I erhvervslivet betyder opnåelse af forretningsmål ikke at ofre høflighed eller venlighed. Faktisk ledsages god opførsel ofte af klog forretningspraksis. Anerkendelse er et godt eksempel på at illustrere det; god opførsel er også nyttig til at styrke relationer, tiltrække opmærksomhed og skabe minder om dig i det konkurrencedygtige erhvervsliv. Det er dog ikke altid let at balancere venlighed og professionalisme. Følgende trin giver en enkel måde at udføre denne udfordrende (men generelt nyttige) opgave på.
Trin
Metode 1 af 1: Skriv din egen tak
Trin 1. Forsink ikke
I næsten alle forretningssituationer er den største fordel ved at sende en taknotat, at det skaber et varigt positivt indtryk på forretningsforbindelsers, potentielle arbejdsgiveres, klienters eller finansieringers sind. Jo længere du forsinker afsendelse af en taknota efter en jobsamtale, kontrakt eller jobpræstation, desto mindre effektiv vil den være.
Trin 2. Vælg det rigtige format
Generelt er papirpost bedre end elektronisk post. Hvis du repræsenterer en bestemt virksomhed, er det at skrive en takseddel ved hjælp af officielt brevpapir den mest professionelle mulighed. Imidlertid gør håndskrevne kort et personligt indtryk og kan være et godt valg i visse situationer- for eksempel hvis du er en lille virksomhedsejer eller takker dig for en stor donation. En håndskrevet hilsen er også en god mulighed for at takke en potentiel arbejdsgiver, efter at du er blevet interviewet til en bestemt stilling. Hvis du vælger at skrive hilsenen i hånden:
- Vælg et kort, der er enkelt og moderne. Et hvidt eller elfenbenskort, der siger "Tak" på forsiden, er generelt et sikkert valg. Undgå kort med trykte hilsner på indersiden og kort med overdrevne eller "søde" designs.
- Overvej din håndskrift. Hvis du ikke er sikker på kvaliteten eller klarheden af din håndskrift, skal du vise en ven eller en kollega prøveeksempel. Hvis du ikke kan skrive klart og pænt, skal du øve dig, før du skriver på det kort, du sender. Hvis du skal, kan du bede en anden om at skrive din besked (glem ikke at underskrive den selv).
- Hvis du ikke kan finde en fysisk adresse, er e -mail eller e -mail dine eneste muligheder. E-mail er et godt valg, når det f.eks. Er blevet brugt som den primære kommunikationslinje mellem dig og den person, du takker. Den største ulempe ved en e -mail tak er, at den risikerer ikke at blive sendt eller ignoreret og muligvis ikke tiltrække opmærksomhed. Husk på, at nogle mennesker (især virksomhedsledere) kan modtage hundredvis af e -mails på en dag. Med det i tankerne kan du oprette en slående e-mail eller sende et e-kort via et tredjepartswebsted. Kort sagt, lad være-det får dine e-mails til at ligne reklamer og øger risikoen for, at de ignoreres eller kasseres. Hold dine e -mails korte, enkle, diskrete og igen rettidige. Det er en god idé at skrive en e -mail -titel, der beskriver specifikke oplysninger om dit forretningsforhold eller genstanden for din tak - f.eks. "Tak fordi du overvejede min jobansøgning."
Trin 3. Vælg den rigtige hilsen
Hvis der er en bestemt person, du henvender dig til, skal du adressere vedkommende med en passende titel eller kaldenavn og efternavn - f.eks. "Kære hr. Kinkaid." Når du vil takke mere end én person, skal du indtaste alle deres navne og kaldenavne eller titler i hilsenlinjen. Undgå almindelige hilsner som "Til din opmærksomhed hr. / Fru". Graden af formalitet i dit brev afhænger af, hvor intimt dit forhold er og arten af den forretning, du laver med personen.
Trin 4. I den indledende sætning skal du sige tak og tydeligt angive genstanden for din tak
Der er ingen grund til at forordse i åbningssætningen - undgå åbninger som: "Jeg skriver dette brev for at takke dig …" eller "jeg vil gerne takke dig for …", og vælg enkle, ligefremme sætninger, "Tak for at støtte vores samfundstjenesteprojekter."
Det er vigtigt at nævne genstanden for din tak, men undgå at nævne penge direkte, hvis genstanden for tak er en donation. Skift kontantbetegnelsen med eufemismer som "din generøsitet", "din venlighed" eller "din donation"
Trin 5. Diskuter den umiddelbare virkning eller betydning af genstanden for din tak
- Når du kommunikerer med finansierere, skal du angive, hvad din virksomhed kan opnå ved hjælp af tilskuddet.
- Når du kommunikerer med potentielle arbejdsgivere efter interviewet, kan du benytte lejligheden til at formidle din interesse for den stilling, du søger. Brug dog ikke en takseddel som en undskyldning for at understrege, hvorfor du er "det rigtige valg til jobbet". Brug en passende tilgang som "Jeg er glad for at møde dig og er meget interesseret i dette arbejde."
- Når du kommunikerer med en forretningspartner eller rådgiver, kan du sige noget som “Det var en fornøjelse at arbejde med dig” eller “dine forslag hjalp os med at nå vores afdelings årlige præstationsmål”, kan fremme positive relationer og indikere et ønske om at fortsætte samarbejdet.
Trin 6. Giv ros, men overdriv det ikke
Denne del er undertiden meget vanskelig at gøre, når du skriver en taknota, og er ikke altid korrekt eller nødvendig. Brug generelle sætninger af ros-for eksempel "Du gjorde et meget godt stykke arbejde" eller "Du har meget høje færdigheder inden for kontoadministration."
Trin 7. Tal om fremtiden
Her kan du udtrykke dit ønske om at fortsætte forretningsforholdet eller etablere et langsigtet arbejdsforhold. Når du taler med potentielle arbejdsgivere, er dette en god mulighed for at udtrykke din tillid til de beslutninger, virksomheden vil tage. Du kan sige "Jeg ser frem til dit svar."
Trin 8. Gentag din takkeseddel
Brug enkle sætninger til at gentage de tak, du sagde tidligere (men brug forskellige ord). Sig bare "Tak igen for …".
Trin 9. Luk med hilsen og underskrift
Generelt ville det være passende at bruge "oprigtigt" eller en tilsvarende sætning for at lukke din tak. Selvom din taknota er skrevet, skal du altid underskrive den med en pen. I visse situationer skal du skrive din titel eller titel og firmanavn under dit navn.
Trin 10. Kontroller og gennemgå din taknota
Afhængigt af situationen skal denne tale være kort og relativt enkel (cirka en halv side når den skrives). Hvis det virker langt, skal du kontrollere, om du bruger unødvendige ord-undtagen sætningen "tak", ikke gentag andet. Sørg for, at din intonation er konsistent. Bed en eller to personer om at kontrollere dine sætninger og stavning, da selv de mindste fejl kan efterlade et negativt indtryk.
Trin 11. Når du er sikker på din tak, skal du sende den med det samme
Igen er tiden afgørende-jo hurtigere du sender en taknota, jo dybere bliver dit indtryk.
Tips
- Inkluder ikke: personlige oplysninger eller nyheder om din virksomhed. Husk, formålet med denne hilsen er at formidle påskønnelse og taknemmelighed, ikke at smigre dine præstationer. Brug heller ikke en takseddel som en mulighed for at annoncere dig selv eller virksomheden. Hvis du skriver "Hvis du kan lide vores produkt X, er du muligvis også interesseret i produkt Y og Z (i øjeblikket på tilbud!)", Lyder din tak upålidelig.
- Du vil måske medtage et visitkort med din hilsen, men det er ikke nødvendigt, hvis du allerede kender personen godt eller har givet dit visitkort før. Nogle gange er det hensigtsmæssigt at inkludere et visitkort, når du kommunikerer med potentielle arbejdsgivere, men der er en god chance for, at du vil se på som prætentiøs. Hvis du ikke er sikker, skal du ikke gøre det- dit navn, titel og kontaktoplysninger burde allerede være tilgængelige. Hvis din taknota er skrevet, kan du indtaste disse oplysninger i brevhovedet i venstre side af siden efterfulgt af modtagerens navn og adresse to mellemrum nedenfor.
