Når du træffer beslutningen om at forlade dit job og flytte til et nyt sted, skal du give mindst to ugers varsel besked om din hensigt om at fratræde. Fortsæt med at læse for at lære at skrive et høfligt, men bestemt fratrædelsesbrev, der skal afleveres til din chef.
Trin
Del 1 af 3: Hvad skal man sige, og hvordan man siger det
Trin 1. Lav en klar og kortfattet erklæring
Den første linje i dit notifikationsbrev skal klart angive, at du vil trække dig fra din stilling ved udgangen af to ugers periode. Brug ikke sætninger, der kan give indtryk af, at du er villig til at blive længere eller ombestemme dig med det rigtige tilbud.
- Et godt eksempel: "Dette brev er en officiel meddelelse om min fratræden fra [firmanavn] som [jobnavn], gældende den [fratrædelsesdato]."
- Et godt eksempel: "Jeg fratræder hermed som [jobnavn] på [firmanavn], gældende [fratrædelsesdato], to uger fra [dagens dato].
- Dårligt eksempel: "Jeg har til hensigt at afslutte min stilling som [jobnavn]. Lad mig vide, hvornår den mest passende tidsramme er for dig."
- Et dårligt eksempel: "Hvis alt går som forventet, har jeg til hensigt at fratræde min stilling i dette firma om to uger fra nu."
Trin 2. Giv din chef mindst to uger
I dag er de fleste medarbejdere ikke forpligtet til at indsende et fratrædelsesbrev to uger i forvejen, men det betragtes stadig som professionel høflighed.
- Hvis du stopper før end to uger, kan din kommende arbejdsgiver spekulere på, om du ville gøre det samme ved dem.
- Hvis din virksomhed i øjeblikket går ind i en særlig travl periode, kan du overveje at give "fire ugers varsel" på forhånd i stedet for kun to uger.
- Seniorchefer og medarbejdere på højere niveauer bør også overveje at give mere end to ugers varsel. Som hovedregel skal du tildele et tidsrum svarende til den mængde ferietid, der er tildelt din stilling. For eksempel, hvis din stilling giver dig tre ugers fri, så skal du også give "tre ugers varsel" på forhånd.
Trin 3. Undgå at angive årsagerne til din fratrædelse
Dette er især vigtigt, hvis dine årsager er noget problematiske, men selvom du vil forlade virksomheden på gode vilkår, bør du stadig undgå at angive disse grunde i et formelt fratrædelsesbrev.
- Du skal dog angive denne grund, når du bliver bedt om at give den direkte.
- Du bør også give en grund til at dele med vejledere og kolleger, der helt sikkert vil spørge, hvorfor du planlægger at rejse. Denne begrundelse behøver ikke at være inkluderet i et formelt brev, men det er stadig nyttigt at være forberedt, når du bliver spurgt personligt.
Trin 4. Vær både formel og venlig
Den generelle tone i dit notifikationsbrev skal være professionel, men ikke så professionel, at du vil blive stødt på som kold eller stiv. Normalt bør du skrive brevet i den venligste tone, du nogensinde har haft med din chef.
- Hvis din kommunikation med din chef altid følger en stiv faglig struktur, skal du følge den tone i dine meddelelser. På den anden side, hvis du kommunikerer med din chef på en mere personlig måde, skal du ikke være bange for at bruge en mere personlig tone. En personlig tone er stadig passende, så længe den ikke er afslappet og useriøs.
- Et godt eksempel: "Jeg er meget taknemmelig for den erfaring og udvikling, der er givet mig, mens jeg arbejdede med dig."
- Dårligt eksempel: "Jeg formelt bekræfter, at jeg fortsat værner om den største respekt for ABC Company og ikke har nogen ond vilje over for overordnede eller kolleger i dette firma."
- Dårligt eksempel: "Tak for alt!"
Trin 5. Angiv en positiv tone
Dette brev vil være det sidste dokument i din personalemappe, så det bør efterlade et godt indtryk. Selvom du hader det job, du forlader, og ikke længere vil have noget at gøre med nogen på virksomheden, bør du stadig lade broerne stå tilbage i stedet for at brænde dem til jorden.
- Hvis din fremtidige arbejdsgiver kontaktede din tidligere arbejdsgiver og hørte, at du forlod et positivt fratrædelsesbrev, ville det gøre et godt indtryk på dig. Det er også nyttigt, hvis medarbejderen i det gamle firma, der er ansvarlig for at trække din fil, ikke ved meget om dig.
- Aldrig badmouth nogen i virksomheden eller kritiser driften af virksomheden i dit fratrædelsesbrev.
Trin 6. Tak din chef
Indtast en sætning eller to, der takker din chef for at have givet ham mulighed for og erfaring med at arbejde i virksomheden. Hvert job bidrager til ens liv, selvom ulemperne langt overstiger fordelene.
- Hvis din erhvervserfaring for det meste har været positiv, skal du sørge for, at din taknemmelighed vises. Skriv noget i retning af følgende: “Jeg kan ikke engang takke dig nok for de sidste tre år. Jeg lærte meget mere, end jeg havde forventet, og jeg værdsætter virkelig din venlighed og tålmodighed."
- Hvis din erhvervserfaring for det meste har været negativ, skal du give en generel taknota. Prøv noget lignende følgende: "Jeg vil også gerne takke dig for at have givet mig oplevelsen i løbet af de sidste tre år."
Trin 7. Fortæl din chef, at du har til hensigt at fuldføre større projekter
Som en sidste handling af loyalitet og ansvar bør du registrere eventuelle ventende eller aktuelle projekter, der kunne have mislykkedes uden din hjælp og love, at du vil gennemføre projektet og ikke vil efterlade virksomheden i problemer.
- Løbende projekter og små projekter, der kan håndteres af en anden, kan udelukkes.
- Dette vil efterlade et godt indtryk på din chef, så det er mere sandsynligt, at chefen vil være villig til at give dig en god anbefaling til en anden chef i fremtiden, hvis du bliver bedt om det.
Trin 8. Tilbyd post-resign support
Da virksomheden går over til en anden arbejdsgang, når du forlader, vil der være nogle hikke. I dit fratrædelsesbrev tilbyder du at hjælpe virksomheden gennem overgangen, selv efter at din ansættelseskontrakt er slut.
Angiv et telefonnummer og/eller en e-mail-adresse, som virksomheden kan bruge til at kontakte dig med spørgsmål
Trin 9. Luk med en taknota
Selvom du har takket ham tidligere i brevet, er det en klog idé at lukke brevet ved at gentage din taknemmelighed.
Eksempel: "Jeg vil altid være taknemmelig over for dig og personalet i ABC Company for alt, hvad du har gjort for mig."
Del 2 af 3: Udarbejdelse af bogstaver
Trin 1. Skriv et brev, ikke en e-mail
Når du indsender en fratrædelsesmeddelelse, skal du skrive det ned i et skrevet og udskrevet brev frem for en e-mail. Dette brev skal indsendes direkte til din vejleder.
- Selvom det kan virke lettere og hurtigere at skrive e-mails, betragtes de generelt som mindre professionelle og kan generelt ikke lide.
- Send ikke dit notifikationsbrev med posten eller dit kontors leveringssystem. Det vil medføre forsinkelser, og når din chef modtager brevet, er dine planlagte to uger måske allerede halvvejs.
Trin 2. Indtast datoen i øverste venstre hjørne
Som standard for at skrive et formelt brev skal du skrive datoen i formatet dato-måned-år i øverste venstre hjørne af siden. Måneden skal staves med bogstaver, mens dato og år skal være i numerisk format.
- Eksempel: 26. juni 2013
- Husk, at du normalt ikke behøver at inkludere en returadresse, da din vil være den samme som din arbejdsgivers adresse. Du kan dog bruge virksomhedens brevpapir med adressen, hvis det er det, du foretrækker.
Trin 3. Overvej at inkludere modtagerens adresse
Hvis du bruger virksomhedens brevpapir, kan du vælge ikke at medtage modtagerens adresse, da dette er et brev, der er sendt inde fra virksomheden selv. Men at inkludere adressen er en god idé, da det giver dig mulighed for at rette brevet specifikt til din chef.
- Skriv din chefs titel og fulde navn i den første sætning.
- Skriv gadenavnet på den næste linje og byen, staten og postnummeret på den næste linje.
- Spring en linje over mellem modtagerens dato og adresse. Spring en linje mere over mellem modtagerens adresse og hilsenen under den. Selve adressen skal være enkelt mellemrum.
Trin 4. Hils din chef direkte i en hilsnesætning
Dit brev skal åbne med "Kære. (arbejdsgiverens navn) "og brug aldrig en vag eller generisk hilsen som" Til hvem det kan bekymre sig."
Du bør hilse på din chef på samme måde, som du normalt ville, selvom metoden er lidt afslappet. For eksempel, hvis du normalt hilser din chef ved fornavn, skal du skrive “Kære. Jennifer. " Hvis dit forhold til din chef kun er professionelt, skal du bruge “Kære. Jennifer Smiths mor."
Trin 5. Skriv brødteksten
Spring en linje over efter hilsenen, før du begynder at skrive brødteksten i overensstemmelse med retningslinjerne i denne artikel.
- Hvert afsnit i brødteksten skal have et enkelt mellemrum, men der skal være en tom linje mellem hvert særskilt afsnit. Og der skal heller ikke indrykkes nogen afsnit.
- Lav et bogstav på højst en side.
Trin 6. Brug et varmt dæksel
For at bevare en venlig og positiv tone bør du give en afslutning, der ser varmere og mere oprigtig ud end en typisk afslutning som "Hilsen", "Tak" eller "Med venlig hilsen".
-
Nogle eksempler på covers omfatter:
- Mine varmeste hilsner
- Jeg har store forhåbninger om din succes
- Mange tak for alt indtil videre
- Med den mest oprigtige tak og de varmeste ønsker.
Trin 7. Skriv dit navn og underskriv det
Indtast dit fulde navn fire linjer under lukningen, og sæt en signatur mellem omslaget og navnet.
Del 3 af 3: indsendelse af fratrædelsesbrev
Trin 1. Lever dit fratrædelsesbrev direkte til din arbejdsgiver
Den mest professionelle måde er at aflevere dit fratrædelsesbrev til din chef første gang og personligt.
- Normalt skal du planlægge et møde, men hvis du arbejder for et lille firma og har et tæt forhold til din chef, kan du muligvis komme til hans kontor uanmeldt.
- Luk døren bag dig, når du går ind for at holde samtalen privat.
- Fremlæg fratrædelsesbrevet for arbejdsgiveren, og forklar, når du indsender det, hvad det er.
- Chancen er stor, at din chef vil diskutere situationen med dig. Selvom brevet allerede besvarer de stillede spørgsmål til dig, skal du besvare hvert spørgsmål fuldstændigt.
- Sig tak, når du forlader rummet og giver hånd.
Trin 2. Overlever en kopi af brevet til hvem der har brug for det
Dette varierer fra virksomhed til virksomhed, men typisk har personaleafdelingen brug for en kopi, ligesom din vejleder.
Medarbejdere, mentorer, teammedlemmer og klienter bør personligt underrettes om din fratrædelse. De behøver ikke en bekræftet kopi af dit fratrædelsesbrev
Trin 3. Arbejd hårdt indtil slutningen
Hvis du bliver bedt om at gennemføre større projekter, inden du tager af sted, når du skriver brevet, skal du overholde og gennemføre projekterne.
- Selvom du ikke laver nogen aftaler, kan du ikke slappe af i løbet af de sidste to uger af dit job. Overgangen vil være vanskelig for alle, og det er dit professionelle job at gøre overgangen så glat som muligt for den arbejdsgiver, du forlader.
- På den anden side, hvis du har mistanke om, at virksomheden behandler dig uretfærdigt, fordi du har annonceret din fratrædelse, må du ikke lade dem drage fordel af dig eller gøre dig vanvittig med en umenneskelig mængde ekstra arbejde.
