En skriftlig tone, der vækker interesse for din organisation, vil gøre din donationsforespørgsel via e -mail effektiv. Brugen af e -mail som et fundraising -medium vinder popularitet, fordi den er relativt billigere end fysisk post og telefon. Elektronisk post får kommunikation til at ske hurtigere. Der er flere trin, du kan tage for at oprette en overbevisende e -mail, som læserne reagerer på, og du får en stor donation.
Trin
Del 1 af 3: Opsætning af en e-mail-struktur
Trin 1. Opret en stærk overskrift
Overskriften er den første linje i en e -mail, der fungerer som titlen. Af alle de e -mails, der blev sendt, blev kun 15% af e -mails åbnet. En fængende overskrift vil bevare opmærksomheden hos de 15% af befolkningen og tilskynde dem til at blive ved med at læse. På de fleste e -mail -konti kan du læse den første linje (overskrift) i e -mailen ved siden af emnelinjen. Disse overskrifter opfordrer folk til at åbne dine e -mails og holde folk til at læse
- Brug aktive verber og substantiver for at tiltrække opmærksomhed. Brug også fed, centreret og større skriftstørrelsesfunktioner.
- Hold overskriften kort, så det gør formålet med din e -mail klart fra starten. Tilskynd læsere til at tro, at læsning af denne e -mail vil være nyttig, passende og relevant.
- Besvar læserens spørgsmål: Hvad får jeg?
- Emnelinjer kan invitere læsere til at gøre forskellige ting, f.eks. At besvare din e -mail, anmode om deres deltagelse i en bestemt begivenhed eller dele et lokalt lokalsamfund eller en begivenhed.
- Et eksempel på en god overskrift er "Riau mod naturgaslovgivning i retten"
Trin 2. Fortæl hele historien i første afsnit
Angiv dine mål fra starten. Lad ikke modtageren læse halvdelen af din e -mail uden at forstå, hvad det betyder. De kasserer muligvis din e -mail uden at donere. Skriv klart i dette afsnit, hvad din anmodning er, og hvorfor du sender e -mailen.
- Bed om donationer i første afsnit. Hvis du taler direkte, skal du spørge omhyggeligt. Men hvis du bruger e -mail, skal du bede om det i første omgang. Gør denne anmodning let at læse ved at skrive den med fed eller større skrift.
- Fortæl læseren i din anmodning, hvad du vil gøre med deres penge. Hvis en lille donation giver dig mulighed for at gøre noget, skal du sige det. For eksempel, hvis $ 5000 kan fodre 100 børn, sig det. Hvis du skriver det ned, får du flere svar end at skrive, du har brug for Rp. 15.000.000 for at bygge en hytte.
- Fortæl læserne, at de har ret til at nægte. Statistik viser, at folk er mere tilbøjelige til at give, når de er frie til at vælge, end når de føler sig tvunget.
- Forklar og beskriv din mission i første afsnit, så læseren med det samme ved, hvad pengene skal bruges til. Vis, at du ikke bare samler penge ind.
Trin 3. Brug microcontent klogt
Microcontent er de korte sætninger og undertekster, der pryder e -mails. Brug mikroindhold til at fremhæve dine hovedpunkter, så læsere, der er vant til at skumme, finder det interessant at læse din tekst.
- Microcontent indeholder titler, undertekster, emnelinjer, links og knapper.
- Brug aktive verber, beskrivende adverb og substantiver. Dit mål er, at de læser hele teksten.
- Et eksempel på en god titel ligner: “Doner 500.000 IDR til at redde delfinerne”
- Gør teksten federe eller større, så den skiller sig ud. Denne undertekst vises før et afsnit eller ved start af et nyt afsnit.
- Skriv en simpel undertekst. Du kan måske bruge undertekster, men de er nyttige, når din titel er for kort. Brug de samme principper - kort, praktisk, fed.
Trin 4. Skriv en historie
At skrive en historie i en e -mail vil tiltrække flere læsere opmærksomhed. Skriv historien i din e -mail. Husk, at historier har en begyndelse, midte og slutning. Du kan bruge følelsesmæssige historier til at opmuntre læsere til at donere. Skriv en sand historie om resultaterne af dine aktiviteter.
Trin 5. Skriv et kort afsnit
Skriv din e -mail ved hjælp af korte, klare afsnit. Læsere vil være trætte af at modtage mange e -mails. Begrænsning af længden af din e -mail får dig til at skille sig ud.
- Lav et eller to hovedpunkter.
- Hold din e -mail kort, selvom du skal redigere og revidere mange gange
- Inkluder ikke en historie om, hvorfor du anmoder om en donation. Sætningen i åbningsafsnittet og din historie i brødteksten er tilstrækkelige til at forklare din begrundelse.
Trin 6. Angiv links og knapper - men afviger ikke fra meddelelsen
Du vil måske medtage hundredvis af links, men dette kan distrahere læsere fra dit hovedbudskab, som beder om donationer. En let måde at give oplysninger uden at distrahere dig selv er at inkludere alle oplysninger på dit websted og kun inkludere ét link i e -mailen, linket til dit websted. For eksempel, hvis der er en undersøgelse, der understøtter dit udsagn, må du ikke inkludere et link til en lang og kompleks undersøgelse i e -mailen. Placer researchlinket på dit websted (og sørg for, at valget om at donere skiller sig ud).
Trin 7. Tilføj billedet omhyggeligt
Du vil måske tilføje et billede eller to for at understrege din pointe, men dette er ikke nødvendigt. Faktisk kan farver og billeder få dine e -mails til at ligne spam. Hvis du inkluderer et billede, skal du placere det øverst eller nederst i e -mailen og kun bruge det, når det er absolut nødvendigt for at kommunikere dit punkt eller skabe sympati.
- Et eksempel på et nyttigt billede ville være dit fundraising -mål, der modtager donationer, f.eks. Et foto af et barn, der modtager nyt tøj for første gang.
- Som en undtagelse kan du indsætte dit logo et diskret sted, f.eks. Nederste hjørne af en e -mail. Dette logo kan få læsere til at genkende din organisation.
Trin 8. Skriv oplysninger om opfølgning/næste trin
Slutningen af e -mailen er oplysninger om, hvordan du følger op. Gør disse oplysninger fremtrædende, så læserne kan se dem, før de læser årsagerne til, at de skal donere. Disse oplysninger fortæller læseren, hvorfor du har sendt e -mailen. Skriv tydeligt om, hvordan du donerer.
- Hvis en læser ikke forstår indholdet af din e -mail, vil de sandsynligvis smide den væk.
- Sørg for, at denne sidste "anmodning" skiller sig ud, og angiv tydeligt, hvad du beder om. Dediker et afsnit til dette ved hjælp af fed skrift eller en større skrifttype eller et andet skrifttype. Skriv et link, eller opret en knap med en anden farve.
- Hvis læseren skal trykke på en bestemt knap eller et link, eller hvis læseren skal besvare en e -mail for at få yderligere instruktioner, skal du tydeligt fortælle dem: "Klik på denne knap for at gemme en abe lige nu!" eller "Tryk på svar -knappen, og skriv 'donationsinformation' i brødteksten i e -mailen."
- Det bliver lettere, hvis læseren kan trykke på knappen med det samme. Du får også flere donationer på denne måde. Så angiv et link eller en knap til din organisation.
- Opret et websted eller en online donationsside, så læserne kan donere online. Det er jo noget, læsere forventer af en donations -e -mail.
Trin 9. Hold det kort
Hvis din e -mail er lang, vil det være svært for læserne at læse den. Hvis du skriver korte afsnit og overskrifter, bliver din e -mail let læselig på et øjeblik, før læserne beslutter at fortsætte med at læse.
Del 2 af 3: Betragtning af læsere
Trin 1. Gør tonen i din skrivning mere afslappet end et brev
Et brev sendt af en organisation til en person lyder ofte formelt og upersonligt på grund af det anvendte kommunikationsmedium. E -mail har imidlertid ligesom blogs en mere afslappet tone.
- Brug 2. person pronomen til læseren.
- Brug dagligdags udtryk til at få læseren til at føle sig tæt på dig, f.eks. "Han arbejder hårdt" eller "Lad dig ikke sidde stille og roligt".
- Brug klart, ærligt og åbent sprog, når du taler med læsere, så de føler sig tæt på dig og tror, at din anmodning er oprigtig.
Trin 2. Gør dine ord lette at læse
Brug et enkelt skrifttype og visuelt udseende. Brug ikke kursiv - brug Serif -skrifttyper, og brug ikke et andet skrifttype til titler og tekst. Varier fed eller skriftstørrelse for at understrege.
Din e -mail skal være let at forstå fra et sprogligt synspunkt - det er bedst at bruge sprog, som mellemskoleelever kan forstå. Opret ikke en alt for kompleks e -mail. Din skrivning skal være klar, fejlfri (sprogstruktur eller stavemåde) og let at læse
Trin 3. Brug tjenesten fra en e -mail -udbyder
Hvis du vil sikre dig, at dine e -mails åbnes eller bestemme, hvilken slags mennesker der læser dine e -mails, behøver du ikke vente på at få disse oplysninger sammen med svar eller donationer. Hvis du bruger en service som MailChimp, kan du bruge de metriske data, der genereres af denne service, til at oprette e -mails, der giver genklang til din målgruppe.
- Du kan se metriske data, f.eks. Antal klik, antal åbnede e -mails og antal læste e -mails.
- Antallet af åbnede e -mails hjælper med at bestemme populære emneoverskrifter og øge antallet af mennesker, der læser dine e -mails.
- En anden grund til at bruge en e-mail-udbyders tjenester er, at du undgår at blive mistænkt for at være en spammer. Du vil også bruge meget tid på at oprette en liste med e -mail -adresser, opdele dem for at opfylde det maksimale antal adresser (de fleste e -mails har en maksimalgrænse på 50 modtagere pr. E -mail), besvare en e -mail ad gangen og administrere e -mails, der sprang, fordi adressen ikke længere var aktiv.
Trin 4. Sørg for, at folk på e -mail -listen bekymrer sig om din mission
Kontroller jævnligt din e -mail -liste for at sikre, at folk på den vil læse dine e -mails, især mennesker, der udtrykkeligt udtrykker deres interesse. Dine metriske dataresultater bliver bedre, og du vil bruge din tid mere effektivt.
Trin 5. Opret en personlig e -mail efter segment
Brug forskellige toner i henhold til donorgruppen. For eksempel, hvis du har en gruppe mennesker, der regelmæssigt svarer på dine e -mails, skal du sende e -mailen i en personlig tone. Lav en anden liste med navnene på personer, der normalt ikke åbner dine e -mails. Send e -mailen i en mindre afslappet tone. Lav også e -mails med en "forklarende" tone til folk, der modtager din e -mail for første gang.
En e-mail-udbyder hjælper dig med at personliggøre din e-mail ved at inkludere læserens navn, f.eks. "Kære hr. Henry."
Trin 6. Indtast de data, der understøtter din indsamling
For at få dine læsere til at føle sig involveret, skal du give data om, hvordan dine midler bliver brugt eller vil blive brugt. Disse oplysninger kan placeres i åbningsafsnittet eller i det afsnit, hvor du anmoder om læseropfølgning eller i begge sektioner. Folk er mere tilbøjelige til at give, når de ved, at deres midler er blevet brugt til et godt formål.
Trin 7. Sig tak, når du har modtaget donationen
Glem ikke at sende en personlig taknota, når du har modtaget din donation. Denne form for simpel handling kan garantere gentagne donationer i fremtiden. Du skal sende denne hilsen så hurtigt som muligt; tænk på denne hilsen som en kvittering for penge.
Hvis du får en stor donation hver måned, skal du lave en skabelon, som du kan kopiere, så du kan indsætte den i din kladde -e -mail og tilpasse den hurtigt
Del 3 af 3: Opbygning af en e-mail-adresseliste
Trin 1. Køb ikke en liste med e -mail -adresser
Salg og køb af en liste over potentielle donors e -mailadresser er en ulovlig aktivitet i henhold til regeringens forordning i Republikken Indonesien nummer 82 af 2012 vedrørende implementering af elektroniske systemer og transaktioner. Der er virksomheder, der lader dig “leje” e-mail-lister til engangsbrug, men de er meget dyre. Tusindvis af e -mail -adresser får normalt få resultater. Brug hellere dine penge på noget andet og find en bedre måde at bygge en liste over e -mail -adresser på.
Trin 2. Saml navne og adresser ved dine begivenheder
Når din nonprofitorganisation er involveret i en begivenhed, skal du sørge for at give en måde, hvorpå folk kan sætte deres e -mail -adresse på din e -mail -liste. Sørg for, at det klart fremgår af registreringspapiret, at de er villige til at blive føjet til din e -mailadresseliste.
Prøv at holde en konkurrence eller konkurrence for at få flere navne. Kør en konkurrence eller konkurrence for en begivenhed for folk, der registrerer deres e -mail -adresser
Trin 3. Brug sociale netværk
Sørg for, at din nonprofit har en stærk profil på sociale medier - fra Twitter til Facebook til Instagram. Det er let at nå ud til folk via sociale medier, og hvis du har interessant materiale, deler folk måske dit forfatterskab eller begynder at hjælpe dig med at bede om donationer. Bed dit netværk på sociale medier om at registrere deres e -mail -adresser, så de ikke går glip af vigtige meddelelser.
Trin 4. Gør det let at registrere
Dit websted skal fortælle besøgende, hvordan de registrerer deres e -mail -adresse. Webstedet behøver ikke at være prangende, men det skal være let at finde og bruge.
Tips
- Læs gamle bogstaver (papir og elektronisk), der bruges til fundraising. Brug lignende sætninger, hvis du synes, bogstaverne er effektive. Mange organisationer bruger gamle bogstaver som eksempler til at oprette nye bogstaver.
- Brug dit logo til øjeblikkeligt at genkende e -mails. Læsere forbinder ofte organisationer eller virksomheder med deres logoer.
- Brug en e -mail -udbyders tjenester til at oprette mere engagerende e -mails og generere metrics, der forbedrer dine e -mails ydeevne i fremtiden. MailChimp er et godt valg.
- Sørg for, at din e-mail er hvidmærket, før du sender den. Hvis du bruger en online fundraising -platform, såsom Fundraise.com, gør denne platform det automatisk.
