, du skal besvare i rapporten:
- Har arbejdsomfanget ændret sig?
- Hvilket arbejde har du udført siden den sidste rapport?
- Hvilket arbejde vil du lave?
- Bliver dit projekt færdigt til tiden? Hvis ikke, hvorfor?
- Hvilket problem stod du overfor, og hvordan løste du det?
- Hvilke lektioner lærte du i denne måned?
Trin 5. Beskriv de oplysninger, du skal medtage i rapporten
Skriv en oversigt over din idé som en vejledning. Når du skitserer, skal du udvikle rapportoverskrifter til at hjælpe med at organisere, hvad du vil sige. Denne oversigt behøver ikke at være pæn eller velskrevet, fordi det kun er dig, der vil bruge den.
- Generelt starter rapporten med en forklaring af resultaterne, konklusionerne eller anbefalingerne. Forklar derefter, hvordan du er nået frem til den konklusion og din tankegang, hvis det er muligt.
- Hvis du vil komme med en kontroversiel konklusion eller anbefaling, skal du forklare din proces og ræsonnement, så læseren forstår årsagerne bag dine konklusioner og anbefalinger.
Del 2 af 3: Udarbejdelse af en arbejdsrapport
Trin 1. Brug en forside eller titelblad
Titelsiden skal indeholde navnet på rapporten efterfulgt af datoen for indsendelse på en separat linje. På den tredje linje skal du skrive navnene på alle rapportforfatterne. Skriv derefter navnet på organisationen på den fjerde linje.
- I nogle tilfælde kan du inkludere et følgebrev, der forklarer, hvorfor du skriver rapporten, hvad der er i den, og hvad du skal gøre derefter. Denne form for brev bruges almindeligvis, når processen med at skrive en rapport tager lang tid, eller forfatteren føler, at læseren har brug for yderligere forklaring, før han går i gang med rapporten.
- For statusrapporter skal du skrive dit navn, projektnavn, dato og rapporteringsperiode på titelsiden. Skriv dem på forskellige linjer. Du kan mærke hver linje med ord, f.eks. 'Navn', 'projektnavn', 'dato' og 'rapportperiode'. Du kan også skrive oplysninger om disse ting uden etiketter.
- Spørg din chef, om der er specifikke anbefalinger til arbejdsrapporten. Disse anbefalinger er den bedste materialekilde til udarbejdelse af rapporter.
Trin 2. Opret et resumé, der indeholder vigtige oplysninger
Medtag dine konklusioner, begrundelser og anbefalinger. Læseren forstår hovedpunkterne i rapporten uden at skulle læse den i sin helhed. Du behøver ikke gå ind for mange detaljer, men læseren bør forstå beskrivelsen af din rapport. Resuméet skal være halvt til en side.
- Du behøver ikke at opsummere hele rapporten. Fokuser på de vigtige ideer i rapporten, f.eks. Din hovedanbefaling eller konklusion.
- Hvis du skriver en statusrapport, skal du springe dette afsnit over.
Trin 3. Opret en indholdsfortegnelse
Angiv alle afsnittets overskrifter i rapporten og deres sidetal. Denne liste vil gøre det lettere for læsere at bruge din rapport og finde de oplysninger, de har brug for.
- Brug overskrifter og overskrifter til hvert afsnit, så rapporten er let at læse.
- Hvis du skriver en statusrapport, behøver du normalt ikke at oprette en indholdsfortegnelse, medmindre din chef beder dig om det. Medtag dog en titel og overskrift for hvert afsnit for at gøre rapporten let at læse.
Trin 4. Skriv en introduktion for at give en idé om din rapport
Fortæl læseren, hvorfor du skrev rapporten. Opsummer konteksten bag rapporten og forklar dit formål. Angiv de spørgsmål, du vil besvare i rapporten, eller de spørgsmål, du vil løse. Beskriv rapportens omfang og organisation.
- Introduktionen behøver ikke at være lang. Skriv klart og specifikt, så læserne kender konteksten og formålet uden at skulle læse en for lang forklaring.
- Skriv 2-4 afsnit til indledningen.
- For en statusrapport er et indledende afsnit på 1-2 afsnit tilstrækkeligt. Introduktionen skal opsummere dit projekt og dine mål. Du kan også nævne det arbejde, du har gennemført, og dine næste planer.
Trin 5. Forklar de resultater eller konklusioner, du har nævnt
Skitser enhver forskning eller evaluering, du har gennemført vedrørende projektet. Skriv en diskussion og fortolkning af fundene og deres forhold til emnet i rapporten.
- Generelt består dette afsnit af et indledende afsnit og en liste over dine konklusioner.
- Konklusionen kan skrives sådan, “1. Befolkningen ældes, så vores kunders sundhedsrisici stiger.”
- Hvis du skriver en statusrapport, har du ingen resultater eller konklusioner. Skriv resultater eller arbejde ned, som du har gennemført efter introduktionen. Du kan skrive 2-4 afsnit til dette afsnit. Normalt vil en liste dog være tilstrækkelig. Skriv, "Hævede 200.000.000 IDR for at leje festivaltelte", "Underskrev en kontrakt med Party Planning Company om at planlægge festivalen" og "gennemførte en undersøgelse blandt 1.500 indbyggere for at indsamle opinion."
Trin 6. Giv anbefalinger til fremtidige trin
Anbefalinger skal forklare, hvad der vil ske i fremtiden. Beskriv, hvilket problem der kunne løses ved hjælp af din løsning, og hvordan det relaterer sig til den konklusion, du har draget. Efter at have skrevet forklaringen, anfør anbefalingerne efter nummer. Begynd hver sætning med et verbum. Lav en liste med anbefalinger, og start med det vigtigste.
- For eksempel kan du skrive "1. Giv uddannelse af hjerte -lungeredning til medarbejdere.”
- Hvis du skriver en statusrapport, bør du lave en liste over job eller mål, som du vil arbejde med/nå i den næste periode. Du kan f.eks. Skrive "Find en sælger til festivalen", "Bestem festivalens design" og "Bestil en reklameplakat".
Trin 7. Diskuter processen og rammerne, der ligger til grund for konklusionen
Beskriv den tilgang, du brugte til at analysere emnet, problemet eller problemet. Gennemgå dine fund, og forklar derefter, hvordan de blev brugt som grundlag for anbefalinger. Del diskussionen i afsnit. Titel sektionerne efter deres indhold.
- Dette afsnit indeholder også en længere diskussion af forskning og evaluering.
- Dette bør være det længste afsnit i din rapport.
- Hvis du skriver en statusrapport, kan du springe dette afsnit over. Du kan erstatte det med et afsnit om flaskehalse, mens du arbejder på et projekt, og hvordan du kan overvinde dem. Du skriver måske:”Mange beboere returnerer ikke undersøgelser, fordi de ikke kommer med forudbetalt porto. Herefter vil vi inkludere forudbetalt porto eller tilbyde en digital undersøgelsesmulighed.”
Trin 8. Angiv de referencer, du brugte til at udarbejde rapporten
Referencer kan være i form af tidsskriftartikler, nyheder, interviews, undersøgelser, spørgeskemaer, statistiske fund og anden relateret information. Nævn disse referencer i slutningen af rapporten. Tit den "Bibliografi."
- Medmindre du bliver bedt om at bruge en bestemt citatstil, skal du bruge APA -formatet i virksomhedsrapporter.
- Spring dette trin over, hvis du forbereder en statusrapport.
Trin 9. Vedhæft vedhæftede filer til materialer såsom undersøgelser, spørgeskemaer eller e -mails
Ikke alle rapporter kræver vedhæftet fil. Du kan dog inkludere dem, hvis du vil levere materiale, du har citeret, eller yderligere oplysninger, der lettere kan hjælpe dem med at forstå dit emne eller dine fund. Mærk hver vedhæftet fil med et andet bogstav.
- For eksempel kan du have "Appendix A", "Appendix B" og "Appendix C".
- Hvis du skriver en statusrapport, behøver du ikke at inkludere dette afsnit.
Trin 10. Skriv en kort konklusion, der opsummerer alle dine fund eller fremskridt
Du behøver muligvis ikke skrive en konklusion, men en konklusion kan fremhæve den indsats, du har gjort. Lav en konklusion på 3-4 sætninger for at opsummere alle de oplysninger, du har præsenteret i rapporten.
Du skriver måske:”Kunstfestivalplanlægningsprojektet er blevet udført som planlagt. Vi har gennemført 90% af planlægningsaktiviteterne og er flyttet ind i materialekøbsprocessen. I øjeblikket står projektet ikke over for nogen forhindringer, men vi vil behandle eventuelle problemer, der måtte opstå i fremtiden.”
Del 3 af 3: Skrivning af effektive rapporter
Trin 1. Brug en tydelig titel til at gøre rapporten let at bruge
Gør overskriften tydelig og ikke fyldig. Ved at se på titlen skal læseren med det samme forstå, hvad din rapport handler om.
- De titler, du muligvis har brug for, inkluderer: Introduktion, arbejde afsluttet, mål for næste periode, barrierer og løsninger og konklusion.
- Opret en titel, der matcher oplysningerne i rapporten.
- For statusrapporter er dine læsere sandsynligvis tilsynsførende, teams eller klienter.
Trin 2. Brug et enkelt og ligetil sprog til at formidle ideer
Arbejdsrapporter kræver ikke komplicerede ord og blomsterrige sætninger. Du skal bare formidle de vigtige punkter til læseren. Formidl ideer ved hjælp af de enklest mulige ord og kom til kernen i ideen.
Skriv "Indtægterne steg med 50% i 4. kvartal" i stedet for "Indtægterne steg med 50% og gjorde indtjeningen i fjerde kvartal glimrende."
Trin 3. Brug kortfattet skrift til at holde din rapport kort
At skrive for længe er bare spild af tid for dig og læseren. Fjern unødvendige ord, og kom lige til punktet i din erklæring.
- Nogle arbejdsrapporter er naturligvis lange, fordi de indeholder mange oplysninger. Måden du skriver det på, bør dog forblive kortfattet.
- Det er bedre at skrive, "Salget steg i det sidste kvartal, efter at personalet foretog telefonisk marketing", snarere end, "Omsætningen steg kraftigt i det sidste kvartal, da vores talentfulde og dedikerede salgsstyrke markedsførte potentielle kunder over telefonen for at få dem til at købe mere. Produkter."
Trin 4. Præsenter ideer ved hjælp af objektivt og følelsesløst sprog
Skriv fakta ned, og lad læserne bygge deres egne konklusioner ud fra et objektivt synspunkt. Du kan komme med anbefalinger til, hvordan du håndterer et bestemt problem, men prøv ikke at provokere læserens følelser til at overtale dem. Lad læserne bygge ideer og beslutninger baseret på et objektivt perspektiv.
I stedet for at skrive "Ulykkeligt personale mangler normalt moral, så kontoret føles som en sjæleløs maskine," kan du skrive, "Personalet med relativt lav produktivitet siger, at de føler sig utilfredse."
Trin 5. Brug ikke uformelt sprog og ordene “jeg” eller “jeg
”Du kan muligvis bruge ordet” jeg”i en statusrapport, hvis du arbejder på projektet alene. Ellers må du ikke bruge ordet “jeg” eller meget uformelle ord i jobrapporter. Du kan dog bruge ordet "dig", når du retter bestemte sætninger til din målgruppe.
Brug professionelt sprog i rapporter
Trin 6. Læs rapporten igen for at sikre, at der ikke er fejl
Grammatik og stavefejl vil sænke omdømmet for rapportens professionalisme. Læs den igen for at sikre, at der ikke er stavefejl, dårlige sætninger eller forkerte ordvalg. Det ville være bedre, hvis du kunne genlæse rapporten to gange.
- Bed om muligt en anden om at læse rapporten, da det nogle gange kan være svært at finde fejl med dig selv.
- Hvis du har tid, skal du lade rapporten stå i 24 timer, før du genlæser den.
Tips
- Når du har skrevet den første arbejdsrapport, skal du bruge den som en skabelon til efterfølgende rapporter.
- Din arbejdsplads har muligvis en arbejdsrapportskabelon. Spørg din vejleder, om du kan bruge kontorskabelonen.
- Hvis du kan gøre dette, skal du bruge det eksisterende jobrapportformat for den organisation, du arbejder for. Kontroller filer på kontoret, eller spørg en vejleder eller kollega om en kopi af rapporten.
