For at kunne kommunikere mere effektivt skal du være i stand til at formidle ting specifikt (især for at undgå uklarheder i sætninger eller forvirring af den anden person). Klar og beskrivende information - hvad enten den er skriftlig eller verbal - hjælper dig ikke kun med at formidle de punkter, der kommunikeres mere klart, det vil også gøre det lettere for den anden person at forstå dem. Der er ingen grund til at skynde sig; tag dig tid til at strukturere dit budskab og nyd fordelene ved at kommunikere mere specifikt.
Trin
Del 1 af 2: Beslutning om, hvilke oplysninger der skal formidles
Trin 1. Vælg et emne, som du er god til
Jo mere du ved om emnet, jo lettere bliver det for dig at formidle specifikke fakta og tal.
- Hvis du ikke kender emnet, skal du lave lidt research (læs en bog, gennemse internetsider osv.), Så du kan formidle eller skrive mere om emnet. For at producere et omfattende skrive- eller talemateriale er det nødvendigt at lave lidt research.
- Hvis du ikke føler dig sikker på dine evner, kan du prøve at forbinde emnet med noget velkendt. Du kan også tænke på et delemne, som du forstår bedre. Hvis du f.eks. Bliver bedt om at tale om klimaforandringer, skal du prøve at vælge et specifikt aspekt, som du forstår og er god til, men som falder inden for emnet klimaændringer (f.eks. Din kærlighed til isbjørne og virkningen klimaforandringer på deres levesteder).
Trin 2. Definer din "opfordring til handling"
Dette trin kan lyde kompliceret, men det er værd at forsøge at indsnævre fokus for dit argument og understrege formålet med din skrivning eller tale til lytteren eller læseren. Med andre ord, angiv klart, hvilken slags handling læseren eller lytteren skal foretage efter at have hørt eller læst dit argument. Uanset hvilken type materiale du vælger (uanset fiktion eller filosofisk argumentation), skal du sørge for at tænke over, hvilken slags reaktion du forventer, at lytteren eller læseren skal have. Glem ikke dette trin, mens du udarbejder materialet.
- En "opfordring til handling" er et udtryk, der almindeligvis bruges i marketingverdenen, men det kan også anvendes på processen med at komponere et stykke skriftligt eller talemateriale. Uanset dit emne, så tænk over, hvordan essayet kan bruges som et marketingelement til at formidle et specifikt budskab og opmuntre folk til at handle ud fra dine forventninger.
- Nogle generelle opfordringer til handling: informer noget, opmuntre nogen til at gøre noget, anbefaler noget, debatterer noget, støtter et argument, forklarer noget, instruerer noget og bekæmper noget.
- Hvis du vil skrive om isbjørne og klimaændringer, vil din opfordring til handling sandsynligvis vedrøre handlinger, som lyttere eller læsere kan tage for at imødegå virkningerne af klimaforandringer.
Trin 3. Sørg for at besvare emnespørgsmålene
Uanset dit mål (besvare et spørgsmål, afvise et argument eller færdiggøre en opgave), skal du tænke grundigt over de specifikke spørgsmål, du skal besvare om emnet. Selvfølgelig kan du indsætte nogle yderligere oplysninger, der stadig er relevante. Men først skal du sørge for at have besvaret de vigtigste spørgsmål først.
Overvej det spørgsmålsord, der starter spørgsmålet. Hvis du f.eks. Bliver bedt om at beskrive, hvad du laver på arbejdet, kan du blive fristet til at forklare andre ting, der er relateret til emnet, f.eks. Hvordan du klarede dig på arbejdet, eller hvorfor du valgte det job. Disse oplysninger - selvom de er interessante og vigtige at høre - er ikke de centrale oplysninger, du skal præsentere. Sørg for at besvare hovedspørgsmålet først, før du tilføjer andre oplysninger
Trin 4. Tænk over længden af din skrivning eller tale
Hvis du kun må skrive maksimalt 500 ord eller tale i 15 minutter, skal du sørge for at formidle alle vigtige oplysninger og argumenter inden for disse grænser. Hvis længden af at skrive eller tale ikke er angivet, skal du tænke grundigt over, hvilket budskab du skal formidle, hvilke emner du vil rejse, og hvem din målgruppe eller læser er. Dette hjælper dig med at bestemme længden af din skrive- eller taletid. Sørg for, at alle vigtige oplysninger kan formidles uden at gøre lytteren eller læseren keder sig og vanskelig at lytte.
- Prøv princippet omvendt pyramide. En omvendt pyramide placerer alle vigtige oplysninger øverst og mindre vigtige oplysninger i bunden. Hvis du er interesseret i lytterens opmærksomhed, skal du lære at anvende dette princip. Dette princip gælder naturligvis ikke for alle former for skrivning eller tale. Men i det mindste, hvis du vil lære at kommunikere nogle vigtige punkter, er det omvendte pyramide -princip et forsøg værd.
- Hvis du har tid tilbage (verbal kommunikation) eller sider (nonverbal kommunikation), skal du ikke bare tilføje meningsløse ord. Prøv at tænke på andre oplysninger eller eksempler, der er relevante for dit emne; formidle detaljer, der er nyttige for lytteren eller læseren.
- Giv relevante baggrundsoplysninger. Irrelevante detaljer vil kun gøre dit argument mindre fokuseret.
Trin 5. Giv et eksempel
Uanset om det er verbalt eller ikke -verbalt, kræver begge, at du bygger et argument og giver eksempler til støtte for det argument. Husk, at specifikke oplysninger altid kræver verifikation.
- I en politisk tale eller videnskabeligt arbejde skal eksempler for eksempel præsenteres i et direkte og specifikt format som f.eks. "Eksempel …". Mens det er i mere afslappede genrer, såsom kreativ skrivning, leveres eksempler i et mere implicit format. For eksempel, for at forklare, at din karakter er meget modekyndig, skal du beskrive, hvilken slags tøj hun har på, eller hvad hendes yndlings tøjbutik er.
- Gå ikke over bord med eksempler. Hvis du giver for mange ikke -relaterede eksempler, er det sandsynligt, at dine lyttere eller læsere glemmer dit hovedemne. Undgå denne mulighed ved at evaluere alle detaljerne i eksemplet, du er ved at præsentere; Sørg for, at der er en klar forbindelse mellem det eksempel, du giver, og dit hovedargument.
Trin 6. Forklar så meget som muligt alle spørgsmålene
Medmindre dit materiale er meget kort, kan du overveje at præcisere hvem, hvad, hvornår og hvor spørgsmålene i dit materiale. Denne metode er især vigtig for at blive anvendt i virksomhedskommunikation. Hvis du vil have noget fra nogen, skal du selvfølgelig formidle, hvad du har brug for, hvem der har brug for det, hvornår det skal opfyldes, og hvor det kan opfyldes.
Spørgsmålsordene "hvordan" og "hvorfor" er måske eller ikke vigtige (afhængigt af indholdet i din besked). Tænk grundigt over, hvordan lyttere eller læsere vil fortolke dit budskab; antag aldrig, at de vil forstå, hvis du ikke fortæller dem det
Trin 7. Generaliser ikke emnet
Generaliseringer udføres ofte, når du ikke ved, hvad du ellers skal sige (sker normalt i ikke -verbal/skriftlig kommunikation). Nogle almindelige eksempler er sætningerne "Siden længe siden …" eller "Mange tror …". Disse sætninger kan siges at være for abstrakte og brede, så det er svært at retfærdiggøre sandheden.
For eksempel, i stedet for at starte dit essay med at sige: "Teknologi gør det moderne liv værre," kan du sige: "Ifølge nogle eksperter forårsager teknologi kommunikationsproblemer mellem mennesker og øger en persons følelse af ensomhed."
Del 2 af 2: Valg af ord
Trin 1. Brug rigtige adjektiver og adverbier
Beskrivende sætninger vil normalt gøre det lettere for lytteren eller læseren at forstå, hvad du mener. Desuden vil sådanne sætninger normalt være mere interessante at høre eller læse. Brug dog ikke beskrivende sætninger for ofte; det frygtes, disse sætninger vil faktisk være overflødige og have mindre indflydelse på lyttere eller læsere.
- Tænk over, hvordan lytteren eller læseren vil forestille sig dit ordvalg. Hvis dine ord ikke skaber et klart billede i deres sind, er det sandsynligt, at du vælger ord, der er for tvetydige. For eksempel, hvis du bare siger: "Den person gik hjem," vil lytteren sandsynligvis have svært ved at forestille sig det. Prøv i stedet at sige: "Den trætte gamle mand kom hjem til sit mørke og tomme hus"; en sådan beskrivelse vil gøre det meget lettere for lytteren eller læseren at forstå situationen.
- Sætningen "Han stammer og stammer" indeholder et overflødigt adverb, fordi ordet "stamming" allerede kan tolkes som en taleforstyrrelse, der får en person til at tale intermitterende.
- Hvis du ikke er sikker på, om det anvendte sprog er beskrivende nok, skal du bede en i din nærhed om at læse og vurdere din skrivning. Spørg dem, om din skrivning er detaljeret nok, og om det sprog, du bruger, er klart nok.
- I stedet for at beskrive hvert objekt, du nævner, skal du kun fokusere på de vigtigste objekter i dit budskab.
Trin 2. Brug det korrekte substantiv
Lad ikke dine læsere eller lyttere være forvirrede; Prøv altid at nævne et specifikt navn, titel og placering.
Trin 3. Angiv detaljer om tiden
Sørg for, at lytteren eller læseren er i stand til at forstå adverbiet på den tid, du formidler; I stedet for at sige "næste uge" eller "snart", skal du bruge mere specifikke udtryk som "på mandag" eller "før halv fem".
Trin 4. Brug "Vis ikke fortælle" skriveteknik
I kreativ skrivning er brugen af beskrivende ord og sætninger baseret på de fem sanser: syn, lugt, smag, hørelse og berøring. Denne metode er også nyttig til andre former for skriftlig eller verbal tale, især da det er muligt for lyttere eller læsere at "opleve" situationen og komme til deres egne konklusioner.
- For eksempel mangler sætningen "Deshawn er meget glad" stadig i detaljer. Læsere vil ikke forstå lykken som hvad Deshawn føler. Prøv i stedet at skrive, “Deshawn mærkede hendes hjerte springe et slag, da hun endelig mødte Erika. Han kan ikke vente med at dele den gode nyhed, han lige har hørt, med sin gamle ven. "Disse konkrete og specifikke detaljer om Deshawn's følelser gør det muligt for læseren at forstå Deshawn's følelser bedre.
- For at kunne forklare ting bedre, lær at observere tingene mere detaljeret. Start med at observere de små detaljer i dit daglige liv; skærp dine fem sanser.
Trin 5. Ved, hvornår du skal omskrive
Hvis du vil citere en andens ord, kan du overveje at citere den egentlige sætning. Desværre fungerer denne metode kun, hvis citatet er klart og præcist. Hvis den sætning, du citerer, er for kompleks eller svær at forstå, kan du overveje at omskrive den (genforklare den med dine egne ord) for at gøre det lettere for lyttere eller læsere at forstå.
Dialog er et vigtigt element, der er nødvendigt for at udvikle plot og karakter i kreativ skrivning. Så sørg for at skrive det i dialogform, ikke omskrivning
Trin 6. Udvid dit ordforråd
Et bredt ordforråd kan hjælpe dig med at kommunikere bedre. Jo flere ord du kender, jo lettere bliver det for dig at vælge de ord, der bedst matcher de detaljer, du vil formidle.
- I visse situationer skal du muligvis bruge komplekse ordvalg. Men sørg for at undgå ord, der ikke er almindelige og vanskelige at forstå. Husk, at et vigtigt element i kommunikation er budskabet, ikke valget af ordforråd. Du skal også være forsigtig med at vælge teknisk jargon; man frygter, at jargonen ikke er bekendt hos lyttere eller læsere.
- Sprogordbøger og synonymordbog er objekter, der virkelig hjælper dig med at forklare noget. Hvis du er usikker på de ord, du har valgt, skal du altid kontrollere betydningen af ordene i ordbogen.
Trin 7. Undgå alt for komplekse sætningsstrukturer
Sørg for at placere hvert ord i den rigtige rækkefølge. Sørg også for at bruge den korrekte sætningsstruktur, så dit budskab føles flydende, klart og kortfattet. Prøv at sammenligne nedenstående sætninger:
- "Industriel spionage, sammen med den stigende brug af computere til at gemme og behandle virksomhedsinformation, vokser hurtigt." Denne meddelelse føles uklar, fordi de indsatte klausuler faktisk forvirrer sætningens hovedidé.
- "Industriel spionage vokser hurtigt med den stigende brug af computere til at gemme og behandle virksomhedsinformation." Dette budskab føles klarere, fordi hovedideen formidles i begyndelsen af sætningen.
