Der er to typer ændringsstyringsplaner. Den første type plan omhandler ændringens indvirkning på organisationen, hvilket letter overgangen. Den anden type plan overvåger specifikke projektændringer, hvilket resulterer i en klar oversigt over ændringer i projektets omfang. Begge planer har til formål klart og præcist at kommunikere, hvad der skal gøres.
Trin
Metode 1 af 2: Skrivning af en plan til håndtering af organisatoriske ændringer
Trin 1. Vis årsagen bag ændringen
Angiv de faktorer, der drev beslutningen om at ændre, såsom dårlig ydeevne, ny teknologi eller en ændring i organisationens mission.
En tilgang, der kan bruges, er at beskrive den aktuelle situation og den fremtidige situation, som organisationen ønsker at skabe
Trin 2. Definer typen og omfanget af ændringen
Beskriv kort ændringsprojektets karakter. Bestem om denne ændring vil påvirke stillingsbetegnelsen, forretningsprocesser, politiske ændringer og/eller organisationsstruktur. Angiv de afdelinger, arbejdsgrupper, systemer eller andre komponenter, der vil blive ændret.
Trin 3. Beskriv interessentstøtte
Angiv alle parter, der vil blive berørt af den foreslåede ændring, f.eks. Ledelse, projektledere, projektsponsorer, slutbrugere og/eller medarbejdere. Skriv for hver part, om partiet støtter ændringen.
- Overvej at oprette et diagram for at kommunikere dette klart og præcist. Et eksempel er at angive bevidsthed, understøttelsesniveau og indflydelse for hver part rangeret ved hjælp af en høj/medium/lav skala.
- Hvis det er muligt, foretag et personligt interview for at måle støtte.
Trin 4. Danne et forandringsledelsesteam
Dette team er ansvarligt for at give oplysninger til alle parter, lytte til bekymringer og sikre, at ændringsprocessen er så problemfri som muligt. Vælg personer, der har troværdighed i organisationen og gode kommunikationsevner.
Dette team bør også have medlemmer fra det øverste ledelsesniveau. Fremhæv, at de er ansvarlige for at fremme forandringer, ikke kun at give godkendelse
Trin 5. Udvikle en tilgang til ledelse
Fuld støtte fra vigtige personer i organisationen er meget vigtig for ændringens succes. Giv seniormedarbejdere mulighed for at give feedback og arbejde med dem for at skabe en aktiv rolle i demonstration og ledelse af forandringer.
Trin 6. Opret en plan for hver interesseret part
Evaluer risici og bekymringer for alle parter, herunder dem, der støtter ændringer. Tildel ledelsesteamet til at løse bekymringerne.
Trin 7. Opret en kommunikationsplan
Kommunikation er den vigtigste komponent i forandringsledelse. Kommuniker regelmæssigt med de mennesker, der er berørt af ændringen. Fremhæv årsagerne bag ændringen og de fordele, der kan opnås ved ændringen.
- Interesserede parter bør acceptere tosidet personlig kommunikation. Møder ansigt til ansigt eller ansigt til ansigt er meget vigtige.
- Kommunikation bør komme fra en højtstående forandringssponsor, fra din nærmeste vejleder og fra andre, som interesserede parter har tillid til. Al kommunikation skal formidle et konsekvent budskab.
Trin 8. Overvåg kampen
Der er altid dem, der modsætter sig forandringer. Denne kamp er på individuelt niveau. Så kommuniker med personen for at forstå deres ræsonnement. Overvåg klager, så ændringsledelsesteamet kan behandle dem. Almindelige årsager til modstand omfatter:
- Ingen motivation til at ændre sig, ingen følelse af hastende karakter
- Har ingen forståelse for den overordnede situation, eller hvorfor der er behov for ændringer
- Manglende input i processen
- Usikkerhed om jobsikkerhed, fremtidige roller eller krav og færdigheder, der kræves for at udføre fremtidige job.
- Ledelsens manglende opfyldelse af forventninger til ændringsimplementering eller kommunikation
Trin 9. Overvind forhindringer
Mange klager bør løses ved at forbedre kommunikation eller ændre kommunikationsstrategier for at løse specifikke problemer. Nogle klager kræver en ekstra tilgang, som du muligvis kan inkludere som en del af planen, eller du kan delegere til ledelsesteamet, så de kan gøre, hvad der er nødvendigt. Overvej hvilke trin der er passende i din organisation:
- Prioriter medarbejderuddannelse for at ændre roller eller arbejdsprocesser.
- Hvis du forudsiger lav moral eller en stressende overgangsperiode, skal du håndtere virksomhedens begivenheder eller personalegoder.
- Hvis interesserede parter ikke er motiveret til at ændre, incitamenter.
- Hvis interesserede parter ikke føler sig involveret i ændringsprocessen, indkald til et møde for at indsamle feedback og overveje at ændre planer.
Metode 2 af 2: Overvågning af projektændringer
Trin 1. Definer ændringsstyringsrollen
Lav en liste over stillinger, der skal udpeges til dette projekt. Beskriv det ansvar og de færdigheder, der kræves for hver stilling. Inkluder som minimum en projektleder til at foretage daglige ændringer og en projektsponsor til at overvåge generelle fremskridt og træffe store ændringer.
For et bredt projekt i en stor organisation, opdel projektledelsesrollen i flere personer med specialiseret viden
Trin 2. Overvej at oprette et ændringskontrolkort
Softwareudviklingsprojekter har generelt et Change Control Board bestående af repræsentanter fra hver af de interesserede grupper. Det er denne bestyrelse, der godkender ændringsanmodninger, ikke projektlederen og kommunikerer beslutninger til interesserede parter. Denne tilgang fungerer godt for projekter, der involverer flere grupper og projekter, hvis minimumsomfang og mål ofte kræver revurdering.
Trin 3. Opret en proces til realisering af ændringsanmodninger
Når nogen på forandringsteamet har fundet ud af det næste trin, hvordan gør du en idé til virkelighed? Beskriv denne proces med teamets accept. Eksempel:
- Teammedlemmer udfylder en ændringsanmodningsformular og sender den til projektlederen.
- Projektlederen indtaster formularen i posten til ændringsanmodning og justerer denne post, når ændringer implementeres eller afvises.
- Lederen beder teammedlemmer om at skrive en specifik plan og estimere, hvor meget indsats der skal til.
- Projektlederen sender planen til projektsponsoren til godkendelse eller afvisning.
- Gennemfør ændringer. Interesserede parter informeres løbende om udviklingen.
Trin 4. Opret en ændringsanmodningsformular
Nedenstående data skal inkluderes hver gang en ændringsanmodning fremsættes og indtastes i ændringsloggen:
- Skift anmodningsdato
- Skift anmodningsnummer tildelt af projektleder
- Titel og forklaring
- Ansøgerens navn, e -mail -adresse og telefonnummer
- Prioritet (høj, medium eller lav). Planer for håndtering af nødsituationer kan kræve bestemte frister.
- Produkt- og versionsnummer (til softwareprojekter)
Trin 5. Indtast yderligere oplysninger i ændringsnotaterne
Ændringsposter skal registrere beslutninger og implementering. Ud over de oplysninger, der er kopieret fra formularen til ændringsanmodning, skal du forberede et sted til at skrive følgende:
- Tegn på godkendelse eller afvisning
- Underskrift af den person, der godkender eller afviser anmodningen
- Skift implementeringsfrist
- Skift slutdato
Trin 6. Overvåg vigtige beslutninger
Ud over daglige noter vil det være fordelagtigt for projektet at holde styr på vigtige beslutninger. Disse optegnelser vil gøre det lettere for dig at overvåge langsigtede projekter eller projekter, der er under ændring i lederskab. Disse optegnelser kan også være vejledende for kommunikation med kunder eller den øverste ledelse. For eventuelle ændringer af deadlines, projektomfang eller krav, prioritetsniveau eller strategi skal du inkludere følgende oplysninger:
- Mennesker, der træffer beslutninger
- Beslutningsdato
- Resumé af årsagerne bag beslutningen og beslutningsprocessen. Inkluder dokumenter, der er relateret til denne proces.
