Du skal have handlet med banker, forsikringsselskaber, offentlige agenturer, arbejdsgivere i virksomheder eller endda skoler. I så fald skal du overtale nogen til at gøre eller hjælpe dig med at gøre noget. Hvordan skriver man et overbevisende eller overbevisende brev, der giver resultater? Her er nogle vigtige ideer til brug i dit overtalelsesbrev.
Trin
Del 1 af 4: Forberedelse til at skrive et brev
Trin 1. Stimuler gode ideer
Inden du skriver et brev, skal du angive, hvad du vil, hvorfor du vil have det, årsagerne til, at det skal godkendes, samt argumenterne imod det. At understrege alle de idéer, der er til rådighed, kan hjælpe dig med at udarbejde brevet og fuldt ud forstå din holdning til emnet.
- Start med dette: Jeg vil overtale "mine læsere" til at være mit "mål". Skift "mine læsere" med, hvad du vil overtale, og "mit mål" med, hvad du overtaler dem til at gøre.
- Når ovenstående er klart og utvetydigt, så spørg dig selv: Hvorfor er det? Angiv årsagerne til, at du vil have dine læsere til at gøre, hvad du vil.
- Efter at have kortlagt årsagerne, skal du sortere dem efter hvilket niveau der er vigtigere. Sæt alle de vigtige detaljer i en kolonne, derefter de mindre vigtige i en anden. Dette vil hjælpe dig med at indsnævre dit sind til de mest relevante og markante vægtpunkter.
Trin 2. Kend dine mål
Sørg for, at du ved præcis, hvad du vil eller har brug for. Hvad vil du opnå? Hvordan skal dette kontor handle?
Når du definerer mål, skal du tænke over alle de mulige løsninger, du kan tilbyde
Trin 3. Lær dine læsere at kende
Analyse og forståelse af dine læsere hjælper dig med at beslutte, hvordan du skal indramme dit brev. Beslut om muligt, om læseren vil være enig med dig, uenig eller være neutral. Dette hjælper dig med at beslutte, hvor meget vægt du skal tildele hver side af dit argument.
- Prøv at finde en person, du kan adressere i brevet. Hvem er de, hvilken magt har de til at hjælpe dig? Vil de bare ignorere din klage? Hvordan skal du hilse på dem? Er de i ledende eller funktionelle stillinger? Tal i henhold til deres position.
- Prøv at afdække læsernes overbevisning og fordomme om dit emne. Hvilken slags tvister kan opstå mellem dig og dine læsere? Hvordan fremlægger du et modargument på en respektfuld måde?
- Find ud af, hvad læserne er bekymrede for dit emne. Har de begrænsede midler at bruge? Er de direkte påvirket af dit emne? Hvor lang tid har de til at overveje dit dokument?
- Tænk på den type beviser, dine læsere skal bruge i et argument for at overtale dem.
Trin 4. Undersøg emnet
Et effektivt overtalelsesbrev indeholder beviser og faktuelle oplysninger, der understøtter holdningen. Sørg for at overveje flere synspunkter. Undersøg ikke bare dit synspunkt; Nævn også modsatrettede meninger og fakta omkring dem.
- Brug fakta, logik, statistik og anekdotiske beviser til at understøtte dine påstande.
- Sig ikke umiddelbart, at oppositionen tager fejl. Vær i stedet respektfuld, når du forklarer, hvorfor din position er stærkere og fortjener opmærksomhed.
Del 2 af 4: Formatering af bogstaver
Trin 1. Brug blokformat
Forretningsbreve har et særligt format. Hvis formatet er pænt og korrekt, ændrer det ikke det mindste læsernes mening. Men hvis formatet er forkert og rodet, vil de gøre et dårligt indtryk på dig og potentielt blive smidt væk.
- Start med at bruge afsnit med dobbelt afstand.
- Venstrejuster hvert afsnit; med andre ord, indryk ikke afsnit som i prosa eller essays.
- Efterlad et mellemrum efter hvert afsnit.
- Brug en standard skrifttype, normalt Times New Roman eller Arial, størrelse 12.
Trin 2. Adressér brevpapiret korrekt
Start med at skrive din adresse i øverste venstre hjørne. Skriv ikke dit navn - skriv kun gadenavn, by, område og postnummer ned. Du kan også inkludere et telefonnummer og en e-mail-adresse, hver på en separat linje. Hvis du bor i Storbritannien, skal adressen skrives til højre. Fuldfør en linje.
- Indtast datoen. Skriv den fulde dato, månedsnavn og år. Fuldfør en linje.
- “4. juni 2013”
- Skriv modtagerens navn og adresse. Prøv at finde en bestemt part at sende brevet til. Fuldfør en linje.
Trin 3. Begynd brevet med en hilsen eller hilsen
Normalt i form af ordet "Dear" efterfulgt af navnet på den adresserede person. Sørg for, at du har stavet navnet korrekt, mens du skrev det. Navnet her skal være det samme som navnet på adressebrevpapiret.
- Når du hilser på nogen, skal du bruge den korrekte titel eller rang (Pak/Madam/Dr./etc) efterfulgt af efternavnet. Hvis du ikke er sikker på, hvad en kvinde foretrækker at blive kaldt, skal du bare skrive "Miss" ned.
- Følg altid efter dette med et tyktarm.
- Udfyld en linje mellem hilsenen og det første afsnit.
- "Kære Dr. Brun:"
Trin 4. Luk brevet med en afsluttende erklæring
Tænk og overvej tonen i dit essay, når du vælger en afsluttende erklæring. Ordsprog som "Tak" er temmelig standard, mens andre former som "Hilsen" er mere intime. Beslut om du vil have dit følgebrev formelt eller intimt. Uanset hvad du vælger, skal det første ord være stort, mens det næste ord er klart. Følg slutningen med et komma.
- Vælg ordet "Med respekt", hvis du vil have det mere formelt. "Hilsen", "Hilsen", "Tak" eller "Med venlig hilsen" er standard lukningsanmerkninger til virksomhedens e-mails. Mens ordene "Hilsen", "Hilsen" eller "Vi ses" virker mere afslappede og intime.
- Spring de næste 4 linjer over for at give plads til din signatur, før du skriver dit navn.
- "Tak skal du have,"
Del 3 af 4: Skrivning af bogstaver
Trin 1. Kort og præcist
Et overbevisende brev eller overtalelse skal være kortfattet og høfligt. Travle mennesker læser sjældent breve, der er mere end en side lang, eller når tonen er hård. Vær ikke for blomsterrige ord. Prøv at bruge klare og pæne sætninger. Presenter ikke forvrængede og unødvendige oplysninger, herunder anekdoter.
- Undgå for lange sætninger. Sørg for at bruge stærke deklarative sætninger. Din skrivning skal være kortfattet, præcis, præcis og let at læse.
- Træk ikke afsnit for længe. Fyld ikke så meget information, at læseren mister interessen, afviger fra hovedpunktet eller gør din pointe vanskelig at forstå. Hold dig til relevante oplysninger, og skift afsnit, når du vil formidle en ny idé eller et punkt.
Trin 2. Angiv dit hovedpunkt i de første par sætninger
Start med en venlig åbningssætning, og kom derefter til sagen. Angiv dit behov (hovedformålet med at skrive brevet) i de to første sætninger.
Dette afsnit må kun bestå af 2-4 sætninger
Trin 3. Fremhæv vigtigheden af din anmodning i andet afsnit
I dette afsnit skal du opsummere din bekymring, anmodning eller påstand. På dette stadium har du ikke givet nogen specifikke årsager, støtte eller hovedpunkter; på dette stadium forklarer du fuldstændigt din holdning, parametrene for bekymringen eller anmodningen og årsagerne til, at det er vigtigt nok at handle på.
Husk at holde bogstavets brødtekst logisk, høflig og saglig. Undgå alt for følelsesladet sprog, forlang ikke handling eller tal hårdt mod den person eller virksomhed, som brevet er rettet til, eller modstanderen
Trin 4. Understøt din ansøgning i det næste afsnit
De næste par afsnit burde være i stand til at begrunde din holdning ved at give baggrund og detaljerede oplysninger. Sørg for, at disse oplysninger er logiske, faktuelle, begrundede, praktiske og legitime. Baser ikke din anmodning udelukkende på personlige følelser, overbevisninger eller ønsker. Ked ikke læseren med lange historier; komme hurtigt og præcist til sagen. Der er flere forskellige strategier, du kan anvende for at nå dette mål:
- Giv uddrag af statistik og fakta for at tiltrække læsernes sympati og logik. Sørg for, at statistikken og fakta kommer fra troværdige og respektable kilder, og at du også bruger dataene oprigtigt og ikke tager dem ud af kontekst.
- Foreslå citater fra eksperter om emnet, som støtter din holdning eller modbeviser oppositionen. Disse eksperter skal være respekterede personer inden for deres områder og faktisk have de nødvendige kvalifikationer til at have en mening om det emne, der diskuteres.
- Angiv grunde til, at din anmodning skal imødekommes. At tvinge folk til at gøre, hvad du vil, er ikke en effektiv overtalelsesteknik, men hvis du forklarer, hvorfor du mener, at noget skal gøres, kan det hjælpe med at ændre deres sind. Forklar den aktuelle situation, og hvorfor den skal ændre sig.
- Præsenter detaljerne, specifikationerne og begrænsningerne for din position og applikation. Diskuter den indsats, der er gjort før, vedrørende ansøgningen, eller selvom der ikke er eller mangler handling omkring det.
- Giv eksempler på vidnesbyrd, der vedrører din position. Tænk på andre beviser, der kan fremlægges om, hvorfor din position er vigtig.
- Husk at begrænse, hvad du kan og vil medtage i et afsnit. Gør din pointe og situation klar. Gå ikke for langt med for mange detaljer, men medtag alle de vigtige punkter. Vælg kun de mest relevante statistikker, eksperter og vidnesbyrd.
Trin 5. Tilkald oppositionen
En af de mest effektive måder at overtale eller overtale på er at appellere til oppositionen. Du skal være i stand til at forudsige eventuelle indsigelser, indsigelser eller spørgsmål fra læsere, så du kan besvare dem i brevet. Find din fælles fod med oppositionen, eller præsenter stærk støtte til din egen position.
- Sørg for, at du offentligt anerkender forskellene mellem din holdning og oppositionen. Skjul det ikke, for det vil svække dit argument. Fremhæv dine fælles værdier, oplevelser og problemer med oppositionen.
- Undgå anklager. Dette vil gøre brevet alt for følelsesladet og svække din logiske appel. En alt for negativ og anklagende holdning vil også forhindre oppositionen i at acceptere din pointe.
Trin 6. Luk brevet ved at bekræfte din ansøgning
Gentag din anmodning eller mening i slutningen af brevet. Dette er afsnittet, hvor du præsenterer en løsning eller appellerer til handling. Fortæl læseren, at du vil følge op på denne korrespondance via telefon, e -mail eller personligt.
- Afslut brevet med en stærk sætning, der hjælper med at overtale læseren til at tage din side, eller i det mindste se mere klart fra dit synspunkt.
- Tilbyde dine egne løsninger eller hjælp. Aftal at gå på kompromis, eller mød i midten. Vis, at du har gjort eller er klar til at håndtere situationen.
Del 4 af 4: Sætte den sidste hånd
Trin 1. Kontroller, om der er fejl
Fejl i grammatik, udtale og stavning af ord vil give et dårligt indtryk. Du vil have læseren til at fokusere på din idé og anmodning, ikke på skrivefejlen. Læs dit brev flere gange, før du sender det. Læs det højt for at høre, hvordan det lyder.
Få om nødvendigt nogen til at kontrollere din skrivning for stavefejl (eller brug softwarens stavekontrolfunktion)
Trin 2. Sæt din egen signatur
Hvis du foretrækker at sende breve med posten til e-mail, skal du underskrive. Det personliggør og bekræfter dit brev.
Trin 3. Giv om nødvendigt kopier af dit formelle brev til andre centrale parter
Hvis andre i målvirksomheden eller -organisationen også skulle læse dit brev, skal du give dem en kopi. Dette betyder udskrivning og afsendelse af mere end ét brev med originale signaturer.
Trin 4. Gem en kopi til dig selv
Gem altid en kopi af dine breve og lav personlige noter, komplet med noter om hvornår brevet blev sendt og til hvem. Noter den opfølgning, du foretog, indtil problemet var løst.
Tips
- Bliv ved emnet. Vær forsigtig med ikke at tilføje tilfældige oplysninger, der ikke er relateret til det emne, du diskuterer. Hold dig til relevante fakta, og hold det enkelt. Brug disse fakta til at være mere beskrivende.
- Brug kun punkter i midten af afsnittet, hvis du er helt sikker og klar over trinene, handlingerne eller anbefalingerne.
- Skræddersy din kugle peger på typen af virksomhed eller målorganisation. Non-profit institutioner har en anden tankegang end store virksomheder.
- Skriv i standardskrevet indonesisk form. Dette er ikke sms eller sociale medier; men et formelt brev. Brug af stenografi, slang og humørikoner kan få dig ignoreret.
- Behandl ikke dine læsere, som om de skylder dig noget, og så føler du dig berettiget til at sagsøge. Berolig dem, mens du holder tonen i brevet venlig og professionel.
