Memorandum er en type dokument, der bruges til intern kommunikation mellem virksomhedens medarbejdere. Memoer er et gennemprøvet aspekt af erhvervslivet, der, når de er skrevet korrekt, kan hjælpe med at holde tingene flydende.
Trin
Del 1 af 3: Valg af sprog og format
Trin 1. Undgå alt for afslappet sprog
Generelt skal notatets sprog være klart og enkelt, men professionelt. Du bør undgå den uformelle samtale i notatet.
- Skriv f.eks. Ikke”Hej alle sammen! Gudskelov er det fredag, hva '? Jeg vil tale om en vigtig forretningssag."
- Kom i stedet direkte til punktet, "Jeg vil dele en projekt Z -statusrapport."
Trin 2. Undgå følelsesmæssigt sprog
Du bør også prøve at bruge en neutral tone og undgå følelsesmæssigt sprog. Prøv at angive fakta og beviser til støtte for påstande.
- Undgå for eksempel påstande som: "Jeg tror, vi alle ville være meget lykkeligere, hvis vi fik lov til at klæde os uformelt om fredagen."
- Søg i stedet efter studieoplysninger om, hvorvidt moralen stiger, når medarbejderne må vælge tøj, og nævn den information i notatet.
Trin 3. Brug signalfraser
Hvis du vil citere beviser eller kilder, skal du sørge for at bruge sprog, der lader læseren vide, hvad du laver.
Prøv for eksempel sætningen "I henhold til vores resultater …" eller "Undersøgelse afsluttet af ØPA indikerer, at …"
Trin 4. Vælg den passende model og skriftstørrelse
Notater skal være lette at læse. Så undgå at bruge små skrifttyper, standardstørrelsen er 11 eller 12.
Du bør også vælge en simpel skrifttype, f.eks. Times New Roman. Det er ikke tid til at prøve "sjove" skrifttyper som Comic Sans (du bliver måske grinet af at have valgt denne skrifttype)
Trin 5. Brug standardmargener
Den typiske margen for et forretningsmemo er 1 tommer eller 2,54 cm, selvom nogle tekstbehandlingsprogrammer har udarbejdet memoskabeloner med lidt bredere margener (f.eks. 1,25 tommer eller 3,18 cm).
Trin 6. Vælg et enkelt mellemrum
Forretningsnotater bruger normalt ikke dobbeltrum. For at holde scrapbogssiden lille skal du overveje en enkelt afstand, men tilføj mellemrum mellem afsnit eller sektioner.
Stregindrykninger er normalt ikke påkrævet
Del 2 af 3: Forberedelse til at skrive et forretningsmemo
Trin 1. Beslut, om notatet skal sendes
Hvis du skal dele vigtige forretningsspørgsmål med flere personer på dit team, er det en god idé at sende et notat. Notater kan også sendes, selvom du f.eks. Kun kommunikerer med en person eller ønsker at føre korrespondance.
- I nogle tilfælde er det imidlertid mere effektivt at tale direkte til den pågældende person.
- Desuden kan nogle oplysninger være for følsomme til at blive sendt i et notat.
Trin 2. Bestem formålet med at skrive notatet
Memoernes indhold og indstillinger varierer afhængigt af formålet. De fleste typer notater er skrevet af følgende årsager:
- At foreslå en idé eller løsning. For eksempel, hvis du ved, hvordan du løser et problem med overarbejdsplaner, kan ideen skrives ned i et notat og sendes til din chef.
- At give ordrer. For eksempel er afsendelse af notater også en effektiv måde at delegere ansvaret for en konference, som din afdeling er vært for.
- Til rapporter. Du kan også sende notater for at informere kolleger om de seneste begivenheder, rapportere opdateringer om et projekt, levere statusrapporter eller rapportere undersøgelsesresultater.
Trin 3. Indsnævre emnet
Du håndterer muligvis flere projekter og bliver fristet til at sende notater til kolleger, chefer eller klienter om tingenes fremskridt. Husk dog, at forretningsmemoer kun bør fokusere på ét problem.
Notater skal være kortfattede, klare og lette for travle mennesker at læse hurtigt. Så lad ikke vigtige oplysninger ignoreres. Fokuserede notater hjælper med at sikre, at din besked modtages og forstås
Trin 4. Overvej publikum
Indholdet, stilen og tonen i forretningsmemoet bestemmes af det tiltænkte publikum. Så tænk grundigt over, hvem der vil modtage notatet.
For eksempel er et notat til en kollega om planlægning af en overraskelsesfest for en på kontoret forskelligt fra et notat til en vejleder om resultaterne af en undersøgelse, du har foretaget i flere måneder
Del 3 af 3: Udarbejdelse af et forretningsmemo
Trin 1. Mærk den
Der er mange former for virksomhedskorrespondance. Standardmåden for notater er eksplicit at mærke dokumentet.
- Skriv f.eks. "Memo" eller "Memorandum" øverst på siden.
- Positionen kan centreres eller venstrejusteres. For inspiration kan du gennemgå forretningsmemoer, du har modtaget, og kopiere formatet.
Trin 2. Skriv en titel
Den første del af notatet skal indeholde de vigtige punkter. Detaljerede oplysninger om hver komponent vil blive beskrevet i det næste trin.
- TIL: skriv navnene og titlerne på de personer, der modtog notatet.
- FRA: skriv fuldt navn og titel.
- DATO: skriv den fulde og nøjagtige dato, glem ikke året.
- EMNE: skriv en kort og specifik beskrivelse af notatets indhold.
- Bemærk, at emnet normalt er angivet med enten "Re:" eller "RE:" (begge står for).
Trin 3. Vælg modtagerlisten omhyggeligt
Sørg for at inkludere alle, der har brug for information eller udvikling. Begræns distribution af notater til folk, der har brug for at vide.
- Forretningsmæssigt er det ikke klogt at sende notater til alle på kontoret, hvis kun få er bekymrede eller involverede.
- Folk vil blive overvældet af en masse notater og kan have en tendens til at ignorere eller bare skumme igennem irrelevante notater.
Trin 4. Brug de korrekte navne og titler og titler til personerne på modtagerlisten
Selvom du og din chef kender hver dag, er det bedst at holde skriftlig korrespondance formel. For eksempel hilser du måske din chef kun ved navn, når du mødes på kontorgangen, men for notater hilser du ham med "fru Riana" eller "Dr. Riana ".
Husk, at de oplysninger, du skriver, er beregnet til alle på modtagerlisten. Så skriv det fulde navn og titel ned
Trin 5. Find titlen på den person, du henvender dig til i det eksterne notat
Hvis du sender et notat til nogen uden for kontoret, er det vigtigt at definere den korrekte hilsen. Tag dig tid til at kigge efter den pågældende profil, personlige oplysninger er normalt beskrevet på deres virksomheds websted.
- For eksempel tvivler du på, om graden er en ph.d. Hvis ja, er den korrekte hilsen generelt Dr. x
- Hvad er hans holdning? Er det vicedirektør eller dekan? Sørg i så fald for at nævne det i notatet.
Trin 6. Skriv emnet omhyggeligt
Sørg for, at motivet er kort, klart og ikke for generelt.
- For eksempel virker emnet "Ny virksomhed" uklart, og hvis nogen leder efter filen uger eller dage frem, kan de have svært ved at beslutte, hvilket af dine notater der er.
- Et bedre emne ville være sådan noget, “Customer Base Expansion Investigation Progress Report”.
Trin 7. Overvej at springe over hilsenen
Du kan frit vælge, om du vil starte beskeden med en hilsen, f.eks. “Kære. Fru Wardani”eller” Kære. Kollegaer. Husk dog, at der ikke forventes hilsner i et forretningsmemo.
Memoer er et hurtigt og effektivt middel til at formidle vigtig information, og publikum ved klart, hvem der har modtaget og sendt notatet
Trin 8. Sammensæt introduktionen
Forklar dit formål med at skrive og sende notatet.
For eksempel "Jeg meddeler dig hermed, at …". Indledningen skal give et resumé af notatets indhold
Trin 9. Hold introduktionen kort
Det er ikke nødvendigt at give alle detaljer og/eller beviser i det første afsnit.
Et par sætninger eller et kort afsnit er tilstrækkeligt
Trin 10. Definer memo -kropsindstillingerne
Efter introduktionen indeholder et forretningsmemo normalt to til fire yderligere afsnit før konklusionen. Indholdet og indstillingerne afhænger af emnet.
For eksempel kan du organisere information i rækkefølge efter betydning. Eller, hvis du beskriver en proces, skal du opdele notatets brødtekst for at matche stadierne i processen
Trin 11. Beslut, om du vil medtage undertekster
Forretningsnotater bør bestå af klare sektioner. Normalt er forretningsmemoer klart opdelt, så modtageren let kan læse og fordøje informationen. Du kan hjælpe dem med at forstå punkttegn ved at mærke undersektionerne.
Trin 12. Skriv en bestemt undertekst
Sørg for, at fokus for hver undersektion er klart for modtageren.
Medtag for eksempel følgende underafsnit, når du skriver et notat om et planlagt kontorflyt: "Ny placering til vores hovedkontor", "Vigtige anvisninger for kontorartikler" og "Planlægning af færdiggørelse af kontorflyt"
Trin 13. Inkluder emnesætningen i hovedafsnittet
Den første sætning i hvert underafsnit eller afsnit skal formidle afsnittets hovedpunkt.
Hvert afsnit eller afsnit i notatet bør kun fokusere på én idé
Trin 14. Overvej at bruge punkttegn
Hvis du vil fremhæve vigtige punkter, kan punkter eller lister være meget nyttige. Dette format tilskynder læsere til at være opmærksom på vigtige punkter og hjælper dem med at læse notater hurtigere og mere effektivt.
Trin 15. Hold notatet kort
Generelt er forretningsmemoer ikke længere end en til to sider.
Denne standard sidegrænse er generelt for dokumenter med et enkelt mellemrum uden ekstra linjer mellem sektioner
Trin 16. Beslut, om du har brug for et resuméafsnit
Generelt kræver notater ikke en oversigt, især hvis de er mindre end en side.
Men hvis de beskrevne oplysninger er komplekse, eller hvis notatet er længere end normalt, er det nyttigt at have en oversigt over de vigtigste punkter
Trin 17. Indtast et afsluttende afsnit eller afsnit
Selvom du ikke har brug for et opsummerende notat, skal du stadig afslutte det med en afsluttende sætning. Tænk på følgende:
- Hvad er hovedbudskabet i notatet? Vil du have, at modtageren gør noget? Skal de svare senest en given dag? Hvis ja, angiv klart.
- Hvis der ikke er behov for handling, skal du inkludere en enkel afsluttende sætning, f.eks. "Jeg vil gerne diskutere mere" eller "Kontakt mig venligst med eventuelle problemer eller spørgsmål".
Trin 18. Underskriv, hvis du vil
Generelt er det ikke nødvendigt at tilføje et navn eller en underskrift i slutningen af notatet. Husk dog, at det er sikrest at følge andre eksempler på notater i dit felt.
- Hvis den anden ender formelt (f.eks. "Med venlig hilsen, Dr. Sari), skal du følge eksemplet.
- Selvom det ikke kræver en underskrift, skal du muligvis medtage dine initialer i slutningen af dokumentet.
Trin 19. Angiv, om der er vedhæftede filer
Hvis notatet også indeholder vedhæftede filer, f.eks. Tabeller, grafer eller rapporter, skal du nævne vedhæftede filer i slutningen af notatet. For eksempel "Vedhæftet: tabel 1".
- Du bør også henvise til vedhæftede filer i notatets brødtekst.
- For eksempel, hvis du vil notere medarbejdere om et forestående kontorflyt, kan du skrive oplysninger som f.eks. Følgende:”Vi har til hensigt at afslutte flytteprocessen ved udgangen af dette kvartal. Se den vedhæftede tabel 1 for en mere detaljeret tidsplan.”
Trin 20. Læs det omhyggeligt skrevne notat igen
Inden afsendelse skal du læse igen og rette. Sørg for, at sætningens grammatik er korrekt, at der ikke er stavefejl eller brug af tegnsætningstegn, og at indholdet er let at forstå.
- Overvej at udsætte levering efter den første korrektion, hvis timing ikke er et problem. Hvis du genlæser notatet en eller to timer senere, finder du muligvis fejl, der oprindeligt blev overset.
- Hvis notatet indeholder følsomme oplysninger, skal du kontrollere virksomhedens politikker for at se, hvem der kan gennemgå notatet for dig og give endelig godkendelse af dets indhold.
