En pressemeddelelse er en skriftlig erklæring til medierne. Det kan indeholde en række nyheder, herunder aktivitetsplan, tilbud, priser, nye produkter og tjenester, salgsresultater osv. Pressemeddelelser kan også bruges til at skabe særlige historier. Journalister vil normalt overveje en nyhedsidé mere, hvis de først modtager en pressemeddelelse. Dette er et meget grundlæggende PR -værktøj, som alle, der ønsker at bruge det, kan bruge i det rigtige format. Vi viser dig hvordan.
Trin
Metode 1 af 2: Oprettelse af en pressemeddelelse, der er interessant at se på
Trin 1. Skriv en original titel
Titlen skal være kort, klar og præcis; med andre ord en meget fortættet version af hovedpunktet i pressemeddelelsen. Mange PR -eksperter foreslår, at titlen skal skrives sidst, efter at alt andet indhold er skrevet. Hvis du følger disse instruktioner, skal du fortsætte med at skrive pressemeddelelsen og skrive titlen efter den. Titlen er en opmærksomhedsfanger og en meget vigtig del af en pressemeddelelse.
-
wikiHow er kendt som den mest populære informationskilde.
Du har ikke set det, ikke? Nu vil du vide mere om nyhederne! Titlen skal kunne tiltrække journalisters opmærksomhed, ligesom overskriften i en avis tiltrækker læsere. Titlen kan beskrive en organisations seneste præstationer, en begivenhed, der er værd at rapportere, eller et nyt produkt eller en ny service.
-
Titlen skal skrives med fed skrift!
En titel er normalt skrevet med fed skrift og bruger en skriftstørrelse, der er større end manuskriptets brødtekst.
- Det første bogstav er stort. Og også alle substantiver, der skal bruges med store bogstaver. De fleste af ordene i titlen er i små bogstaver, selvom brug af "små bogstaver" kan gøre det mere visuelt tiltalende. Brug ikke store ord med store bogstaver.
- Brug vigtige søgeord. Den enkleste måde at oprette en pressemeddelelsestitel på er at tage de vigtigste søgeord i din pressemeddelelse. Ud fra disse nøgleord, prøv at danne en logisk og opmærksomhedsskabende erklæring. Hvis du inkluderer en opsummerende sætning efter titlen, kan du bruge den samme metode. Brug af søgeord på forhånd vil gøre din side lettere at finde i søgemaskiner, og det vil være lettere for journalister og læsere at opfange ideer fra indholdet i din pressemeddelelse. Tag et kig på hele forklaringen i dette første trin, og bemærk, at de alle kan være pressemeddelelsestitler.
Trin 2. Skriv brødteksten i scriptet
Pressemeddelelser skal skrives, som du vil have dem til at være i nyhederne. Og husk dette: De fleste journalister har meget travlt og har ikke tid til at undersøge meddelelser fra din virksomhed, så det du skriver til dine pressemeddelelser, vil blive brugt af journalister til at skrive om dine store begivenheder. Uanset hvad du vil have dem til at sige, så læg det her.
- Start med den dato og by, hvor pressemeddelelsen blev skrevet. Denne by kan slettes, hvis resultaterne er forvirrende - for eksempel hvis udgivelsen er skrevet i Bandung, men beskriver aktiviteter i Jogjakarta -grenen.
- Den første sætning skal kunne fange læserens opmærksomhed og klart angive din pointe. For eksempel, hvis titlen er "Carpren Publishing udgiver ny roman om Anden Verdenskrig", kan den første sætning være noget i stil med, "Carpen Publishing, Ltd., udgav i dag deres anden verdenskrigs roman af den anerkendte forfatter Arcy Kay." Dette udvider titlen nok til at give lidt detaljer og holder læseren interesseret i din historie endnu mere. Det næste afsnit eller to skal udvide den første sætning.
- Selve teksten til pressemeddelelsen skal være solid. Undgå at bruge lange sætninger og afsnit. Undgå gentagelse og overdreven brug af jargon eller fancy sprog. Hold din skrivning enkel og undgå at spilde ord.
- Det første afsnit (to til tre sætninger) skal afslutte hele pressemeddelelsen, og yderligere indhold skal forklare det yderligere. I en hurtig verden vil ingen journalist eller anden læser læse en hel pressemeddelelse, hvis artiklens begyndelse er uinteressant.
- Arbejde med fakta - aktiviteter, produkter, tjenester, mennesker, mål, mål, planer eller projekter. Prøv at maksimere brugen af fakta. Dette er nyheder. En enkel måde at oprette en effektiv pressemeddelelse på er at bruge følgende liste over præciseringer: Hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan.
Trin 3. Sig "5W" og "1H" klart
Hvem (hvem), hvad (hvad), hvornår (hvornår), hvor (hvor), hvorfor (hvorfor) og hvordan (hvordan) kan fortælle læserne al den information, de har brug for. Vær opmærksom på nedenstående punkter, vi vil bruge ovenstående eksempel til at oprette vores pressemeddelelse:
- Hvem er hovedaktørerne? Carpren Publishing.
- Hvad er hovedhistorien? Carpren Publishing udgiver bogen.
- Hvornår skete det her? I morgen.
- Hvor finder denne aktivitet sted? Overalt i de store butikker.
- Hvorfor står dette i nyhederne? Fordi bogen blev skrevet af den berømte forfatter, Arcy Kay.
-
Hvordan foregik denne aktivitet? Hovedaktiviteten er en bogen autograf i Chicago, efterfulgt af en bogtur gennem hele metropolen.
- Med den grundlæggende information defineret, suppler den med oplysninger om mennesker, produkter, varer, datoer og andre ting, der er relateret til nyhederne.
- Hvis din virksomhed ikke er hovedemnet for nyhederne, men er en kilde til pressemeddelelser, skal du forklare det i teksten.
- Hold scriptet kort og præcist. Hvis du indsender en trykt formular, skal teksten være mellemrum.
- Jo mere overbevisende din pressemeddelelse er, desto mere sandsynligt er det, at den bliver dækket af journalister. Find ud af, hvad der er "interessant" for et bestemt marked, og brug denne viden til at tiltrække redaktører og journalister.
Trin 4. Opret en pressemeddelelse, der er klar, skarp og passende for dine læsere
Chancerne er, uanset hvor du sender dine pressemeddelelser, har de allerede snesevis af lignende pressemeddelelser samlet og klar til at blive dumpet. Hvis du vil have din pressemeddelelse til at blive stemt om, skal den være god. Det skal ikke bare være godt, men det skal være meget "klar til udgivelse".
- Når en redaktør ser dit forfatterskab, tænker han eller hun, hvor lang tid vil det tage at udskrive din pressemeddelelse. Hvis din skrivning er fuld af fejl, har meget lidt indhold eller har brug for en masse revision, spilder de ikke sin tid på det. Så sørg for at skrive det med god grammatik, med alt det grundlæggende og komplette skriveindhold.
-
Hvorfor skal disse mennesker bekymre sig om, hvad du siger? Hvis du sender det til de rigtige læsere, har dette spørgsmål et meget klart svar. Hvis ikke, hvorfor spilder du din tid? Giv de rigtige mennesker de rigtige nyheder (nyheder, ikke annoncer), og du er på rette vej.
De vil værdsætte det mere, hvis du sender det om morgenen. Dette giver dem tid til at føje din skrivning til det, de arbejder med. Overvej det
Trin 5. Opret forbindelse til andre ting
Giv links til yderligere oplysninger, der understøtter din pressemeddelelse. Har virksomheden, du skriver om, yderligere oplysninger på internettet, som læsere kan finde nyttige? Godt. Tilføj det.
Hvis du er i tvivl om, hvad du har, skal du undersøge, hvad der almindeligvis udgives. Nogen har muligvis skrevet en aktivitet som du skrev. PR Web og PR Newswire er gode steder at starte
Metode 2 af 2: Mastering Format
Trin 1. Lær den grundlæggende struktur
OK, nu hvor du ved, hvad du skal skrive, hvordan sætter du det på papir? For det første skal du holde din pressemeddelelse så kort som muligt, maksimalt en side. Ingen ønsker at spilde tid på at læse fem afsnit, medmindre du skriver om tredje verdenskrig. Her er hvad du skal bruge (hvoraf nogle allerede er blevet nævnt):
-
TIL Umiddelbar udgivelse skal skrives øverst til venstre på siden.
Hvis du vil have offentliggørelsen til at blive forsinket, skal du skrive ned "EMBARGOED TIL …" og den dato, du vil have den til at være. Udgivelser, der ikke ledsages af en udstedelsesdato, anses for at være udstedt med det samme
-
Titlen, normalt med fed skrift, er placeret under den og centreret på siden.
Hvis du vil, skal du tilføje en undertekst i kursiv (forklarer titlen kort)
- Første afsnit: de vigtigste oplysninger. Kan skrives som nyheder, der starter med datoen eller kilden til nyhederne.
- Andet (og muligvis tredje) afsnit: yderligere oplysninger. Det er en god idé at inkludere fakta og citater.
- Virksomhedsoplysninger: flere oplysninger om din virksomhed. Hvem er du? Hvilke præstationer har du opnået? Hvad er din mission?
- Kontaktoplysninger: flere oplysninger om forfatteren (måske dig!). Hvis du fanger nogens opmærksomhed, kan de være interesseret i at få mere information!
- Multimedia: I denne moderne æra skal du have en Twitter -konto til salgsfremmende aktiviteter.
Trin 2. Skriv virksomhedsoplysningerne i brødteksten i din pressemeddelelse
Det er tid til at inkludere oplysninger om din virksomhed. Når en journalist skriver din pressemeddelelse til sin historie, skal han nævne din virksomhed der. Journalister kan få virksomhedsoplysninger fra dette afsnit.
- Titlen på dette afsnit bør være sådan noget: "Om [COMPANY_XYZ]."
- Efter titlen skal du skrive et afsnit eller to, der beskriver din virksomhed i fem eller seks linjer for hver. Teksten skal beskrive din virksomhed, forretningsområde og forretningspolitik. Mange virksomheder har allerede brochurer, præsentationer, forretningsplaner osv. professionelt skrevet. De kan medtages her.
- I slutningen af dette afsnit skal du skrive dit websted. Linket skal være i den fulde URL, så linket forbliver søgbart, når det udskrives. For eksempel: https://www.example.com i stedet for "Klik her for at besøge vores websted!"
- Virksomheder, der har separate mediesider på deres websteder, skal indeholde en URL til siden. Mediesider har normalt kontaktoplysninger og et pressekit.
Trin 3. Tilføj dine kontaktoplysninger
Hvis din pressemeddelelse virkelig fortjener dækning, vil journalister helt sikkert søge mere information eller interviewe nøglepersoner, der er tilknyttet den. Hvis du ikke har noget imod at få disse nøglepersoner interviewet af medierne, kan du oplyse deres kontaktoplysninger på pressemeddelelsessiden. For eksempel, hvis du skriver om innovation, kan du angive kontaktoplysninger fra forsknings- eller ingeniørteamet til medierne.
- Ellers skal du angive oplysninger fra afsnittet om medier/public relations i afsnittet "Kontakt". Hvis du ikke har et dedikeret team til dette, bør du udpege nogen til at fungere som bindeled mellem medierne og din virksomhed.
-
Kontaktoplysninger bør være begrænsede og specifikke for den relevante pressemeddelelse. Kontaktoplysninger skal indeholde:
- Virksomhedens officielle navn
- Medieafdelingens officielle navn og kontaktperson
- Kontoradresse
- Telefon- og faxnumre med passende by-/landekode og telefonkode
- Mobiltelefonnummer (valgfrit)
- Tilgængelighedstid
- Email adresse
- Hjemmeside adresse
Trin 4. Inkluder om muligt et link til en online kopi af pressemeddelelsen
Vi anbefaler, at du holder alle journaler over pressemeddelelser tilgængelige på dit websted. Dette kan gøre processen med at tilføje links lettere og kan også bruges til virksomhedshistoriske formål.
Trin 5. Markér slutningen af pressemeddelelsen med tre hashmærker (#)
Placer den i midten af siden lige under linjen i slutningen af udgivelsen. Dette er standarden for journalistik. Det lyder måske som en overdrivelse, men det er det virkelig ikke. Dette er den korrekte måde at skrive på.
Tips
- Undersøg pressemeddelelser på internettet for at finde den rigtige tone, sprog, struktur og format på pressemeddelelser.
- Lav hver udgivelse rettet mod et specifikt medium, og send det til journalister, der dækker denne type nyheder. Disse oplysninger kan normalt findes på mediernes websted. At sende identiske pressemeddelelser til forskellige medier og journalister i disse medier er et tegn på, at du er doven og ikke målretter mod et bestemt marked.
- Tidspunktet for pressemeddelelser er meget vigtigt. Nyhederne skal være relevante og nye, ikke for gamle og ikke for afvigende fra de nyheder, der i øjeblikket er populære.
- Send din pressemeddelelse via e-mail, og brug yderligere formater klogt. Stor skrifttype og kraftige farver vil ikke gøre din historie mere interessant, men vil distrahere læserne. Placer din pressemeddelelse i brødteksten i e-mailen, ikke i en vedhæftet fil. Hvis du skal bruge vedhæftede filer, skal du bruge almindeligt tekstformat eller Rich Text Format. Word -dokumenter accepteres generelt på de fleste medier, men hvis du bruger den nyeste version (.docx), skal du gemme med en tidligere version (.doc). Aviser har normalt stramme budgetter, og mange har ikke opdateret deres version af Word. Brug kun en PDF -fil, hvis du sender en fil med mange billeder. Skriv ikke din pressemeddelelse på et andet stykke papir, så scan og e-mail billedfilen-dette vil kun spilde både dig og redaktørens tid. Skriv din pressemeddelelse direkte i e-mailen.
- Undgå at bruge jargon eller særlige tekniske udtryk. Hvis du skal bruge det til at gøre din skrivning nøjagtig, skal du forklare udtrykket.
- Medtag yderligere oplysninger i din pressemeddelelse. Dette er oplysninger om, hvad du ønsker fra folk med de oplysninger, du offentliggør. Hvis du f.eks. Vil have, at dine læsere skal købe et produkt, skal du inkludere, hvor du kan få produktet. Hvis du vil have læsere til at besøge dit websted for at deltage i en konkurrence eller lære mere om din organisation, skal du inkludere en webadresse eller et telefonnummer.
- Spild ikke din tid på at skrive titlen, før udgivelsen er færdig. Redaktøren skriver den originale titel i avisen eller magasinet, men det er en god idé at skrive en iørefaldende titel til din udgivelse. Denne titel er muligvis din eneste chance. Gør det præcist og kort. Det er bedst ikke at skrive det, før du har afsluttet pressemeddelelsen. Du ved ikke med sikkerhed, hvad du - eller den person, du interviewer med - vil sige. Når du er færdig med at udarbejde udgivelsen, kan du beslutte, om du vil revidere dit åbningsafsnit eller ej. Tænk derefter på titlen efter det.
- Brug din titel som e-mailens emne. Hvis du skriver en meget iørefaldende titel, hjælper det med at få din besked til at skille sig ud i redaktørens postkasse.
- Medtag firmanavnet i titlen, underteksten og i manuskriptets brødtekst fra første afsnit for at gøre din udgivelse lettere at finde i søgemaskiner og lettere at læse for fagfolk og andre læsere. Hvis du sender en trykt version, kan du lægge den på brevpapir.
- Opfølgningsopkald kan hjælpe med at udvikle en pressemeddelelse til en fuld historie.
Advarsel
- Artikler skal skrives i en så positiv tone som muligt. Undgå sætninger som "efter den tidligere præsidents fratræden" eller "efter en periode med inaktivitet". Journalister kan beslutte sig for at finde ud af det og ikke dække, hvad der er indeholdt i pressemeddelelsen, og - selvom omstændighederne ikke virkelig er negative, for eksempel, at den tidligere præsident fratrådte på grund af alvorlig sygdom - er resultaterne måske ikke, hvad du havde forventet.
- Inkluder altid et citat - normalt fra en vigtig person, der er involveret i hovedideen med udgivelsen. Teksten behøver ikke at være et direkte citat, men den skal give mening. Sørg altid for, at den person, der citeres, er glad for tilbudet. Citater giver travle journalister mulighed for at forberede fulde artikler uden at skulle foretage opfølgende interviews.
- Inkluder ikke andres kontaktoplysninger uden deres samtykke. Derudover bør de altid være tilgængelige på rimelige tidspunkter et par dage efter frigivelsesskibene.
- Når du sender en pressemeddelelse via e-mail, må du ikke sende den med emnet "pressemeddelelse". Dette får kun din pressemeddelelse til at synke blandt andre pressemeddelelser. Få redaktørens opmærksomhed ved at inkludere en iørefaldende titel som emne for din e-mail, f.eks. "Brand Co. får en virksomhedskontrakt på 300 mia. Kr."
- Husk altid, at mange redaktionsteams har for meget arbejdsbyrde eller for få medarbejdere. Hvis du kan gøre deres job lettere, vil din pressemeddelelse sandsynligvis blive dækket. Hvis du skriver en pressemeddelelse, der ligner det, redaktøren vil offentliggøre, behøver din pressemeddelelse sandsynligvis ikke så meget redigering. Men hvis din pressemeddelelse er fuld af fejl og ikke følger en standard skrivestil, vil redaktionen helt sikkert slette den med det samme. Alle sagde, at de havde magten. Spild ikke redaktørens tid. Stedet at placere en virksomhedsbeskrivelse er i afsnittet om virksomhedsinformation i din pressemeddelelse, men gør den nøjagtig og saglig.
